(本記事は、土屋 和人氏の著書『Excel[実践ビジネス入門講座]【完全版】』＝SBクリエイティブ、2019年6月9日刊=の中から一部を抜粋・編集しています)
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最初におぼえるべき最重要関数
本当に必要な関数はそれほど多くない
Excelには豊富な種類の関数がありますが、そのすべてを使っている人は、ほとんどいません。多くの人にとっては、その一部の、特に重要な関数だけ押さえておけば十分です。ここでは、覚えておくと必ず役立つ、最重要の関数を厳選して紹介します。まずは以下の関数の使い方から覚えることをお勧めします。
数値計算
| 関数名 | 説明 |
|---|---|
| SUM | 引数に指定した数値の合計を求める（p.210） |
| COUNT | 引数に指定した数値の個数を求める |
| COUNTA | 数値、文字列といった種類を問わず、 すべてのデータの個数を求める |
| AVERAGE | 引数に指定した数値の平均を求める（p.211） |
| MAX | 引数に指定した数値の中の最大値を求める |
| MIN | 引数に指定した数値の中の最小値を求める |
| RANK.EQ | 数値のグループの中の特定の数値について、 そのグループ内での順位を求める（p.216）。 以前のバージョンとの互換性を考慮する場合は、 同じ機能のRANK 関数も利用可能 |
| LARGE | 引数に指定した数値の中で上位から指定した順番に当たる 数値を求める |
| SMALL | 引数に指定した数値の中で下位から指定した順番に当たる 数値を求める |
| COUNTIF | 指定した範囲の中で、1 つの条件を満たすデータの 個数を求める（p.224） |
| COUNTIFS | 指定した範囲の中で、複数の条件を満たすデータの 個数を求める |
| SUMIF | 指定した範囲の中で、1 つの条件を満たす数値の 合計を求める（p.227） |
| SUMIFS | 指定した範囲の中で、複数の条件を満たす数値の 合計を求めます |
| SUBTOTAL AGGREGATE |
対象のセル範囲のデータを集計するための関数。 集計方法を選択することが可能で、対象範囲内の小計の セルなどを除外して計算できる |
| ROUND | 引数で指定した数値を、指定した桁で四捨五入する（p.214） |
| ROUNDUP | 引数で指定した数値を、指定した桁で切り上げる |
| ROUNDDOWN | 引数で指定した数値を、指定した桁で切り捨てる |
| CEILING.MATH | 数値を基準値の倍数に切り上げる。 以前のバージョンとの互換性を考慮する場合は、 ほぼ同様の機能を持つ、CEILING 関数も利用可能 |
| FLOOR.MATH | 数値を基準値の倍数に切り下げる。 以前のバージョンとの互換性を考慮する場合は、 ほぼ同様の機能を持つ、FLOOR 関数も利用可能 |
日付・時間計算
| 関数名 | 説明 |
|---|---|
| DATE | 年・月・日を表す数値から日付データを求める |
| TIME | 時・分・秒を表す数値から時刻データを求める |
| TODAY | 今日の日付データを返す |
| NOW | 現在の日付・時刻データを返す |
| YEAR | 日付データから年を返す |
| MONTH | 日付データから月を返す |
| DAY | 日付データから日を返す |
| WEEKDAY | 日付データから曜日を表す数値を返す |
| EDATE | 開始日から、指定した月数だけ後または前の日付を返す |
| EOMONTH | 開始日から、指定した月数だけ後または 前の月末の日付を返す（p.93） |
| WORKDAY WORKDAY.INTL |
いずれも開始日から、休日を除いて指定した日数だけ後 または前の日付を求める |
| DATEDIF | 2つの日付の間隔（年・月・日など）を表す数値を求める |
集計・分析
| 関数名 | 説明 |
|---|---|
