「仕事が思うようにはかどらない」のは、思わぬところで時間を無駄にしているせいかもしれない。毎日職場で何気なくとっている行動が、積もり積もって相当な時間の浪費になっている。些細な5つの「悪習慣」を見直し、時間を有効に活用しよう。
(1)ネットサーフィンする
3,200人を対象にした調査からは64%が「勤務中に仕事に無関係のサイトを閲覧している」ことが明らかになっている（米給与比較サイトsalary.comの調査）。36～45歳の65%、46～55歳の58%が「毎日職場でネットサーフィンで時間をつぶしている」。 ネットは時間浪費の罠であふれている。「仕事のためにGoogleで調べものを始めたつもりが、いつの間にか芸能ニュースを閲覧していた」「Facebookをチェックしていた」といった経験は誰にでもあるだろう。 Google Chromeの拡張機能｢StayFocusd｣などを利用して、SNSなどうっかり脱線してしまいがちなサイトをブロックする。あるいは昼休みや休憩時間をしっかりとって、仕事の日でもネットサーフィンを満喫するという手もある。
(2)整理整頓しない
「上司にコピーを頼まれたが書類が見つからない」「返信の必要があるメールがどこかに消えてしまった」－－頻繁に書類やメール、デジタルファイルを探している人は、合計すると相当な時間を無駄にしているだけではなく、重要な要件や期限を忘れてしまう危険性もある。 整理整頓が苦手な人のデスクは、散らかっていることが多い。まずはデスク周辺を仕事がしやすいように整理整頓し、退勤前にはすべてを所定の位置に戻すことを習慣づけよう。面倒くさがらずにチェックリストやスケジュールを組むことで、マルチタスクも効率的にこなせるだろう。
(3)睡眠不足で出勤する
生産性と睡眠の密接な関係は数々の調査で明らかになっている。寝不足で頭が回転せず、記憶力や集中力が散漫といった状態で出社しても、仕事がはかどるわけがない。 米睡眠研究財団ナショナル・スリープ・ファウンデーションが推奨する、40代の理想の睡眠時間は7～9時間。「多忙でなかなか十分な睡眠時間がとれない」という人は、温かい飲み物をとったり、リラックス効果のある音楽を聴いたりして、睡眠の質を改善してみてはどうだろう。短時間でもぐっすりと眠ることを心掛けるだけで、違いが感じられるはずだ。
(4) 必要以上に同僚と関わり合う
職場の人間関係は、良い意味でも悪い意味でも仕事のパフォーマンスに影響する。「話好きな同僚や先輩につかまって仕事に戻れない」「細かいことまで何度も質問してくる」「スケジュールを無視する」など、同僚が仕事の効率を下げているケースはけっして珍しくない。素っ気なするわけにもいかないので相手の望むままに対応していると、自分の仕事が大幅に遅れてしまう。 対応策として、自分にも相手にもこなすべきタスクがある点をしっかりと伝えよう。「〇〇時までにこの仕事を仕上げる必要があるので、仕事が終わってから話そう」と伝えるなど、角が立たないような配慮も必要だ。
(5)生産性のない会議に出席
「会議に出席してもそこにいるだけ」では、完全に時間の無駄だ。米ミーティング・ソリューション企業アスク・コディーの調査によると、米国の会社員が会議に費やす平均時間は月62時間。会議に明確な目的やゴール設定がなければ、毎月62時間ひたすら眠気と戦っているということになる。 膨大な時間の浪費を避けるために、会議前に議題や目的を確認し、すべての参加者と共有しておく。会議中に何を発言すべきか、どのような結論を導き引きたいのか、生産性アップを意識して万全の準備を整えよう。
文・アレン・琴子（英国在住のフリーライター）／MONEY TIMES
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