本記事は、越川 慎司氏の著書『AI分析でわかった 仕事ができる人がやっている小さな習慣』（アスコム）の中から一部を抜粋・編集しています。
チェックするだけで半日かかる？ うんざりCCメールの上手な減らし方
「聞いてないぞ」と言われないためにCCメールが増加
有給休暇の翌日、出社してメールを開いてみると、そこには未読メールの山が……「なんだよ、メールがこんなに溜まっているのか……。しかも、そのうちのほとんどはCCメールじゃないか！ まあ、とりあえず送っておこうという気持ちはわかるけど、読むほうの身にもなってよ。全部に目を通していたら1日が終わっちゃうよ」
いっぽう、送る立場になると、たとえば、「とりあえず部門長にも」「関連部門にも」と保険をかけてしまう気持ちもわからないではありません。あとから「そんな話は聞いてないぞ」と言ってくる部門長がいたりしますから、その予防策なのですね。家族にまで入れる人はいないでしょうけど、とにかくいろんな人に入れてしまう人は多いはず。
部門長とまではいかなくても、会社でそれなりの中堅クラスになると、上司や部下、他部門とのプロジェクト関連や取引先などから、たくさんのメールが届きます。
できれば、それほど関係が深いわけではないCCメールについては、送ってほしくないのが本音でしょう。
解決策
「あとから何か言われないように、あの人にも、とりあえず送っておくか」
そんなノリで送られる「とりあえずCCメール」が増える原因は、「過剰な気づかい」や「忖度」、そして、「心理的安全性」がないことです。
もし、心理的安全性が確保されていたら、「あとで送っていないことがわかったら文句を言われるのではないか」とは思いません。
しかし、いくら「過剰な気づかいは要らない」と言っても、CCメールから外していたために、「聞いてないぞ」と怒り出す方が本当にいますから、送るほうとしてはリストから外すという判断はなかなか難しいところ。
そのせいで、重要度の低いメールが、ボックスに蓄積し、仕事の足を引っ張ってしまいます。
今まで、多くの企業に「ムダなCCメールはやめるべきです」という助言をしてきました。しかし、いくら「べき論」を言っても守られることはありませんでした。
すでにお気づきかと思いますが、いくらアナウンスしても、それだけでは意味がありません。問題の本質は、ほとんどの企業でCC運用の明確なルールがないことです。
あらかじめ、「こういうメールのときは部長まで送る」、「こういうメールのときは課長まで送ればよい」などと送り先をルール化してしまうのが1つの方法。
このように、「CCに入れる人の範囲」をルール化すると、CCメールの数は13％減になるという結果が出ています。
もう1つは、メール件名で内容をすぐに理解させる方法です。「要は何か？」を受信者が理解すれば適切なアクションを取ることができます。
●情報共有だけのメールは【共】と冒頭に入れる。
●資料提出などメール受信者にアクションを求めるメールは【求】と入れる。
一例をあげると、こうした方法です。こうしておけば、情報共有は受信フォルダから別のフォルダにいったん振り分けたあとに、時間のあるときに見ることもできます。
CCメールに必要な「範囲」と「件名」2つのルールづくり
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「株式会社クロスリバー」では、メンバー全員が週休3日・週30時間労働を継続。
著書に『AI分析でわかった トップ5％社員の時間術』『AI分析でわかった トップ5％リーダーの習慣』(ディスカヴァー・トゥエンティワン)、『世界の一流は「休日」に何をしているのか』（クロスメディア・パブリッシング）ほか多数。
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