上司はなぜ、意味のない会議をしたがるのか？
働く人にとってのストレス要因の一つに、職場の人間関係がある。コミュニケーションを円滑にし、無用な対立を避けるために、心がけておくべきこととは。産業カウンセラーの宮本実果氏によれば、とくに40代は人間関係でストレスを溜めやすい「ダメージ世代」だという。上司、部下それぞれとのストレスの少ない接し方について教えていただいた。
40代ビジネスマンは「ダメージ世代」!?
産業カウンセラーとして働く人たちの悩みを聞く中で、職場の人間関係やコミュニケーションについて最も頭を悩ませストレスを溜めているのは、現在30代後半～40代の世代だということを感じています。いわゆる「傷つきやすい若者」を部下に持つ気苦労に加え、上司からは無理難題が降ってくる、という状況です。ある意味、板挟みの「ダメージ世代」と言えるかもしれません。
この世代がしばしば抱くのは「他の世代に比べ、自分たちは損をしている」という感覚です。上司であるバブル世代と違って就職氷河期の苦しみを味わい、その後も不況下で閉塞感を覚えながら仕事をしてきました。
また、部下育成やマネジメントについても同様です。彼らが新人の頃は、怒鳴りつける上司がいたり、上司の顔色をうかがって仕事をしなければならない場面もあったでしょう。ところが、いざ自分が上司になると、少し強く言っただけで「パワハラ」と言われる時代に。さらに、プレイングマネジャーとして自分でも成果を出しつつ、部下にはきちんと仕事を教えることを求められています。理不尽だと感じる人が多いのもうなずけるでしょう。
部下への指示は5W1Hで具体的に
そうした不満を抱えつつ、日々現場で板挟みになっている40代が対人ストレスを軽減するには、どうしたら良いのでしょうか。
何よりもまず、上の世代と下の世代それぞれとの感覚の違いを把握し、適した対応をすることが重要だと考えます。
部下世代に対しては、「コミュニケーションの方法」を共有することが必要です。上司の断片的な言葉から指示内容を「察して」動いてきた四十代と違い、今の若手たちには手取り足取り教えないといけない、とまずは理解することです。
「『例の件』はどうなった？」「『あれ』、持ってきて」では、彼らには通じません。「AとBの資料を、いつまでに、何部」用意するよう指示し、その使用目的も明示する、というふうに、具体的に伝えることが基本です。
そしてもう一つ、40代がギャップを感じる若者の特徴に、「報連相の軽視」があります。彼らはメールなどのデジタルツールが発達した時代に育ったため、直接の会話による伝達の必要性をそもそも感じていません。重要事項であってもメールにCCをつけて転送すれば、それで報告完了としてしまうことも。
この感覚の違いを超えるには、上司自らが直接、報連相を行なって見せることが必要です。それにより、きちんと報告することで初めて伝わるということを肌感覚として知ってもらえます。
上司が「意味のない」会議を好む理由
一方で、上の世代に対してはどうでしょうか。
上司に関する悩みを語る中間管理職から頻繁に出てくるのが、「意味のない○○」というキーワード。出席義務のない報告会議になぜか招集される、メール一本で済むようなことについてわざわざ呼び出される……などです。
上司世代は「型」を重視する傾向にあり、意味がないと思われる会議にも、「一同に会する」という形に意味を見出しています。ここで「この会議は意味がない」「私は出席する必要がない」などと直接的に言ってしまっては、ことを荒立てます。納得ができないかもしれませんが、まずはその要求を満たすことに意味を見出して、ひとまず従いましょう。
そのうえで、徐々に角を立てない程度の働きかけをしましょう。会議冒頭に「この会議は、どのような目的で開催されているのでしょうか」と質問してみるのです。聞きづらければ、次回の日程を決める場面で、「この会議の内容は、メールで共有できそうですね」などと言ってみるのも良いでしょう。そうすると、実は集まる必要はなかった、ということに気づいてもらえるかもしれません。
ただし、「部長は顔を合わせて話すことを大事にされているのでしょうが、お忙しいと思いますので」などとひと言添えて、共感を示すのも忘れずに。
いったんこれらのルールを作ってしまえば、その後のコミュニケーションは格段にスムーズになります。
万一それでうまくいかなかったとしても、「伝えた」事実があるとないでは大違い。「部下は結局失敗したが、自分はきちんと具体的に指示した」「上司には却下されたが、言うべきことは言った」と思えれば、対人ストレスは少なくなるでしょう。
40代を悩ませる「上司」の対処法
・前時代的
・「型」を重視し、「意味のない会議」が好き
・朝令暮改が多い
→対処法は「『目的』をはっきりさせること」
旧世代は「型」を重視する傾向が強い。前例を踏襲すること、決まったプロセスを経ることを不可欠と考え、意味なく会議を開いたり、意味なく頻繁に呼びつけて報告させたりする。
そうした形式主義には、否定や異議ではなく「目的」を問うことが効果的。「何を目的にしていらっしゃるか、『教えていただけますか』」と、教えを請う形で聞けば波風は立たない。
また、いったん言ったことを「言っていない」と主張する「朝礼暮改上司」に対しては、証拠を残すのがベスト。小さなミーティングでも議事録を作る、口頭で指示を受けたら席に戻った後その内容を明記した確認メールを送る、などの対処をとれば万全だ。
40代を悩ませる「部下」の対処法
・細かく言わないと伝わらない
・常識が通じない
・傷つきやすい
→対処法は「『傾聴』スキルを使うこと」
「今時の若者は傷つきやすい」と言われるが、その根本にあるのは承認欲求。彼らは「わかってほしい」思いが満たされないと「傷ついた」と言い表わすのが特徴だ。
そんな若者には、傾聴ベースの接し方を。特に重要なのは失敗したときの質問の仕方だ。「なぜこうなった」と結果を問いつめるのではなく、「なぜそうしようと思ったの」と背景やプロセスを問うこと。とかく詰問調になりがちな「Why質問」が、相手の思いを汲む承認の言葉へと変貌する。
傾聴と言っても、「ひたすら聴くのみ」という聖人君子のような状態でいる必要はない。「私はこう思っていたんだ」「私もちょっとつらかったなぁ」など、自分の感情も適宜開示しよう。それによりストレスも軽減され、相互理解も深まる。
宮本実果（みやもと・みか）産業カウンセラー／MICA COCORO代表
1975年、北海道生まれ。フリーアナウンサー、鉄道企業本社広報、人材開発コンサルタントなどを経て、産業カウンセラーとなる。2007年、MICA COCOROを設立。パーソナルセッションやセミナー、企業研修を行なう。15年より、ビジネスパーソンのための社内外で通用するコミュニケーションスキル講座「ネクストステージプロジェクト」をプロデュース。著書に、『仕事は人間関係が9割』（クロスメディア・パブリッシング）がある。(取材・構成：林加愛)(『
The 21 online
』2017年3月号より)
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