(2)「タスクばらし」をして見積もりをする

やるべき作業がわかれば、次は、それをタスクに分解します。その作業をするところを具体的に想像しながら、やることを順番に書き出していくのです。

すると、「ここは確認しておかないといけないな」「これが問題になりそうだ」などということもわかってきますから、しかるべき人に事前に相談をすることもできます。

タスクは、自分が1～2時間でできる大きさにまで分解しましょう。同じ時間でできることは人によって違いますが、ここで重要なのは作業にかかる時間を見積もることなので、あくまで「自分が」1～2時間でできる大きさにしてください。

(3)優先順位を整理する

タスクに分解できたら、それらに優先順位をつけます。「書き出したタスクを、本当に全部やらなければならないのか」を確認するためです。有名な「パレートの法則」というものがあるように、本当にやらなければならないタスクは、全体の2割程度しかないものです。

優先順位をつけるというと、「高」「中」「低」に分類する方法が一般的だと思いますが、これはお勧めしません。というのは、ほとんどのタスクに「高」をつけてしまうからです。

では、どうするのかというと、優先順位が高いものから低いものへと、1番から順番に、タスクを並べるのです。そうすれば、何も考えなくても、そのリストの上から順番に手をつけていけばいいだけになります。