| IF | 条件を指定し、その真偽（TRUE ／ FALSE） に応じて別の計算を行う（p.218） |
| IFERROR | 指定した式の結果がエラーでなければ その値をそのまま返す。 エラーであれば別の値を返す |
| IFS （Excel 2019/365 のみ） |
複数の条件と返す値のセットを指定し、 先頭から判定していって、最初に真（TRUE）と 判定された条件に対応する値を返す |
| AND | 複数の条件がいずれもTRUE の場合だけTRUE を返す |
| OR | 複数の条件が１つでもTRUE ならTRUE を返す |
| NOT | TRUE ／ FALSE を逆にした結果を返す |
| LEFT | 文字列の左側から、指定した文字数分の 文字列を取り出す |
| RIGHT | 文字列の右側から、指定した文字数分の 文字列を取り出す |
| MID | 指定した位置から、指定した文字数分の 文字列を取り出す |
| LEN | 文字列の文字数を返す |
| FIND SEARCH |
いずれも文字列の中で、指定した文字列が 見つかった位置を表す数値を返す |
| SUBSTITUTE | 文字列の中の特定の文字列を、指定した別の 文字列に置き換えた文字列を返す |
| VLOOKUP | 表の左端列を検索し、見つかった行で、 指定した列にあるセルのデータを取り出す（p.220） |
| MATCH | セル範囲を検索し、見つかったセルの位置を 表す数値を返す |
条件に応じて異なる計算をする（IF関数）
IF 関数の基本的な使い方
条件を設定し、その判定結果が「真（TRUE）」の場合と「偽（FALSE）」の場合で異なる計算を行いたい場合は、IF 関数を使用します。
ここでは、左隣のセルに入力されている金額が3000円以上の場合は2割の値引き額を表示し、3000円よりも小さい場合は1割の値引き額を表示します。
①値引き額を表示するセルF4を選択する。
②［数式］タブ→［論理］→［IF］をクリックする。
③［論理式］に「E4>=3000」を指定する。
④［値が真の場合］に「E40.2」を指定する。
⑤［値が偽の場合］に「E40.1」を指定して、ダイアログ下部の［OK］ボタンをクリックする。
MEMO
［論理式］には、計算の条件を指定します。今回は「E4>=3000」と指定しています。つまり、セルE4の値が「3000以上」であるか否かが、このIF関数の条件になります。
⑥セルF4に、セルE4の金額に応じた値引き額が表示される。
HINT
今回の例では、対象の金額が3000円以上の場合は2割引の金額、3000円以下の場合は1 割引の値引き額を表示しています。
⑦セルF4の数式を、セル範囲F5:F10にコピーすると、それぞれ左隣の金額に応じた値引き額が表示される。
論理式で使える比較演算子
引数［論理式］には、戻り値が「TRUE」または「FALSE」になる式を指定します。ここで使用している「>=」は「以上」を表す比較演算子です。つまり、この場合の戻り値は、指定値以上であれば「TRUE」、そうでなければ「FALSE」になります。
同様に、このような判定に利用できる比較演算子には、次のような種類があります。
比較演算子の種類
| 比較演算子 | 説明 | TRUE の例 | FALSE の例 |
|---|---|---|---|
| ＝ | 左辺と右辺が等しい | 3=3 | 3=4 |
| <> | 左辺と右辺が等しくない | 4<>5 | 4<>4 |
| > | 左辺が右辺より大きい | 5>3 | 5>5 |
| >= | 左辺が右辺以上 | 5>=5 | 5>=6 |
| < | 左辺が右辺より小さい | 3<5 | 3<3 |
| <= | 左辺が右辺以下 | 3<=3 | 3<=2 |
他の表からデータを取り出す（VLOOKUP関数）
VLOOKUP 関数の最も基本的な使い方
Excelには数値計算以外にもさまざま関数が用意されています。そのうちの1つに、「必要なデータを検索して取り出す関数」もあります。
