資料と会議は「やらなくていいこと」の温床
ただ、数が多いのはむしろ「組織的なこと」のほうでしょう。
中でも「資料」については数多くのムダが発生しがちです。「二度と使わない資料のファイリング」「誰も見ない議事録の作成」「誰も読まない業務レポート」……。関係各所や上司に「なくしてもかまいませんよね」とひと声かけて、なくしてしまうのが得策です。
また、会議の前にアジェンダをプリントアウトして置いておく、という企業は多いですが、資料が手元にあるとつい見てしまい、話を聞かない人が増加します。アジェンダの事前配布を廃止すれば、手間は省け、会議の集中力も上がり一石二鳥です。
もう一つ、ムダが多いのがその「会議」です。世の中には不要な会議があふれています。中でも「ただ報告を聞くだけの会議」や「発言しない人が多数いる会議」はほぼ、時間のムダ。
会議をなくすためには事前の根回しが必要ですが、無意味な会議にうんざりしている人は多く、意外とすんなりいくものです。ただし、「会議に出ることしか仕事のないおじさん」が抵抗勢力になることがあるので、ご注意を。
コロナ禍により会議が減ったかと思ったら、今度はリモートでムダな会議を継続しようとする人もいるそうですから、なかなか根深い問題でもあります。
やめるのが無理なら「絞り込む」「変える」
自分の業務をすべて書き出したら、それを点数化するのがいいでしょう。そして、点数の少ないものから、なくせないかを検討していくのです。
「やめる」のが難しそうなら、「絞り込む」「変える」という視点で考えてみると、発想が広がります。ムダな会議をゼロにはできなくても、「週1から月1に絞り込む」「資料の送付に変える」「情報共有は社内SNSの運用に変える」ことはできるかもしれません。
あるいは、「会議自体を意味のあるものに変える」という発想もあるでしょう。例えば、「リモート会議の単位を30分刻みにして効率を上げる」「アイデアを出し合う会議は各自事前準備をした上で共有。時間も30分など限定する」「決める会議は参加者を決裁者に絞る」といったように。
そうして、ムダな仕事にかけていた労力を、本当に必要な仕事にあてる。これが、40代の時間管理のスタートです。
大塚寿（エマメイコーポレーション代表）
(『THE21オンライン』2020年09月01日 公開)
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