本記事は、越川 慎司氏の著書『AI分析でわかった 仕事ができる人がやっている小さな習慣』（アスコム）の中から一部を抜粋・編集しています。
伝わりにくい資料が劇的に変わる、最初の3行と最後の1行の書き方
細かい文字がびっしり、10秒で読む気をなくす資料
真面目な人ほど、懇切丁寧な資料を作ってしまいがちです。
「ちゃんと、細かいところまで説明しなければ」という思いがアダとなって、かえって、「わかりづらい資料」を作ってしまうのです。
そんな資料では、1ページ目を見た瞬間に、相手は先を読む気を失います。
細かい文字がびっしりと詰まって「え、これ読まなきゃいけないの？」と、げんなりしますよね。単に読むだけではなく、大事なポイントを読み解き、自分の頭で整理するのはなかなかに疲れるものです。たとえるなら、どこに埋まっているかわからないお宝を探すようなものです。読むほうはイライラして、読もうとすることすらやめてしまうことになってしまいます。
パワーポイントの説明資料なら、先を聞く気がなくなって、まぶたがどんどん重くなる……。
資料の究極の目的は、「作ること」でも「提出すること」でもなく、「見た人を思いどおりに動かすこと」であると私は思っています。
見た人が、「これはわかりにくい」と思って、途中で興味をなくしたり、「最後まで我慢して読んだけど、結局、何をしたらいいの?」と思ったりするようでは、ただの紙くず資料になってしまいます。
そうならないためには、いったいどうしたらよいのでしょう。
解決策
ちなみに、パワーポイントの説明資料について調べた結果、78％の意思決定者は、たったの10秒で「これはわかりやすいプレゼン資料かどうか」を判断するという結果が出ています。
勝負は最初の10秒！ せいぜい、最初の3行です。
持ってまわった説明を続けて、最後の最後に結論がくる…… と、そんな資料にお付き合いしてくれる人はまれだということです。できるだけシンプルな資料が望ましいのです。もっとも、1行だけは少なすぎるかもしれませんが……。
私も、とっとと結論を言いましょう。
「読んだ人に動いてもらえる、わかりやすい資料」にするためには、次の2点を意識してください。
●最初の3行に、要点や結論が書いてある。
●最後には、「相手に求める行動」が書かれている。
2つ目の「求める行動」については、さらに、「それをやることで得られるベネフィット（利益や恩恵）」があれば、動いてくれる確率はさらに高まります。
資料で、誰かを動かしたいというのであれば、ぜひ、この2つを心がけてみてください。
のべ800社以上、17万人を超えるビジネスパーソンの効率アップを支援。日常業務にひそむ「名もなきムダ仕事」の撲滅に注力する。
「株式会社クロスリバー」では、メンバー全員が週休3日・週30時間労働を継続。
著書に『AI分析でわかった トップ5％社員の時間術』『AI分析でわかった トップ5％リーダーの習慣』(ディスカヴァー・トゥエンティワン)、『世界の一流は「休日」に何をしているのか』（クロスメディア・パブリッシング）ほか多数。
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