仕事の効率がいい人は、最初にひと手間をかけている　山本憲明（税理士）

デスクワークを効率化する方法

2017/09/06

著者ZUU online編集部

仕事は「得意分野」から始めるべし

(写真=photolibrary)

書類作成やルーティンワークなどのデスクワーク。自分のやり方一つで効率化がはかれる部分だが、意外とできていない人が多い。会社員時代に効率よく仕事を終えることで働きながら資格を取得、現在も税理士として働きながら書籍の執筆などを行なう山本憲明氏に、デスクワークを効率化する方法についてうかがった。《取材・構成＝西澤まどか》

段取りの「ひと手間」が結果的に効率を高める

仕事が速い人のデスクワークの特徴として、長期的に見て効率につながる「ひと手間」を最初にかけている、ということがあります。目についたものから闇雲に手をつけるのではなく、作業に取りかかる前の準備や段取り、つまり初期投資とも言うべき部分に時間を費やしているということです。逆に、ムダが多い人はこれをやっていないのです。

では、具体的にはどんな行為が「初期投資」にあたるのでしょうか。まずは「段取り」を考えることです。これは学校の入試や資格試験などを思い浮かべてもらうとわかりやすいかと思います。試験問題に第一問から順番に取りかかっていたのでは非効率的で、簡単な問題や得意な問題から正確に解いていき、自信をつけたところで難しい問題に取りかかっていたはずです。

仕事も同じで、全体を見回し、自分の得意な分野やすぐに終わるものから着手することで、流れに乗ってスピードアップがはかれるのです。仕事にムダが多い人は、何も考えずに目についたものから着手し、スピードアップに失敗しているケースが多いと感じます。

「年1回の作業」こそマニュアル化が必須

もう一つ、デスクワークの初期投資として重要なのが、マニュアルやフォーマット、チェック表などを作ることです。

ここで、私がやっていることをご紹介します。税理士の仕事の一つに、年末調整があります。この作業は年に一度しか行ないませんが、必ず発生する仕事です。しかし、直近で行なったのが一年前のこととなると、細部を忘れてしまっていることも多いものです。だからといって、1からやり方を調べるのも時間のムダです。

そこで私は、年末調整のマニュアルを独自に作成し、それを毎年使っています。マニュアルといっても難しいものではなく、エクセルの表を使って作業の手順をリスト化しているだけです。でもそれがあるだけで、毎年の作業に費やす時間を大きく減らすことに成功しています。こうした、「年に一度などたまにしかやらないけれど、確実に定期的に発生する仕事」こそ、マニュアルを作っておく必要があると言えるでしょう。

マニュアルと同じく大切なのが、チェック表です。これも私の仕事の例ですが、税務署にデータを送る際にエラーがあると、修正に時間がかかります。そこで、記入漏れがないかどうかあらかじめチェックできるよう、これもエクセルにリストを作っておき、送信前に最終チェックをしています。

簡単な仕事も「溜める」と大きなムダに！

また、小さなことではありますが、パソコンのショートカットキーを覚えることも初期投資の一つと言えるでしょう。慣れないうちは面倒ですが、一度覚えてしまえば段違いにパソコンでの作業がはかどるでしょう。

パソコン関係で言えば、単語登録もあなどれません。「お世話になっております」「ありがとうございました」など、頻繁に使う用語は、「あ」や「お」のひと言で変換されるように設定しておくと良いでしょう。これも、最初に登録する手間はかかりますが、一度登録してしまえばもうその文字を入力しなくて済むのですから、圧倒的に効率が上がります。

もう一つ、忘れてはいけない小さな積み重ねといえば、交通費や経費の精算、業務報告書などのルーティンワークを「溜めずに処理する」ことです。そんな単純なこと……と思うかもしれませんが、意外とこれができておらず「週末にまとめてやろう」などと溜めてしまっている人が多いように思います。しかし、溜めると領収書をなくしたり、いつの経費かわからなくなったり、忘れてしまったりするものです。すると結果的に、溜めずに処理する場合よりも作業に時間がかかり、ムダが発生するのです。

これらは発生したその日にすぐ入力するよう、習慣づけましょう。デスクトップから該当ページを一発で立ち上げられるようショートカットを作っておいたり、「退勤前の五分間」など経費精算の時間を設けておくと、習慣化できると思います。

いかに「邪魔されない」環境を作るかが大事

ここまでは仕事のやり方についてお話ししてきましたが、効率よく仕事をするためには体調や環境を整えることも重要です。

たとえば私の場合、集中して取り組むべき仕事のために、よく睡眠を取り、食べ過ぎないことも心がけています。

そしていざ仕事に集中するには、環境も整える必要があります。会社員の方は、電話が鳴ったり人から話しかけられたりするなど、何かしら邪魔が入るものです。集中したいときには会議室を確保するか、社外へ出るなどの方法を取ると良いでしょう。ただし、離席しても問題ないよう報告や連絡等を先に済ませておくなど、ここでも事前の準備を忘れずに行ないましょう。

山本憲明（やまもと・のりあき）税理士／H&Cビジネス〔株〕代表取締役
1970年、兵庫県生まれ。94年早稲田大学政治経済学部卒。税理士、中小企業診断士、気象予報士。大学卒業後、10年半の会社員生活ののち、2005年、山本憲明税理士事務所を設立。少人数で効率的な経営を行ないたい経営者をサポートする。著書に、『「仕事が速い人」と「仕事が遅い人」の習慣』(明日香出版社)、『朝1時間シートで人生を変える法』(中経出版)、『使える時間が倍増する！時間管理の鉄則』(マガジンハウス)など多数。(『 The 21 online 』2017年8月号より)