「文章を書くことがストレスです」
「文章を書くことが苦手で……」
「文章を書くのに時間がかかります」
そんな「文章アレルギー」の人は多いのではないでしょうか？ しかし、文章を書けるかどうかは、仕事の成果や周囲の評価に大きく関わります。
そんな文章に関する「困った」にやさしく応えてくれるのが、『そもそも文章ってどう書けばいいんですか？』を著書にもつ、山口拓朗さんです。
この連載では、これまでライターとして3000件以上の取材・インタビューを経験した中から導き出した、「書くことが嫌い」を「書くことが好き」へと変える、文章作成のコツを教えてもらいます。
もう１度確認したい文章の基本「５W３H」
一生モノのスキルになる！ 『文章を書く』ことの苦手を好きにかえる方法<連載第43回>
伝える力【話す・書く】研究所を主宰し、「文章の書き方」に関する著書も多い山口拓朗さんに書き方のコツを教わります。今回は、文章を書くのに欠かせない「５Ｗ３Ｈ」について。
物事を正確に伝える基本は「５W３H」
武田さんは買ってきました。
いきなりですが、あなたは、この文章にどんな印象を持ちましたか？
おそらく「どういう意味？」と首をひねったのではないでしょうか。意味が伝わらないのは、本来必要な「５Ｗ３Ｈ」が盛り込まれていないからです。「５Ｗ３Ｈ」とは、物事を正確に伝える際に用いる基本要素です。
「５W３H」
■When：いつ・いつまでに【期限・期間・時期・日程・時間】
■Where：どこで・どこへ・どこから【場所・行き先】
■Who：誰が・誰に【対象者・担当・分担・役割・メンバー】
■What：何を・何が・どんなこと＆ものを【目標・要件・案件・物・課題】
■Why：なぜ・どうして・なんのために【目的・理由・根拠・原因・動機】
■How：どのように・どうやって【方法・手段・手順・プロセス】
■How many：どのくらい・どの程度【数量・規模】
■How much：いくら【金額・価格・費用】
冒頭の文章も必要な「５Ｗ３Ｈ」が盛り込まれていれば、読む人が首をひねることはなかったはずです。以下は、抜け落ちていた「５Ｗ３Ｈ」の一例です。
■「When」：今日の午前中
■「What」 ： 誕生日ケーキを
■「Where」： 六本木の人気ケーキ店「BROW」で
■「How many」 ： 直径20センチ以上ある（ケーキを）
以下は、これらの情報を用いて書いた文章です。
今日の午前中、武田さんは、六本木の人気ケーキ店「BROW」で、直径20センチ以上ある誕生日ケーキを買ってきました。
必要な情報の量が増えたことで理解度が格段に高まりました。ケーキを買ってきた理由も入れたければ「Why」の情報、ケーキの金額も入れたければ「How much」の情報を盛り込めばOKです。
正確な情報伝達は信頼度UPにつながる
「５Ｗ３Ｈ」の抜け落ちは、文章の書き手にとって致命傷になりかねません。なぜなら、文章でのやり取りは会話のように相手から「それってどういう意味？」と突っ込んでもらいにくいからです。つまり、書き手の知らないところで、読み手に「この人の文章はよくわからない……」と、そのままスルーされてしまうのです。もちろん、書き手の真意が相手に理解されることはありません。
スルーされるだけならまだマシです。場合によっては、誤解やトラブルを招き、書き手の信用を下げてしまうこともあります。あるいは、仕事上で大きな損失を出してしまう恐れも。とくにビジネスシーンで文章を書くときには、「５Ｗ３Ｈ」のどの情報を盛り込むべきか、そのつど十分に検討する必要があります。
小林部長、お疲れさまです。残念ながら採用には至りませんでした。
多忙を極める小林部長は、部下から届いたこのメールを読んでイラっとしました。「どの案件の話だ？」。このメールには小林部長が知りたい「５Ｗ３Ｈ情報」のほとんどが抜け落ちています。
■「When」：昨日／３日
■「Where」：Ａ社の赤坂支店
■「Who」：小林部長の部下／Ａ社の飯田社長
■「What」：動画プロモーション企画のプレゼンテーション（プレゼン）の件／その企画が不採用になった件
■「Why」：コスト面（予算面）で折り合わない
■「How many」：手応えはあった（企画内容への評価は高かった）
以下は、これらの「５Ｗ３Ｈ」を盛り込んで書いた文章です。
小林部長、お疲れさまです。昨日（３日）、Ａ社の赤坂支店にて「動画プロモーション企画」のプレゼンをしてきました。結果は不採用でした。企画内容には高い評価をいただきましたが、飯田社長いわく「コスト面（予算面）で折り合わない」との理由でした。
必要な「５Ｗ３Ｈ」を盛り込んだこのメールであれば、小林部長が大きな不明点や疑問点を抱くこともないでしょう。
「５Ｗ３Ｈ」はあらゆる文章で求められる情報です。必要な「５W３H」が抜け落ちることによって、せっかくの有益な情報が間違った形で伝わってしまう。せっかくの魅力的な提案を受け入れてもらえない。せっかくのすばらしい商品・サービスに興味を持ってもらえない――など、悲劇を招きやすくなります。
あなたがいま書こうとしている文章はどうですか？ 読む人が理解・納得するために必要な「５Ｗ３Ｈ」は、きちんと盛り込まれていますか？ 相手が理解・納得するうえで必要な「５Ｗ３Ｈ」の抜け落ちに注意しましょう。
(提供:日本実業出版社)
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