最新の脳科学研究によれば、人間は物事の順番や作業のやり方を覚えるといった単純な記憶力が猿や鳥よりも劣っているのだそうです。それならば「仕事の予定を頭の中で記憶しておく」といった仕事の管理方法がいかにハイリスクなのかわかるのではないでしょうか。そこで、今回はヌケ・モレをなくすための方法をお伝えします。

曖昧な記憶力が役に立つ時、役に立たない時

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(写真=everydayplus/Shutterstock.com)

人間の記憶力が猿や鳥よりも劣っているのは、ある程度記憶を曖昧にしないと抽象的な思考や類推的な思考ができないからです。

例えば炭酸水とオレンジジュースを同じ「飲み物」に分類するためには、炭酸水が炭酸水という名称の飲み物であることから一旦離れて、「飲み物」という抽象的な概念に行き着くという思考をしています。

記憶力は高等動物になればなるほど曖昧になります。だからといって「来週の何日かに会議があったような気がする」という状態で仕事をしていては、会議を忘れるおそれもあります。そのため記憶力を補うような方法を駆使して、仕事を管理する必要があるのです。

仕事の管理「全部その場でスケジュールを組んでToDo化」が最強

では、どのように仕事をすればよいのでしょうか。その方法として有効なのがその場でスケジュールを組んでToDo化してしまうことです。シンプルな管理方法ですが、ヌケ・モレをなくすには効果的です。その理由は下記のとおりです。

● 記憶するのではなく記録する

この方法は「自分の記憶は基本的に信用しない」という前提に基づきます。そのため記憶しておくべき内容はノートやスマホなどのメモアプリなどに記録します。

例えば会議の日程が決まったら、その場で日時と場所、内容などを記録し、スケジュールに組み込みます。また、これらに伴い発生するタスクもすべてその場でスケジュールを組み「何日までに資料作成」をするとToDo化するのです。これなら会議直前に「会議の存在は忘れてはいなかったものの、会議の準備をしていなかった」という事態を防ぐことができます。

● 記録の後回しは厳禁

注意したいのは「あとで記録しておこう」と後回しにすることです。これは「あとで記録することを記憶しておこう」と言っているのと同じです。これを防ぐために、自分にとって一番記録しやすいツールを見つけておきましょう。ツールを使っていて少しでも面倒だと感じるようなら、そのツールの問題点を考え、その問題を解消できるツールを探しましょう。

例えば、メモアプリはネットワークにアクセスさえできれば簡単に記録できるものの、出先でスマホの電池が切れた途端に使い物にならなくなるのが心配だと感じているのなら、紙のスケジュール帳を使うのも一案です。

● 「後回し」も計画的に

ToDoリストによる仕事の管理にも欠点があると言われます。それはToDoリストでは「重要だが、緊急ではない案件」の優先度を低くしてしまいがちになるということです。例えば「5年後の身の振り方について考える」というタスクより「来週の会議の準備」や「明後日の商談の準備」という目先のタスクが優先されるため、結局何も考えずに後回しにしてしまうのです。しかし、こういったことは細かくスケジュールを立てていれば起きない事象です。

「5年後の身の振り方について考える」というタスクを年末までに処理しなければならないのなら、1週間前や1ヵ月前にスケジュールを組むようにしましょう。「重要だが、緊急ではない案件」を後回しにするとしても、こうして計画的に後回しにすれば、ヌケ・モレなく実行できるのです。

複雑な仕事管理術はもうやめよう

複雑な仕事管理方法やタスク管理アプリを取り入れて、それを使うのに混乱しているのは時間の無駄です。その場ですべてToDo化してしまい、次にすべきことを常に把握できている状態にすればヌケ・モレ防止につながり、スムーズに仕事を進められるようになるはずです。(提供:あしたの履歴書online

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