管理会社を変更する際の注意点や手順とは？管理会社の選び方も解説

不動産投資の収益率を高める方法として、管理会社の見直しがあります。適切な管理会社を選ぶことができれば、空室リスクの軽減にもつながります。

本コラムでは、管理会社の変更を検討すべきパターンや、変更に伴うリスク、管理会社の選び方について、詳しく解説します。また、管理会社を変更する際の流れや、変更時の注意点も解説します。

管理会社の変更を検討するパターン3つ

管理会社の変更は入居者にも影響を及ぼすため慎重な判断が必要です。そこで管理会社の変更を検討すべきパターンを3つ紹介します。

以下に紹介する原因に当てはまる場合には、物件の収益性を大きく改善できる可能性もあるため、早急に管理会社の変更を検討することをおすすめします。

• 空室が3ヵ月以上続いている
• 管理費用がサービス内容に見合っていない
• 管理会社の不正行為が発覚した

空室が3ヵ月以上続いている

賃貸物件において空室が長期間続くことは、物件の収益性に直接的な打撃を与える大きな問題です。例えば3ヵ月以上にわたって空室の状況が続く場合、単純計算で年間25％の賃貸収入が失われることとなり、年間のキャッシュフローが赤字となる危険性が高くなります。

このような状況では、管理会社の空室対策や対応力を改めて評価しなければなりません。特に、広告戦略や入居者募集のスピード、現地案内の対応が適切か判断するポイントになります。

また、物件の魅力を高めるためのリフォームの提案や市場動向に基づいた家賃設定の提案が適切に行われているかも重要な評価基準となります。

もし管理会社によるこれらの対応に遅れや不足がある場合は、管理会社の変更を検討することで、空室問題の改善が期待できます。

管理費用がサービス内容に見合っていない

管理会社から提供されるサービス内容と費用とが釣り合わない場合には、管理会社の変更を検討しましょう。例えば、管理会社や担当者に不満がある場合・より質の高いサービスを受けたい場合や、追加料金が頻繁に発生するようであれば、費用対効果を疑問視すべきです。

費用対効果が原因で管理会社の変更を検討する際には、現在の管理会社が提供しているサービス内容を細かく見直し、他社がどのような内容でどの程度の料金を提示しているかを比較することが必要です。

費用対効果が見合っている、または費用対効果が高い管理会社に変更することは、オーナーの負担を軽減するだけではなく、物件の価値を向上させることにもつながります。

管理会社の不正行為が発覚した

管理会社が不正行為を行っていることが発覚した場合、直ちに契約の解除を検討しましょう。不正行為には、架空請求や無断での費用請求、さらには入居者に対する不適切な対応などが含まれます。

このような行為が確認された場合、契約を継続することは物件の評判に悪影響を及ぼすリスクが高まります。例えば、入居者からのクレームが増加することで、物件の魅力が低下し、結果として空室率が上昇する可能性があります。

また、単に契約解除を行うだけではなく、損害賠償請求も含めた法的措置が必要となる場合もあるため、状況に応じて弁護士などの専門家にも相談しましょう。

管理会社を変更するリスク3つ

管理会社を変更する主なリスクを3つ紹介します。管理会社の変更がかえってトラブルを招くことを防ぐためにも、事前にしっかりとリスクを把握しておきましょう。

• スムーズに引き継ぎが行われないことがある
• 契約内容が悪化する可能性がある
• 家賃保証会社との契約が終了となる

スムーズに引き継ぎが行われないことがある

管理会社を変更する際には、情報共有の不足や引き継ぎ手続きの不備によって混乱が生じるリスクもあります。

特に、過去の入居者対応や物件の修繕履歴など、重要な情報が新しい管理会社へ正確に伝達されない場合、入居者からのクレームや対応の遅れが発生する可能性があります。これにより、オーナーの負担が増えるだけでなく、入居者満足度の低下を招く恐れもあります。

また、将来物件を売却する場合にそれまでの修繕履歴などを買主から求められる可能性もあり、それを提示できないことで売却がスムーズに行かなくなる場合もあります。

そのため管理会社の変更にあたっては、必要な情報を整理し、円滑な引き継ぎを行うための準備が欠かせません。また、新しい管理会社との間で明確なコミュニケーションを取ることも重要です。

