上司・部下間でTODOを共有する意義とは?
多くの課長はプレイングマネージャーとして、自分自身の仕事を持ちながらチームのマネジメントや部下育成も任されている状況だろう。そんな中で、チームとして結果を出すためには、時間の使い方が重要となる。スケジューリングや段取り、仕事の優先順位など、課長だからこそ改めて考えるべき時間管理のポイントとは。
コンプライアンス強化で課長の実務が増加!?
ここ数年で、課長の仕事量は飛躍的に増えました。その背景にあるのが、企業のコンプライアンス強化です。情報管理や契約管理といったリスクマネジメントの実務が増加し、管理職は大量の仕事に追われています。
ですから、ひと昔前と同じ仕事のやり方をしていたら、仕事をさばききれなくて当然です。では、時間あたりの仕事の効率や生産性を高めるにはどうすればよいか。その解決策はただ一つ、「仕事を減らすこと」しかありません。
「時間がない」という人は、自分が今やるべきではない仕事までやっている場合がほとんど。課長には必ず部下がいるのですから、積極的に仕事を任せるべきです。
そのためには、「課長の自分が今やるべきこと」を見極め、優先順位をつける必要があります。そこでぜひ、マトリクスを使って、自分が抱えている仕事を整理してみてください。
縦軸を「自分にできる/できない」、横軸を「他者にできる/できない」として四タイプに分類します。そして、右上の「自分にできて、他者にもできる」に該当する仕事があれば、それを部下に任せるのです。
その仕事、実は部下のほうが速いかも?
他者にできる仕事をなぜ課長がやってしまうかというと、「自分でやったほうが速い」と考えているからです。しかし、本人はそう思っていても、第三者から見ればそうではないことが非常に多い。
私もさまざまな企業で「仕事が速い」とされる課長の働き方を見てきましたが、「新しいソフトを使えば、この業務にかかる時間を半分に短縮できます」といった指摘をすることがよくあります。
習慣化・慣例化した仕事のやり方を続けている課長は多いのですが、作業を速くするノウハウや、業務を効率化するシステムやIT技術は日々進歩しています。「自分でやったほうがいい」という思い込みは捨て、部下を信じて任せてみてください。
実は若い部下のほうがITスキルが高く、課長がやるより仕事が速かった、ということはいくらでもあります。そして「自分にできて、他者にもできる」という仕事は手放し、課長は「自分にできて、他者にできない」という仕事を最優先にします。
とはいえ、ただ部下に仕事を任せればいいわけではありません。部下たちのタスクや進捗を管理し、チーム全体の効率を高めるのは課長の役割です。
仕事を効率化するのに必要なのは、「時間管理」ではなく、「行動管理」です。一日二十四時間、三百六十五日の間、ずっと時間をコントロールすることなど不可能。しかし、限られた時間の中でどのように行動するかを考えることはできます。
