クレジットカードを1枚持っていれば会計処理を一元化できるため非常に便利である。しかしクレジットカードで経費を支払うと通常とは異なる会計処理が必要だ。また確定申告の方法や経費が引き落とされる口座の種類によって行う仕訳も変わるため注意しなくてはならない。そこで今回は、経費をクレジットカードで支払う場合の会計処理についてケースごとに詳しく説明していく。

鈴木 裕太
鈴木 裕太(すずき・ゆうた)
横浜国立大学在学中に中小企業診断士を取得(現在は休止中)。Webメディアの立ち上げ〜売却に携わり、SEO対策をはじめとしたWebマーケティングを幅広く経験。現在は他社のメディアサイトの立ち上げ支援と、ビジネスの分野に特化したライター業を行っている。また、情報サイト”BizLabo(https://www.bizkurage.com/)”の運営も行っており、会社経営に役立つ知識・ノウハウを伝えることにも力を入れている(月間1.5万PV:2020年1月時点)。

クレジットカードで経費を支払う3つのメリット

経費をクレジットカードで支払う場合の会計処理は?カードを使うメリット・デメリット
(画像=279photo/stock.adobe.com)

そもそもクレジットカードをビジネスで使っていない人もいるだろう。そのためまずはクレジットカードで経費を支払うメリットを確認していく。

1.支出の管理にかかる手間を削減できる

最大のメリットは、支出の管理にかかる手間の削減につながる点だ。現金で経費を支払う場合、毎回異なる店から受け取ったレシートや領収書を整理したうえで「どこにいくら使ったのか」を仕訳するため非常に面倒である。領収書の枚数や支払い先が多いことで「経費の計上もれ」「同じ経費を複数計上する」などのミスが生じる恐れもあるだろう。

一方クレジットカードで経費を支払うと送られてくる、またはWeb上の利用明細書を確認することで「どこに・いくら使ったか」を一目で把握できる。そのため領収書やレシートの整理に手間をかけずに済むことは大きなメリットだ。(もちろん保管義務はある)また明細書に記載された経費をシステムに取り込めば仕訳が完了するため、計上もれなどのミスも回避できるだろう。

さらに複数の社員を雇用している会社であれば経費の支払いをクレジットカードに一本化することで社員による経費の立て替えや仮払いも不要となる。

2.支払いを先延ばしにできる

経費の支払いを先延ばしにできる点もクレジットカードを利用するメリットの一つである。現金で商品の購入やサービスの利用を受ける場合には、基本的にその場で支払わなくてはならない。一方クレジットカードで支払えばあらかじめ定められた支払日に一括して経費を支払うことになる。経費を支払うタイミングを後にずらすことで資金繰りを安定させやすくなるだろう。

また指定の日に支払いを猶予することでとっさの理由で必要となる支出(取引先との商談など)にも対応可能だ。

3.ポイントが貯まる

個人用のクレジットカードと同様に事業用のクレジットカードでもポイントを貯めることが可能だ。例えば貯めたポイントを使えば出張で使う航空券をポイントで購入し支出を削減することができる。座席のグレードアップをポイントで行い、リラックスしながら出張や商談に備えることもできるだろう。事業用でクレジットカードを使うとプライベートで利用する場合と比べて出費の頻度や金額が大きい。

そのためポイントも貯まりやすいのだ。貯めたポイントで支出を抑えつつ便利なサービスを利用できる点は、個人事業主や経営者にとって大きなメリットだろう。

クレジットカードで経費を支払う2つのデメリット

メリットの多いクレジットカードだが以下のような2つのデメリットもあるため押さえておきたい。

1.個人用と事業用のクレジットカードの双方を使うと管理が複雑になる

事業用のクレジットカードのみで会社の経費を支払っていれば前述したように経理の負担を大幅に軽減できる。しかし個人用のクレジットカードでも会社の経費を支払うとかえって管理が複雑となってしまいかねない。例えば経営者個人のクレジットカードで接待交際費を支払った場合、個人用と事業用の支出を明確に分ける作業が生じてしまう。

管理が複雑化することで個人用の支出までも経費として仕訳してしまい、後から税務署に指摘されてしまうリスクが考えられる。管理が複雑になってはメリットが失われてしまうため、ビジネスで使う経費については事業用のクレジットカードのみから支払うのが賢明だ。

2.税務署から経費として認められないリスクがある

クレジットカードで経費を支払う場合、税務署から経費として認められないリスクがある点に注意が必要だ。なぜなら国税庁が「クレジットカード会社が発行する利用明細書は領収書の代わりとしては使えない」とも取れる見解を出しているからである。そのためクレジットカード会社が出している利用明細書だけを保管していると経費として認められない可能性もあるだろう。

ただし国税庁の見解をよく読むと商品・サービスを提供した事業者が発行した利用明細については、領収書の代わり(請求書など)に該当するとしている。税務の専門家でないため断定的な表現は避けるがお店側から出された領収書や利用明細を保管しておけばクレジットカードで支払った費用が経費として認められる可能性が高いと考えられる。

※内容によって異なる可能性があるため正確な情報に関しては、税理士や税務署に問い合わせが必要 ※1 カード会社からの請求明細書 国税庁

クレジットカードで経費を支払った場合の仕訳(白色申告)

白色申告で申告をする場合、支出の概要と金額、購入した日付を記載するだけで仕訳は完了する。例えば11月10日に4,500円の旅費交通費をクレジットカードで支払った場合、白色申告では以下のように仕訳を行う。

