請求書の電子化、簡単にする方法
ではどのように請求書の電子化を進めればいいのだろうか。
WordやExcelで作成した請求書をPDF化するのが最も手っ取り早いが、その場合、請求書のデザインが担当者によってバラバラになりやすい注意点もあり、企業全体で1種類のクラウドサービスを利用するのが得策だ。
クラウド型サービスの導入が手っ取り早い
すでにデジタル請求書を発行できるさまざまなクラウドサービスが登場している。デジタル請求書に特化したサービスだけではなく、経費管理や決算書類の作成などもできるサービスもあり、業務の効率化に向けてこのようなサービスの導入を検討したいところだ。
一般的にこれらのクラウドサービスは、初期費用に加え、月額で定額料金が発生していく。利用するユーザー数や請求先の登録数などによって料金が変わるケースが多い。
既存の管理システムからの移行の手間を確認
すでに会社で独自の経費管理システムを使用している場合、新たに利用を検討しているクラウドサービスへの移行の手間を、導入前に確認するようにしよう。利用を検討しているクラウドサービスのサポート窓口に相談してみるのがいい。
取引先に対する連絡・確認も必須
請求書を電子化できる環境が整ったあとは、取引先に請求書の送付形式について確認するようにしよう。取引先によっては、従来通り、紙の請求書の送付を希望する場合もある。相談なしにいきなり請求書を電子化して送ると、先方の心証を悪くする可能性がある。
自社が時代に取り残されないように
請求書の電子化に対応しておくことは、企業としてはもはや必須のことと言える。脱FAXや脱ハンコの流れも今後どんどん進んでいくとみられる中、経営者として自社が時代に取り残されないよう注意しよう。
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文・岡本一道
