本記事は、越川 慎司氏の著書『AI分析でわかった 仕事ができる人がやっている小さな習慣』（アスコム）の中から一部を抜粋・編集しています。
「1分だけ時間をください」
という人の話は1分で終わらない
「1分」のはずがどんどん話が長引き、結局仕事のジャマに
「すみません、1分間だけ話してもいいですか」
こんな台詞で、誰かから相談を持ちかけられた経験、あなたにもあるのではないでしょうか。あるいは、あなた自身が、上司や同僚に同様の言い方で話しかけているかもしれませんね。
わざわざ、会議や打ち合わせの時間をセッティングするほどではない相談事だから、「1分」という表現になるのでしょう。もっとも、相談を持ちかける側の本音としては、「少々、忙しくても1分だけ、と言えば仕事の手を止めて話を聞いてくれるはず」という目論見があるものです。
そして、大体において「1分」は守られません。「ちょっと1分いいですか？」と言ってきた相手が1分以内に帰る確率は1％未満というデータがあるくらいです。話しかける側は、あくまで聞いてもらいやすいからそう言っただけで、実ははじめから「1分」を守る気などないのかもしれません。いっそ、ストップウォッチで測ってみたほうがよいのかも！？
それでも、話がうまい人ならまだいいのですが、説明下手で何を言っているのかよく要領を得ない人からの相談事だと、じっくり聞いてもよくわからず、不明点を聞き返しても的確な返答をもらえず、結局10分経っても、20分経っても話が終わらないという羽目になってしまいます。
1分だと思って仕事の手を止めたあなたは、とんだ時間泥棒に遭遇したわけです。
「1分詐欺」にあったということです。
解決策
端的に、短い時間で話すメソッドとして有名なものに「PREP法」があります。
ひょっとしたら、聞いたことがあるかもしれません。あるいは、普段から心がけているという方もいるのではないでしょうか。
P＝ Point、R＝ Reason、E＝ Example、P＝ Pointの頭文字を取った方法で、話をわかりやすく、短く伝える鉄板の方法です。日本語で言えば「結論」「理由」「具体例や根拠」「再度の結論」です。
たとえば、「この商品は今後、重点的に販促すべきです。データでは、この商品の売り上げが当初の予想以上に伸びています。具体的には、ターゲットである30代女性に向けた広告予算を投下すれば、さらなる伸びが期待できます。ぜひ、この商品の販促に力を入れましょう」というイメージです。
先に結論を言ってもらってから、理由を説明してもらったほうが、聞く側としては効率的です。
結論の正否を判断するにしても、あるいはよりよい改善案を練るにしても、結論→ 理由のほうが考えやすいからです。
もし、相手が「1分だけ」と相談を持ちかけてきたら「まず、結論から話してくれないかな」と返してみるのが効果的です。
その結論を聞いて、もしも話が長くなりそうであれば、「すぐに終わらなそうだから、あとでミーティングの時間を設定したほうがいいと思う」と自分の都合に合わせて時間調整できます。急ぎの話であっても、結論をまず先に聞けば、対処もしやすいでしょう。
もちろん、あなたが誰かに相談する場合でも、「PREP法」は有効です。上司や仕事仲間にとっての時間泥棒にならずに済みます。
「PREP法」で端的に話してもらう
のべ800社以上、17万人を超えるビジネスパーソンの効率アップを支援。日常業務にひそむ「名もなきムダ仕事」の撲滅に注力する。
「株式会社クロスリバー」では、メンバー全員が週休3日・週30時間労働を継続。
著書に『AI分析でわかった トップ5％社員の時間術』『AI分析でわかった トップ5％リーダーの習慣』(ディスカヴァー・トゥエンティワン)、『世界の一流は「休日」に何をしているのか』（クロスメディア・パブリッシング）ほか多数。
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