「構成」と「現在地」を意識して伝えよう

的確で短い説明,松本幸夫
(画像=THE21オンライン)

話が上手な人とは、説明上手な人でもある。上手な説明とは、わかりやすいだけでなく、端的で人を引き付けるものだ。年間200回もの研修・講演を行なう説明のプロである松本幸夫氏は、「長い話は基本的に面白くないもの」と話す。では、的確に短く説明し、相手に興味を持ってもらうにはどうすれば良いのだろうか。（取材・構成＝塚田有香）

聞いてもらえる説明は話の「構成」が重要

わかりやすく的確に説明するには、「短く話す」が大原則であることは、ビジネスパーソンならよく知っているでしょう。ただし、「話が短すぎてわからない」というケースもあるので注意が必要です。これは、話す時間を縮めようとして、説明不足になってしまうのが原因。短く話しつつ、話の軸となる要点をきちんと相手に伝えるには、「構成」を意識することが重要です。

話の構成を組み立てないまま思いつきで喋り出すと、話があちこちに飛んでしまい、聞く側は「この話はどこに行き着くのだろう？」という不安やストレスを感じます。構成を意識して話すことは、相手に気持ちよく説明を聞いてもらうための配慮でもあるのです。

相手に伝わる説明の基本構成は、「結論＋理由」または「結論＋目的」です。まずは結論を述べて、その後で「なぜなら～だからです」と理由を述べるか、「これは～のためです」と目的を述べる。結論とは、いわば話のゴール地点なので、それさえ先に伝えておけば、相手がイライラすることもありません。

「要約→詳細→要約」の構成で話すのも、相手が理解しやすい説明の仕方です。　

　例えば、「経費削減について、三つの案があります」と要約から入り、「紙や印刷代のコストを減らすためのペーパーレス化、出張費を削減するためのテレビ会議の導入、電気代を節約するための照明のLED化です」と詳細を説明し、最後に「以上の三つの案はいかがでしょうか」と再び要約して終わります。これなら、最初に相手が話の全体像を把握できるので、続いて話す具体的な説明も頭に入りやすくなります。

長く話すときは「話の現在地」を示そう

「短く話す」ことが大事と言っても、プレゼンや講演など、ある程度長い時間話さねばならない場合もあります。その場合は、「話の現在地」を示すことが大切です。「ここで結論です」「これからその根拠を説明します」といった言い方をすれば、話の構成がより相手に伝わりやすくなります。また、「これから結論を話しますよ」と前置きすることで、相手に「自分にメリットのある話が聞ける」と思わせることができるので、集中して話に耳を傾けてくれるという効果もあります。

ただし、いくら構成を練ったとしても、本当に相手が自分の話を理解してくれているかどうかは、本人に聞いてみなければわかりません。ですから、要所要所でどこまで理解しているか質問して、フィードバックを受けることを心がけてください。「今の説明でご理解頂けたでしょうか」「わかりにくい点はありましたか」と質問を挟みながら話を進めれば、相手も「理解できない話を延々と聞かされる」という不快な思いをしなくて済みます。