執筆者:株式会社ZUU
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現代はネット環境とスマホやパソコンがあればどこでも仕事ができる時代です。場合によってはパソコンを開かなくても仕事ができるでしょう。さらにアプリをうまく活用できれば、時間の使い方がより一層変わることが期待できます。そんな時間や手間を省くために知っておきたい仕事の効率化に役立つスマホアプリを5ジャンルに分けて全部で10個紹介します!

やることを把握できるタスク管理アプリ2選

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1日の中だけでもこなさなくてはいけないタスクはたくさん、プライベートも含めればさらに盛りだくさん……そんな中で重要案件を取りこぼしてしまうと大変です。

そういった抜けを防ぐためにも、タスク管理はとても重要です。タスク管理がしっかりとできれば「今日1日でやらなければいけないこと」「明日やれば良いこと」など頭の中を整理できるので、仕事の効率化につながります。

タスク管理するために以下の2つのアプリを利用してみてはいかがでしょうか。

  • 期限設定や優先度が見やすい「todoist」
  • Googleツールと同期できる「Google ToDo」

1.期限設定や優先度が見やすい「todoist」

「todoist」は7日後までのやることリストを見られるので全体の把握と細かな把握が一度にできます。またラベル分けしておけばパッと見て優先順位の把握も可能です。

他のアプリや端末と同期できるので、どこにいてもタスクの確認や編集ができます。共有プロジェクトの機能を使えば、メンバー同士で仕事量の調整やタスク完了通知などが簡単にできるでしょう。

2.Googleツールと同期できる「Google ToDo」

Googleが提供するサービスをメインで使っている人に便利なのが「Google ToDo」です。GmailやGoogleカレンダーを使ってタスクを作成できます。またタスクをサブタスクにもできるので細かく設定したい人には便利でしょう。

進捗状況によって編集ができるため、常に最新情報へと更新可能です。どのタスクも期限設定付きなので通知機能を利用すれば忘れることも防げますよ。

ビジネス向けコミュニケーションツールのチャットアプリ2選

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チャットアプリを使えば、仕事に関するやりとりが一つのツールで完了させることができます。どこでもチェックできるチャットアプリを導入することで、仕事の効率化が進むでしょう。チェックしておきたいチャットアプリは以下の2つです。

  • チャットで無駄が省ける「Chatwork」
  • メールに代わるツール「slack」

3.チャットで無駄が省ける「Chatwork」

「Chatwork」は、チャットや電話、会議、訪問などができるビジネスチャットアプリです。ビデオ通話機能を使えば顔を見ながらの会議やお客様との面談もできます。顔を合わせなくても良い会議であればグループチャットを使うと良いでしょう。タスク機能があるので管理もしやすく連絡漏れも防ぐことができます。

チャットに添付するファイルの容量制限がなく、過去の履歴にさかのぼったり検索したりしやすいのも特徴。チャット形式で連絡が簡単にできるので、逆にコミュニケーションが活発になった企業もあるようです。

4.メールに代わるツール「slack」

メールでは、欲しい情報がどこにいったのか見つけ出すのが面倒になりがち。しかし「slack」を使えばチャット形式で連絡を取り合い必要な情報を取り出しやすくなっています。

チーム内で連絡を取り合えば、通知を使って特定の人に伝えたりチーム内全体で情報を共有したりすることも可能です。全体で情報を共有することで、情報の分断を防げるでしょう。

また仕事で使っている他のツールと連携できるのも特徴で、タブの切り替えにかかる時間を短縮できます。

メモ・ノートアプリを活用すれば忘れるなんてことは防げる2選

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「ノートではなくスマホのメモ機能を利用している」という人はいませんか?スマホさえあれば記録ができるのがメリットですが、メモする情報も徐々に増えて管理がしにくくなるケースもあるでしょう。

そんなとき便利なツールが「メモ・ノートアプリ」です。好きなときに欲しい情報を検索して取り出すことができます。ここでは押さえておきたい「メモ・ノートアプリ」を2つ見ていきましょう。

  • 日常でもビジネスでも使える「Evernote」
  • アイデアの共有も簡単!「Google Keep」

5.日常でもビジネスでも使える「Evernote」

普通のメモ機能のように文章を入力することはもちろんWebページの保存も可能です。ボイスメモを録音することもできます。

保存した情報は自分の好きなように整理でき、ノートブックやタグなどの検索機能を使えば欲しい情報を引き出すのも簡単です。プロジェクト管理や議事録の作成もできるのでビジネスシーンで活躍するでしょう。