契約内容が悪化する可能性がある

管理会社の変更に伴い、新たに結ぶ契約内容が以前よりも不利になる場合があります。

例えば、管理費用が安い会社に変更した結果、サービスの質や範囲が低下してしまうケースが挙げられます。また、入居者対応の遅れや修繕手配の不備が増えることで、物件の管理状態が悪化し、結果的に収益性が損なわれる可能性もあります。

加えて、新しい管理会社の契約条件を十分に確認せずに変更すると、隠れたコストや不明瞭な契約条項が後になって問題になることもあります。そのため、管理会社を選ぶ際には、費用だけでなくサービスの質や契約条件の詳細を慎重に比較検討するようにしましょう。

家賃保証会社との契約が終了となる

管理会社の変更により、家賃保証会社との契約が終了するケースもあります。この場合、新たに保証会社と契約を結ぶ必要があり、手続きの手間や追加のコストが発生することになります。

また、以前の保証会社と同等の条件で契約を結べない場合、家賃回収リスクが増加することも懸念されます。

これらのリスクを防ぐためには、事前に家賃保証会社との契約条件を確認し、管理会社変更後の対応について計画を立てておくことが重要です。

新しい管理会社を選ぶ際のポイント3つ

ここでは、新しい管理会社を選ぶ際に気をつけたい3つのポイントを解説します。管理会社を何度も変更することは入居者に対しても混乱をもたらすため、何度も変更することがないよう、信頼できる管理会社をしっかりと見極めることが重要です。

• 管理会社に求めることを明確にする
• 複数社を比較検討する
• 管理手数料だけで選ばない

管理会社に求めることを明確にする

新しい管理会社を選ぶ際には、まずオーナー自身が管理会社に求める条件や役割を明確にすることが重要です。

管理会社にはそれぞれ強み・弱みがあるため、事前に条件や役割を明確にしておくことで、新しい管理会社の候補を絞り込む際の参考となります。

また、「家賃設定や空室対策に積極的に関与してほしい」など、オーナーの要望を事前にリストアップしておくことで、管理会社側にとっても、どのようなサービスを提供すべきかが明確になります。

複数社を比較検討する

新しい管理会社を選ぶ際には、複数の管理会社を比較検討するようにしましょう。

候補となる管理会社が提供するサービス内容や料金体系、過去の実績を詳しく調査し、リストアップした希望を満たすか確かめましょう。できれば、管理会社から過去の実績について数字ベースでの説明を受けることをおすすめします。

また、口コミや評判も重要な情報源となります。他のオーナーからの評価を参考にすることで、実際のサービス品質をより正確に把握することができます。

このように、多角的な視点で管理会社を評価することで、管理会社選びに失敗するリスクを下げることができます。

管理手数料だけで選ばない

新しい管理会社を選ぶ際に注意すべきポイントの一つは、管理手数料だけで判断しないことです。

管理手数料が安い場合、コスト削減のメリットがある一方で、サービスの質が低下するリスクも伴います。例えば、安価な管理会社に変更した結果、空室率が増加したり、修繕対応が遅れたりすることで、収益性が損なわれる可能性があります。

また、手数料が安いからといって、それが必ずしもトータルコストの削減につながるとは限りません。管理手数料と提供されるサービスや過去の実績をみてバランスのとれた管理会社を見極めることが重要です。

管理会社変更の流れ・手順

以下からは、特にワンルームやアパートなど比較的小規模な物件を対象とした管理会社変更の流れについて解説します。

• 現在の管理会社の問題点を整理する
• 現在の管理会社の契約期間・解約方法・違約金を確認する
• 新しい管理会社の選定・比較を行う
• 現在の管理会社を解約する
• 新しい管理会社と契約を結ぶ
• 入居者に管理会社の変更を報告する

現在の管理会社の問題点を整理する

まず、現在の管理会社に関する課題を明確にすることが重要です。

入居者対応の遅れや清掃の不備、費用対効果の低さなど、現状の問題点を具体的に洗い出し、それに基づいて新たな管理会社に期待する改善点を整理します。

この段階で、何を優先的に改善したいのかを明確にすることで、次のステップで適切な管理会社を選定しやすくなります。

現在の管理会社の契約期間・解約方法・違約金を確認する

次に、現在の管理会社との契約内容をしっかりと確認しましょう。

管理会社によっては、契約期間の縛りや解約のタイミングが指定されている場合があるため注意が必要です。具体的には、「解約の3ヶ月前までに書面で通知すること」などの条件が設定されています。

