個人事業主は全ての業務を一人で対応しなければならないことが多いです。営業、経理からプロジェクト管理まで、企業なら専門の部署や管理職が行うようなことも、業務の合間に対応する必要があります。できれば事務のようなルーティンワークは効率化して、自分しかできない仕事に集中したいものです。
ここでは事務作業の効率化に役立つサポートツールを紹介します。
コーポレート機能をツールで
会計や経理の業務は、一般的に企業の本社や管理事務などと呼ばれる部門が担います。
専門的な知識が必要だったり、膨大な定型業務になったりするため、負担に思う個人事業主は多いでしょう。かつては青色申告のみが必要だった会計記帳は、今や白色申告をする人にとっても義務となり、全ての個人事業主に必要とされています。細かい数字が苦手な人にとっては特に時間がかかる作業です。
時間がかかる事務作業を効率化してくれるツールをいくつか紹介します。
● クラウド会計ソフト freee
クラウド会計ソフトfreeeは、日々の帳簿付けから確定申告まで、簡単な質問に答えるだけで準備することができます。電子帳簿保存にも対応しており、税務署への届け出やスキャナでの取り込みなど一定の条件を満たすことで、領収書を破棄することが可能になります。
● MF クラウド会計
MFクラウド会計も確定申告書作成機能などを備えています。さらに多彩な企業と提携しており、連携サービスが充実しています。クラウドソーシングや決済サービス、POSレジなどとの外部と連携することで、より効率的な運営を手助けします。
● クラウドサイン
会計だけではなく、企業の場合は法務部門が担うような契約書の管理を支援するサービスもあります。クラウドサインは電子データで契約書をやり取りし、保管できます。印刷して製本、2冊に実印をつけるというわずらわしい作業を省くことができます。
上記のサービスはいずれも無料プランと有料プランがあります。事業の規模や忙しさなどに合わせて使い分けましょう。
業務サポートをツールで
スケジュール管理や名刺管理など、営業に直接関わるような仕事にも、便利なツールがあります。
● Brabio!
システム開発などの長期にわたる仕事は、適切なプロジェクト管理が欠かせません。工程管理によく使われるのはガントチャートです。これを表計算ソフトで作ろうとするとなかなか大変ですが、Brabio!なら初心者でも簡単に作ることができます。タスク管理やカレンダー表示、CSV出力にも対応しており、1
社当たり5名まで無料で利用できます。
● Eight
専門職を含めて、ほとんどの個人事業主は多かれ少なかれ自分自身で営業をします。そのため名刺の管理も大事な仕事の一つといえます。Eightはスマートフォンで名刺を撮影し、クラウドで保存・管理します。企業向け名刺管理で5,500社以上の顧客を持つというSansanが個人向けに提供するサービスです。撮影した名刺の内容はスタッフが手で正確に入力します。パソコンやSNSとの連携もできます。
● チャットワーク（ChatWork）
チャットワークは遠隔でコミュニケーションを取ることができる、チャットサービスです。グループチャットにタスク管理、ファイル共有といった機能が使えます。
金融機関もネットバンクで準備
メインバンクは都市銀行か信用金庫など地場の金融機関を使いたいという人もいるかもしれませんが、実用的な面ではネットバンクをおすすめします。
ネットバンクは店舗を持たないインターネット専業銀行です。口座開設をはじめ店舗に出向かなくても可能な手続きが多く、手数料が安いのが特徴です。通帳が発行されないので、銀行印とともに管理する手間や場所も省けます。
他行宛ての振込手数料（3万円以上）を比較してみます。ネットバンクは楽天銀行が258円、住信SBIネット銀行は取引状況に応じて最大月15回まで無料、それを超えても154円、ソニー銀行は月1回まで無料で2回目以降216円、ただし相手もソニー銀行なら無料になります。三菱東京UFJ、三井住友、みずほの三大都市銀行で一番安いのは、三菱東京UFJ銀行のインターネットバンキングで324円です。
効率化という面では、先ほど紹介したクラウド会計ソフトfreeeは、住信SBIネット銀行と連携しており、安全な方法で入出金明細の取り込みをしている他、振込手続きとの連携の検討を開始しており、さらなる効率化が期待されています。
忙しい個人事業主はツールを上手く使って仕事を効率化しよう
紹介したサービスは、ほとんどがクラウドサービスと呼ばれるものです。インターネットにつなげることができれば利用でき、自分でサーバーや特別な機器を持つ必要もありません。無料で始められるものがほとんどなので、試しに使ってみるのもいいでしょう。（提供：ビジネスサポーターズオンライン）
※当記事は2017年4月現在の情報に基づき制作しております。最新の情報は各関連ホームページなどをご参照下さい。
