コミュニケーション
(画像=PIXTA)

⑫ 営業時間中
お客様の電話を受けたときに担当者が不在であれば必要なことをすべてメモに残す

特定の担当者に確認したいことや依頼したいことがあるために、お客様が電話をかけてくることがあります。しかし、そんなときに担当者が不在であることは珍しくありません。

担当者不在時の電話対応で重要なのは、「担当者が電話をくれたお客様に改めて連絡できる状態」に整えておくことです。電話を受けた人が必要事項を確認し、その内容をメモに残して、担当者に確実に伝達しましょう。

以下の㋐〜㋕は、担当者不在時の電話対応で確認・メモをする際のポイントです。

㋐お客様の名前

基本的には、法人の場合は法人の名称と電話をかけてきた人の名字、個人の場合は名字を聞き取ります。同姓のお客様が複数いる場合には、下の名前や住所地も聞いておきましょう。

㋑お客様の電話番号

メモに電話番号の記載があると、担当者がすぐに連絡できるようになります。万一、電話対応時に聞き間違いがあってもすぐに確認が取れます。

㋒お客様の用件

メモに「〇〇の件について」などと簡潔に書いておきましょう。担当者がメモを見て用件が分かれば、準備を整えてからお客様に連絡することができます。

口頭でも内容を伝える