契約期間中の解約の場合、違約金が発生することもあるため、解約を検討した際には事前に現在の管理会社との契約内容をしっかりと確認し慎重に進めましょう。

新しい管理会社の選定・比較を行う

新しい管理会社を選定する際には、複数の候補から提案を受け、費用やサービス内容を比較検討します。

管理会社ごとに費用もサービス内容も異なります。管理手数料、提供するサービスの範囲、実績や評判など、多角的な視点で比較することがポイントとなります。また、物件の特性に合った柔軟な対応が可能かどうかを確認することも大切です。

現在の管理会社を解約する

新しい管理会社が決まったら、現在の管理会社に解約通知を出します。あらかじめ確認しておいた通知方法・手続きに従い、適切に対応することが重要です。

また、解約後に必要となる書類やデータの引き継ぎを円滑に進めるための準備も忘れずに行いましょう。この引き継ぎが不十分だと、新しい管理会社での運用がスムーズに進まない場合があるため、細部まで注意を払うことが求められます。

新しい管理会社と契約を結ぶ

次に、新しい管理会社と契約を結びます。この段階で、管理業務の詳細や費用、対応範囲について、再度綿密に確認することが重要です。

契約書の内容をしっかりと精査し、双方が合意すれば、正式契約を結びます。また、契約時に入居者情報や物件の詳細データを新しい管理会社に共有し、迅速に運用を開始できるように協力しましょう。

入居者に管理会社の変更を報告する

最後に、入居者に対して管理会社変更を通知します。

通知が遅れてしまうと、家賃の支払いが遅れたり、入居者からの問い合わせが前の管理会社にいってしまったりするため、変更後の管理会社と協力し、早めの段階で書面による通知を行うことをおすすめします。

管理会社を変更する際の注意点

最後に、管理会社を変更する際の注意点を2つ紹介します。管理会社の変更は、オーナーとの関係だけではなく、入居者やローンの借入先に対しても影響を与えるため、丁寧に説明することが重要です。

• 入居者への通知・振り込み口座の変更が必要となる
• ローンの借入先金融機関にも変更を伝える

入居者への通知・振り込み口座の変更が必要となる

管理会社を変更する際には、入居者への通知や家賃振込先の変更手続きを必ず行う必要があります。

特に入居者が家賃を間違った口座に振り込んでしまうリスクを防ぐため、変更内容を速やかに通知することが求められます。

また、通知には振込先口座の新旧情報だけでなく、変更理由や新しい管理会社の連絡先を明記することで、入居者の混乱を最小限に抑えることができます。

管理会社の変更は入居者の生活に大きな影響を及ぼすため、説明手続きを丁寧に行うことで、入居者からの信頼を維持し、トラブルを未然に防ぐように気をつけましょう。

ローンの借入先金融機関にも変更を伝える

管理会社の変更は、物件の運営に関する重要な決定であり、場合によっては収益性に影響を与える可能性があります。そのため、物件購入時に融資を受けた金融機関にも、管理会社変更の事実を伝えることが重要です。

金融機関は物件の運営状況を重要視しているため、管理体制の変更が適切に行われていることを説明することで、信頼を損ねるリスクを軽減できます。また、新しい管理会社が実績や専門性に優れていることを説明すれば、金融機関との関係がより良好になることも期待できます。

このような対応は、将来的に追加融資を希望する際にも、プラスの影響をもたらす可能性があります。

不動産投資ローンの借り換えも検討しよう

管理会社の変更がコスト削減を目的としている場合には、同時に不動産投資ローンの借り換えも検討することをおすすめします。

ローンの借り換えにより金利負担を減らすことができれば、物件運用全体のコスト効率をさらに向上させることができます。

ローンの借り換えを検討する際には、借り換え先の金融機関の金利条件や手数料、そして借り換えによる総返済額の変化を慎重に比較することが重要です。また、借り換え手続きには時間がかかる場合もあるため、管理会社変更とタイミングを合わせて計画的に進めることが求められます。

さらに、借り換えにより浮いた資金を物件のメンテナンスや新しい管理会社の導入費用に充てることで、運用効率を最大化することも可能です。

借り換えに必要な手数料や、借り換えのメリット・デメリットについては、こちらの記事で詳しく解説していますので、参考にしてください。

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（提供：manabu不動産投資 ）

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