新型コロナウイルスの影響でテレワークを導入する企業が増加傾向にある。2020年4月7日の緊急事態宣言を受けて、テレワーク導入は厚生労働省の助成金の対象となる。そのため、大手企業をはじめとして多くの企業がテレワーク導入に踏み切っている。

しかし、法的ルールを確認しないままテレワークを導入すると、予想外のトラブルに巻き込まれる可能性があるので注意しておきたい。

テレワークのトラブルを防ぐために企業が気をつけるべきポイントには何があるのだろうか。今回は、在宅ワークを導入する際の法的ポイントと対処法を紹介する。

そもそも「テレワーク」とは

テレワーク導入
(画像=PIXTA)

「テレワーク」とは、「tele(離れた場所)」と「work(働く)」をあわせた造語だ。勤務時間や場所にとらわれずに自由に働くことができるというメリットがある。

テレワークには主に3種類あり、代表的なものが、自宅で仕事をする「在宅勤務」。そのほかに、「モバイルワーク(出張先や営業先などの遠隔地で働くこと)」や「サテライトオフィス勤務(シェアオフィスやレンタルオフィスを利用した働き方)」という働き方がある。

テレワークに伴う法律トラブル

テレワークには多くのメリットがあるが、きちんと準備をしないまま導入に踏み切った企業ではさまざまなトラブルが生じている。具体的にどのようなトラブルが起きているのか確認しておこう。

・情報漏えいトラブル

会社にとって最大の懸念事項は、テレワークによる情報漏えいだ。オフィスに万全のセキュリティ環境を完備していても社員の自宅にはビジネス用の通信回線が導入されていないことが多く、セキュリティ面で不安が残る。特に銀行や証券会社、医療業界、美容業界ではプライバシー性の高い顧客情報を扱うことが多いため、深刻な問題となりかねない。

個人情報が漏えいした場合、企業の信用が失墜するだけでなく、顧客から損害賠償請求を受けるおそれがある。また、個人情報保護法の罰則の対象となることもあるだろう。

情報漏えいのリスクを低減させるためには、以下の2つの手段がある。

指定した端末のみで作業を行う

1つ目は会社がパソコンなどの端末を支給し、その端末でのみ作業を行うように指示することだ。端末にウイルス対策ソフトをインストールしたうえで支給すれば一定の安全水準を保つことができる。最近のソフトウェアは、ウイルス排除の機能だけでなく、スパム防止やフィルタリングなどのマルチな機能が充実しているため有用だろう。

会社で取り扱う顧客情報のプライバシー性の高さとソフトウェアの費用を比較して最適なものを選ぶことがポイントである。

テレワークの場所を限定する

2つ目は、テレワークの場所を限定することだ。空港やホテル、レストランやカフェが提供する公共の無線LANは、外部からのアクセスが容易であるため、情報漏えいのリスクが高い。

そのためこれらの場所でテレワークを行うことを禁止することも有効だ。また、自宅外で仕事をする際に無線LANルーターを持ち運ぶように指示しておくことも有効だろう。

・勤怠トラブル

テレワークの導入に迷っている企業の多くは「社員がさぼるのではないか」「生産性が落ちるのではないか」という懸念を持っている。自宅には上司の目が届かないため、社員の緊張感がゆるんでしまうことは避けられない。このような懸念に対応する手段として「監視ツールの導入」という方法がある。具体的には、「ソフトウェアを用いて社員が使用するパソコンの電源のオンオフを記録する」「Webカメラを使って着席状況を確認する」などの方法がある。

ただし「社員にとってストレスになる」というデメリットがある点は押さえておきたい。よりストレスの少ない手段としては、グループチャットでこまめに連絡を取り合ったり、定期的にオンライン会議を設けて勤務状況を報告し合ったりする方法がある。どの手段を用いるかは、部下との信頼関係によって異なるだろう。

