ビジネスパーソンに共通する悩みの一つが名刺管理です。「どのように保存すればいいかわからない」「必要なときにすぐに見つからない」といった悩みを抱えている人は多いのではないでしょうか。解決方法として、例えば名刺の情報を簡単にデジタル化しクラウド上で保管する名刺管理アプリを活用することも方法の一つです。

名刺管理、タスク管理はできるビジネスパーソンの基本

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(画像=ANA Financial Journal編集部)

実際に現場で名刺管理をしているビジネスパーソンの活用の声を交えながら「どのような名刺管理アプリやクラウドサービスがあるのか」を確認していきましょう。

「法人利用向けのSansanと、その個人利用向けの『Eight』です。名刺を撮影するだけでデータ化してくれます。相手が昇進や転職などで名刺が変わったときには通知が届くのでメッセージ機能でお祝いの一言を送ったり、気軽に関係性を維持できたりするのも気に入っています。検索もしやすく名刺管理はこれで決まりですね」(40代・人材サービス・営業管理職)

マルチタスクな業務の進捗を管理するのに役立つのが、「タスク管理アプリ」です。

「ToDoリストとタスクの進捗具合を把握しやすいのが『Trello』です。『未着手』『作業中』『連絡待ち』『完了』などのリストを作り、各業務を移していくことで、次に何をすべきか、完了までに何が残っているかなどタスク全体を把握しやすくなります。一人で使うだけでなくメンバーと共有することもできるので、プロジェクトのワークフローの管理にも使えます」(40代・ITベンチャー役員)

プロジェクトチームのメンバーとのコミュニケーションツールとして世界中で大流行しているのが「Slack」です。

「基本的にはビジネス向けチャットツールで、グループトークだけが目的ならLINEグループやFacebookのメッセンジャーなどでも事足ります。しかしSlackなら会話をプロジェクトやトピックごとに分類できドキュメントの共有や編集もできる点が特徴です。またSlackは外部アプリとの連携機能に優れています」(30代・IT・管理職)

「例えばタスク管理アプリ『Trello』と連携させることでプロジェクトをSlackのみで管理できるようになります。働き方改革でリモートワークも増えている今、すべてのワークフローがSlack上で完結でき効率よく進められています」(30代・IT・管理職)

ネット上にファイルを保存して「外出先でも作業したい」「ファイルを共有したい」というニーズにこたえてくれるのがDropboxやGoogleドライブなどのクラウドサービスです。しかし紙の資料を共有したい場合、外出先では意外と困る点がデメリットになります。仮にカメラで撮影したとしても画像だときれいに撮影できなかったり、編集できなかったりと不便なことも多い傾向です。そこで便利なのが、スキャンアプリ。

例えば「Microsoft Office Lens」や「CamScanner Free」は、撮影した写真をPDFやテキストに変換できるアプリです。OCR(文字認識)機能もあるので紙の書類をスキャンすれば文字検索が可能となり、必要なときに素早く見つけやすくなります。紙の書類はもうスキャナーで取り込んでPDFファイル化しなくてもよく、手軽にアプリを使って手軽にPDFデータ化することができるのです。

また会議中、ホワイトボードに走り書きした内容なども撮影すればデータ化できます。撮影位置がずれて斜めになっても自動的に補正してくれるため重宝するでしょう。

情報取集もアプリでサクサク

ビジネスパーソンは日々の情報収集も欠かせません。Web上のニュースや記事をあとで読みたいときに記事を保存できる便利なアプリが「Pocket」です。YouTubeやTwitter、ブログなども保存できます。時間がないときでも「あとで読もう」と保存、しかも一度保存するとオフラインでも保存できるので手軽に気になる情報をチェック可能です。

アプリでは手軽に「世界の英知」に触れることができます。例えば「TED」は世界中の著名人によるカンファレンスとして一躍有名になりました。TEDのアプリではビジネス、IT、科学、社会問題など、さまざまなジャンルの講演のスピーチを聞いて知見を深めることができます。英語字幕を出して英会話の練習をするなど使い方はさまざまです。

海外出張や、海外旅行に欠かせない翻訳・通訳アプリ

海外で活躍するビジネスパーソンにとって出張の際に活用したいのが翻訳・通訳アプリです。実際に活用している声を確認してみましょう。

「近年、音声翻訳機が大ヒットしていますが、それと遜色ないほど高性能で使い勝手のいい音声翻訳アプリが『VoiceTra』です。翻訳できる言語は31と数では劣るものの、世界の主要言語はカバーしていて申し分ありません。プライベートの旅行からビジネスユースまで、幅広く使えます」(40代・商社・営業管理職)

海外へ行く機会の多いビジネスパーソンは、飛行機などの移動による不規則な食生活や睡眠不足などで、健康への影響が気になっている人も多いかもしれません。「Lifee」は血液検査サービスの検査結果を参照できるヘルスケアアプリです。過去に受けた健康診断の血液検査結果を登録することもでき、自分の健康に関する情報を一元管理できます。

これまで受けた血液検査や健康診断結果をアプリで管理し、海外渡航の際の体調管理に活用、さらに健康意識も高めていけば仕事のパフォーマンスも上げていくことができそうです。(提供:ANA Financial Journal

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