収入 支出
11月10日 旅費交通費 4,500円

家計簿と同じ感覚で記帳できるため、特に注意すべき点はないだろう。

クレジットカードで経費を支払った場合の仕訳(青色申告)

青色申告の会社では、個人用口座から引き落とされるケースと事業用口座から引き落とされるケースで行うべき仕訳が変わってくる。

個人用口座から引き落とされるケース

個人用口座から引き落とされるケースは、個人事業主と法人の経営者(役員)で仕訳の内容が若干異なる。まず個人事業主の個人口座から引き落とされる場合は、経費を支払った日付で仕訳を行う。具体的には、借方に経費、貸方に事業主借を仕訳する。なお「事業主借」という勘定科目を使うのは、会計上事業主個人からお金を借りていると認識するためである。前述の例を使うと以下のように仕訳が可能だ。

借方 貸方
11月10日 旅費交通費 4,500円 事業主借 4,500円

一方で法人の経営者(役員)の口座から経費が引き落とされるケースでは、会社が経営者(役員)個人から一時的にお金を借りていると認識する。そのため貸方に事業主借ではなく「短期借入金」または「役員借入金」の勘定科目を使って仕訳することが必要だ。なお借方に関しては個人事業主のケースと同様である。前述の例を使うと以下のように仕訳を行う。

借方 貸方
11月10日 旅費交通費 4,500円 短期借入金 4,500円

個人事業主と法人で勘定科目に違いがあるものの要するに購入時点で仕訳を行えば済むわけだ。

事業用口座から引き落とされるケース

一方で事業用口座から経費が引き落とされるケースでは、購入時と引き落とし時の2回仕訳が必要となる。購入時点では、借方に経費の勘定科目、貸方に未払金を仕訳。一方で引き落とし時点では、借方に未払金、貸方に普通預金を仕訳するのが一般的な処理となる。先ほどの例で引き落とし日が翌月20日(12月20日)だと仮定した場合、購入時と引き落とし時の仕訳は以下の通り行う。

借方 貸方
11月10日 旅費交通費 4,500円 未払金 4,500円
12月20日 未払金 4,500円 普通預金 4,500円

経費をクレジットカードで支払う場合の注意点

通常とは異なる会計処理を要するため、一歩間違えると経費として認められなかったり正しい金額を仕訳できなかったりする恐れがある。そうしたリスクを避けるためにも以下の3つの注意点を意識したうえで経費の仕訳を行うことが必要だ。

領収書やレシート、利用明細書をとっておく

先ほども軽く触れたがクレジットカードで支払った経費が認められるには、領収書やレシート、利用明細書が不可欠だ。クレジットカード払いに限った話ではないが経費として認められるには「事業で使ったこと」を証明できる必要がある。どれほど自分自身で合理的な理由があるとしても対外的に証明できなければ経費としては認められない可能性が高い。

いつ税務調査の対象となるかは分からないため、領収書やレシート、利用明細書はかならず保管しておこう。

Web明細は印刷して書面で保存する

国税庁では、確定申告で必要となる帳簿書類について紙で保存することを原則としている。たとえWeb上で受け取った書類に関しても例外ではない。そのためインターネット上でクレジットカードの利用明細書などを受け取った際には、ダウンロードしたものを印刷したうえで保存することが必要だ。

ただ、クレカ会社の中には、時間が経過した利用明細をダウンロードできないよう設定しているところもある。そのためWeb明細は頻繁にダウンロード・印刷しておくのが賢明だろう。

※2 No.5930 帳簿書類等の保存期間及び保存方法

分割払いの手数料も忘れずに仕訳する

金額が大きい商品・サービスを購入する場合、クレジットカードの分割払いを利用する人も少なくない。クレジットカードの分割払いでは手数料が発生するため、こちらも忘れずに仕訳を行う必要がある。クレジットカードの手数料は、基本的に「支払手数料」の勘定科目を使うと良いだろう。仕訳を行わないと本来計上できるはずの費用を経費にできずに損となるため注意を要する。

経費の支払いはクレジットカード利用で業務効率化を

上記で述べたように、クレジットカードを経費支払いに利用すると、ビジネスカードが1枚あると、支出の管理にかかる手間を削減でき、支払いを先延ばしにでき、さらにポイントが貯まるというメリットがある。経費管理や確定申告が楽になり、年会費は経費として計上することができるので所得税の負担軽減にもつながる。仕訳方法さえ覚えればクレジットカードによる経費の支払いは非常に便利だ。業務量やミスの削減はもちろん、ポイントや各種特典の利用などの利点があるのも嬉しい。

特にポイントを重視するのであればクレディセゾンのアメリカン・エキスプレスがおすすめではないだろうか。 年会費1,100円という安さで利用できる「セゾンコバルト」や国内外のラウンジを使える特典や海外旅行保険が付帯されている「セゾンプラチナ」など利用の目的やニーズに応じてカードを選べる点が魅力である。セゾンカードのビジネスカードならではのポイント特典「4倍ポイントサービス」もあり、ヤフービジネスサービスやクラウドワークス、アマゾン ウェブ サービスなどのビジネスで役立つ対象サイトを利用すると、永久不滅ポイントが通常の4倍(1,000円ごとに4ポイント)貯まるというのも魅力的だ。

経費のクレジットカード払いを検討している経営者は、ぜひセゾンのビジネスカードを検討してみてはいかがだろうか。

※記事中の法律・税制に関する記載は、2020年10月時点のものである。現時点では法改正により内容が異なる可能性があるのでご注意願いたい。

文・鈴木 裕太(中小企業診断士)
(提供:BUSINESS OWNER LOUNGE