必要以上に電話をかけて自宅での様子を報告させたり、大量のメールを送って過度なプレッシャーをかけたりするとパワーハラスメントに該当するおそれがあるため注意が必要だ。一定の緊張感を保ちつつも部下に過度なストレスを与えないことが重要になる。

・労働条件トラブル

経営者にとって悩ましいのが、勤務時間や残業代に関する「労働条件トラブル」だ。テレワークにも労働基準法が適用されるため、労働条件の遵守が企業の義務となる。常時10人以上の従業員を雇用する会社がテレワークを導入する際には、就業規則でテレワークのルールを定めておくことが重要だ。例えば、以下のような内容を定めておくとよいだろう。

・会社が在宅勤務を認めること
・基本給や残業代をどのように計算するのか
・通常の勤務時間と同じなのか異なるのか
・休憩時間をどのように設定するか
・通信料は会社が負担するのか
・パソコンなどの設備費は誰が負担するのか など

今回の緊急事態宣言によって、急きょテレワーク導入に踏み切った会社は、改めて就業規則の見直しが必要だ。すでにテレワークについて定めがある会社も「どのようなルールとなっているのか」、今一度確認する必要がある。就業規則にテレワークに関する定めがない場合は、就業規則そのものを変更しなければいけない。

変更する時間がない場合は、就業規則の付則として「テレワーク勤務規程を作成する」という方法がある。厚生労働省がテレワーク勤務規程のひな形を公開しているため、このひな形を参考にすれば迅速に手続きを進められるだろう。ただし、ひな形はあくまで一般的な企業をモデルとしているため自社の規模や状況に応じて柔軟に修正することが必要だ。

どのように修正すればよいのか分からない場合は、弁護士など専門家へ相談するのがおすすめである。

・残業トラブル

労働条件のトラブルで多いのが、残業に関するトラブルである。テレワークで働く社員も労働法で保護されるため、会社は残業代を支払わなければいけない。しかし、在宅での残業時間を会社が正確に把握することは困難だ。だからといって残業代を支払わなければ労働法違反となる。例えば、以下のようなルールを事前に明確にすることが必要だ。

・事前に上司の許可を得ることを義務付ける
・先ほど紹介した監視ツールを使って残業時間を管理する  など

・社員のSNSトラブル

自宅で仕事をしているとつい気がゆるんでしまいTwitterやLINEで友人と連絡を取ってしまう社員もいるだろう。しかし、SNSに投稿した写真にパソコンの画面が映りこんでしまうと、顧客の個人情報や販売戦略などの企業情報が漏えいする危険がある。

最近のスマートフォンのカメラは画質が良いため、わずかに映り込んだ写真であっても画面内の文字が解析されるおそれがあるのだ。

このようなリスクを避けるためには、社員のSNSリテラシーを徹底することが必要になる。例えば、「テレワーク中はSNSの利用を一切禁止する」というルールを社員に通告し、一人一人の意識を高めることは必須だ。

さらに、違反した場合の罰則を設けておけば抑制効果が生じるだろう。ただし、減給や降格などの懲戒処分を設ける場合には、あらかじめ就業規則に明記することが必要だ。

テレワーク導入で迷ったら専門家に相談を

今回は、テレワークを導入する際に企業が気をつけるべき点を紹介した。テレワークには多くのメリットがあるが、想定外のトラブルが生じるリスクも潜んでいる。トラブルを防ぐためには、就業規則の見直しや労働条件の整備、セキュリティ対策、社員のモラル教育など、さまざまな対策が必須で、就業規則や労働条件の変更には、法的知識が必要だ。

テレワークの導入を検討している企業は、自社の規模や状況を踏まえたうえで就業規定を定めることが必要である。しかし、定める内容に迷いが生じるような場合は、法律の専門家である弁護士へ相談することがおすすめだ。

弁護士に相談する場合には、弁護士保険に加入していれば、電話での無料相談なども行うことができる。こうしたサービスを活用すれば、事前にリスクを小さくすることができるだろう。