例えば、商品の価格などをあらかじめ別表で用意しておき、売上記録の表に入力した商品名や商品ID からその価格を自動的に表示する、といった処理には、VLOOKUP関数を使用します。ここでは、1つ左のセルに記載されている商品名を元にして、その商品の価格を自動的に取り出す数式を入力してみます。
①セルC4を選択する。
②［数式］タブ→［検索/行列］→［VLOOKUP］をクリックする。
③［検索値］にセルB4を設定する。
④［範囲］にセル範囲G4:H12を設定したうえで、F4を押して絶対参照に変換する。
・$G$4:$H$12
⑤［列番号］に「2」、［検索方法］に「FALSE」と入力する。
⑥［OK］ボタンをクリックする。
MEMO
［列番号］には、検索先のうち、取り出す値（価格）が設定されている列番号を指定します。今回の例でここに仮に「1」を指定すると、商品名が取り出されます。また、引数［検索方法］に「FALSE」を指定すると、引数［検索値］と完全に一致するデータを検索します。ここに「TRUE」を指定した場合の処理内容については、次項で説明します。
⑦セルC4に商品名に対応する価格が表示される。
⑧セルC4の数式を、セル範囲C5:C10にコピーすると、各商品の価格が表示される。
HINT この例のように、他の表からデータを参照することを「表引き」といいます。言い方を変えるなら「VLOOKUP 関数は表引きをするための関数」ということもできます。
条件に合うデータの個数を求める（COUNTIF関数）
Aランクの人数を数える
対象のセル範囲の中で、指定した条件を満たすセルがいくつあるかを調べたい場合はCOUNTIF関数を使用します。
ここでは、セル範囲C4:C10の中にランクAの参加者が何人いるかを数えてみます。
①セルE4（カウントした結果を表示するセル）を選択する。
②［数式］タブ→［その他の関数］→［統計］→［COUNTIF］をクリックする。
③［範囲］にセル範囲C4:C10を指定する。
④［検索条件］に「"A"」と入力する（単に「A」と指定しても、自動的に「""」が付く）。
⑤［OK］ボタンをクリックする。
⑥セル範囲C4:C10の中で、セルの値が「A」であるセルの数が表示される。
500点以下の人数を数える
COUNTIF関数の検索条件の指定には、比較演算子も使用できます。ここでは、上記のセル範囲B4:B10 を対象に「得点が500 点以下の人数」をカウントしてみます。
前ページと同様の手順で、ここではセルE6（カウントした結果を表示するセル）を選択して、［数式］タブ→［その他の関数］→［統計］→［COUNTIF］をクリックし、［関数の引数］ダイアログを表示し、次の手順を実行します。
①［範囲］にセル範囲B4:B10を指定する。
②［検索条件］に「"<=500"」と指定する。
③［OK］ボタンをクリックする。
④セル範囲B4:B10の中で、得点が500以下であるセルの数が表示される。
使えるプロ技！
＜ワイルドカードを使う＞
検索条件の指定にワイルドカードを使用することもできます。ワイルドカードとは、任意の1文字、または0文字以上を表す特別な記号です。「?」は任意の1文字を表し、「*」は0文字以上の任意の文字列を表します。ここでは、氏名に「鈴木」を含む参加者の数をカウントしてみます。
①［範囲］にセル範囲A4:A10を指定する。
②［検索条件］に「"鈴木*"」と指定する。
③［OK］ボタンをクリックする。
④セル範囲A4:A10で、苗字が「鈴木」であるセルの数が表示される。
土屋 和人（つちや かずひと）
フリーランスのライター・編集者。ExcelやVBA関連の著書多数。「日経パソコン」「日経PC21」（日経BP社）などでExcel関連の記事を多数執筆。著書に『Excel でできる！ Webデータの自動収集＆分析実践入門』『今すぐ使えるかんたんEx Excelマクロ＆VBAプロ技セレクション』『最速攻略Wordマクロ／VBA徹底入門』（技術評論社）、『Excel VBAパーフェクトマスター』（秀和システム）ほかがある。
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