また複数端末に同期できるのでいつでもどこでも確認できるのが便利なところです。

6.アイデアの共有も簡単!「Google Keep」

「Google Keep」を使えば、気になったことをすぐにメモできます。音声メモで自動的に文字に変換してくれる機能も搭載しているため、忙しいときでも簡単に記録できるでしょう。

共有機能を使えば、他の人とアイデアの共有も簡単です。ラベルを追加すると整理や検索もスムーズ!定期的なタスクがあるなら、繰り返しリマインダーを追加することで忘れることも防げるでしょう。

情報を持ち歩く必要がない!オンラインストレージアプリ2選

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オンライン上でファイルなどの必要なデータを保管できるツールが、オンラインストレージアプリです。

これさえあればUSBメモリやSDカードなどにデータを入れて持ち歩いたり、紛失したりすることも防止できます。デバイスが変わっても、ネット環境さえあればアクセスできる便利なツールを2つ紹介します。

  • さまざまなファイルを保管できる「Google Drive」
  • アップロードが簡単な「Dropbox」

7.さまざまなファイルを保管できる「Google Drive」

「Google Drive」では、文書はもちろん音楽や描画などさまざまなデータが保存できます。パソコンだけでなくスマホなどからもアクセス可能です。

一元管理できるため、他のユーザーとファイルの共有も簡単。他のGoogleサービスを使っていれば、連携もできてさらに便利になるでしょう。データを間違って削除してもゴミ箱に入っているので復元可能です。

8.アップロードが簡単な「Dropbox」

パソコンのフォルダ管理と同じような操作でデータ共有できるのが「Dropbox」です。専用フォルダにドラッグするだけでアップロードする方法もあり直感的な操作ができます。

フォルダ管理を使えば整理も簡単で、仕事のメンバー間での情報共有がスムーズになるでしょう。またDropbox上でMicrosoft Officeの編集ができるのも特徴の一つです。

ちょっとした修正も、データをダウンロードせずにオンライン上で編集できるので便利なツールと言えるでしょう。

効率的に見やすく管理できる!名刺管理アプリ2選

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名刺交換をしたあとの名刺の行き先に困ってしまう人もいるはず。最初は「ファイルに整理していた」という人も、名刺の数が増えていく中で面倒になったり誰だか分からなくなったりすることもあるでしょう。

そんな人に便利なツールが名刺管理アプリです。ここでは名刺管理アプリを2つ紹介していきます。

  • 撮るだけで素早くデータ化する「Eight」
  • 1度に複数枚処理できる「WANTEDLY PEOPLE」

9.撮るだけで素早くデータ化する「Eight」

名刺を写真に撮るだけでAIと手入力を組み合わせて素早くデータ化してくれるのが「Eight」です。アプリでつながれば、相手が昇進したり転職したりするなど、変更したら通知が届くようになっています。

自分でファイリングしていると、名刺を探したりグループ分けしたりするのが思った以上に大変です。しかし「Eight」を使えば検索やグループ分けが簡単にできます。

SNSのように使うこともできるのでWeb上でのアピールも可能です。オンライン名刺としても使えますよ。

10.1度に複数枚処理できる「WANTEDLY PEOPLE」

同時に10枚の名刺を撮影するだけで瞬時にデータ化できるアプリが「WANTEDLY PEOPLE」です。作業効率も良く連絡帳管理も簡単!データ化したものから相手に関する情報を検索して、より深い情報を得ることができます。

アプリ内でつながれば、相手の近況の変化を確認することも可能です。またスマホの連絡先と同期できるので着信時も便利でしょう。名簿管理としてExcelに書き出すこともできます。

アプリを上手に使って仕事の効率をアップさせよう

どのアプリも仕事の効率化を高めるために活用できる優秀なものばかりです。アプリの特性を知って上手に使えば、今まで以上に仕事が効率的になり、仕事をする楽しさも味わえるようになるのではないでしょうか。

どのアプリもビジネスだけでなくプライベートでも活用できるので、うまく使い分けるのも良いでしょう。時間の管理や仕事の管理がしっかりとできれば、プライベートの時間もより充実できますよ! (提供:20代、最高の自己投資メディア UpU

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