資料作成
(写真=PIXTA)

ビジネスの中で日々さまざまな資料の作成に追われることが増えている。むしろ資料作成に追われてしまっていつの間にか一日が終わっていた、という日もあるのではないだろうか。

特にパワーポイントの普及により文章だけでなく見た目にもこだわれるため、人によっては図やイラストにとことん凝ってしまいがちだ。

できれば短時間で分かりやすい資料をテキパキと作りたいという人も多いことだろう。どうせ作らなければならない資料なら生産的に進めていきたい。短時間でかつ分かりやすい資料を作るにもコツがある。そのコツを3つ紹介したい。


コツ1「いきなりパワーポイントやキーノートを起ち上げない」

さて資料を作ろうといったときに、いきなりパワーポイントやキーノートを起動させていないだろうか。書くべきことが決まっていればそれでもいいのだが、「さて何を書こうか」と悩むときはむしろ紙を使ったほうが早い。

まずは紙に手書きで考えるのをオススメする。手を動かすことで、アイデアが浮かびやすい。パソコンの前でうんうんとうなって時間だけが過ぎていってしまうぐらいなら、紙に思いつくものを書いてみよう。


コツ2「最初に『目次』を書いてしまう」

短時間で資料を作る必要があるときほど、最初に「目次」を書いてしまうのが効果的だ。資料作成に時間がかかるときの多くの原因は、「この項目を入れるべきなのに入れ忘れていた」、「この項目は不要だった。ページごと削除しよう」、などといった手戻りにある。これに多くの時間をとられがち。

必要な項目や、補足として入れておきたい項目、前提として最初に提示し共有の認識としておきたことなど、項目は多い。それらの項目を漏れなく無駄なく記載するためのチェックリストとしても「目次」を活用したい。他の関係者にも「目次」だけを作っておいて、意見を求めておく、という方法もある。「目次」は最後に作るものという意識が強いだろうが、まずは「目次」から作るという方法はオススメだ。


コツ3「ストーリーとして資料を考える」

短時間で資料を作るだけでなく、「分かりやすい」資料を作らないと意味がない。見る人や読む人が「分かりやすい」資料にするにはストーリー性を持たせる必要がある。

課題がダラダラと続くページがある。それだけでは、個々の課題は注目されても、何が書いてあったかは忘れられてしまう。犬、猿、キジというキーワードだけでなく、桃太郎のメンバーとして集めたというストーリー性を入れるべきだ。

一度作成した資料を紙で印刷して読んでみると、客観的にその資料を見直すことができ、ストーリーがあるかないかといったチェックもしやすい。何でもペーパーレスな時代だが、やはり紙は効果的だ。誤字や脱字もみつけやすいため、実際に印刷してチェックするという方法は効果的だ。

分かりやすく印象に残る資料を短時間で効率的に作成して、別のことに割ける時間を作りだし、日々を生産的に過ごしたいものだ。 (ZUU online 編集部)

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