本記事は、飯田 剛弘氏の著書『仕事は「段取りとスケジュール」で9割決まる！』（明日香出版社）の中から一部を抜粋・編集しています。
「がんばっている」という言い訳をやめる
がんばっているけど、いつもギリギリになる。やることが多すぎて、ついつい先延ばししてしまう。そんな状況になっていませんか？
しかし、本当に仕事量が多いことが原因でしょうか。あなたの上司や先輩があなたの仕事をやったとしたら、ギリギリになると思いますか？
もし違うのであれば、具体的に何が違うのか、遅くさせる原因は何なのかを突き止めなくてはなりません。
現状を変えたい、あるいはできる人になりたいと思うのであれば、自分のほうに原因があると考えると対策や改善がしやすくなります。
他人や自分以外のことを変えるのは、自分を変えることより遥かに困難です。変な感情にとらわれず、合理的に考えてみてください。
あなたの仕事が遅くなる原因は何でしょう。
その原因のひとつは、「仕事がわからない」というものです。つまり、その仕事をするために必要な知識や能力がないのです。
そもそもその仕事で何をやるべきか、何を求められているかがわからない。結果として、不安や疑問だけが先行して、何も進まない。そんなことはないでしょうか？
これは、知識や経験が少ない人に多いパターンです。
対策としては、上司やわかる人にまず相談をすることです。足りないことを学びながら、少しずつ進めていくしかありません。最初から完璧を求める必要はないのです。
他の原因として、「自分で抱え込む」ことが考えられます。
このケースは、自分のほうが周りの人よりもわかっているときに起こりやすいです。自分のほうがわかっているという理由で、他の人にお願いすることなく、何でもかんでも自分でやろうと抱え込みます。
実はこちらのほうが性質が悪い。このパターンの人は完璧を目指そうとします。ミスや漏れがないかの確認に必要以上に時間をかけます。自分のこだわりで、なるべくいいものを作ろうと、ギリギリまで手を加えます。結果として、仕事が遅くなってしまうのです。
これは、高品質を求める、典型的な日本人の働き方です。
その仕事には何が求められているのかを明確にしましょう。数値や図を活用して完成基準を具体化することで、他の人への協力依頼もしやすくなります。
すべてを自分で抱え込まなくてもすむようになります。
なお、「がんばっている」や「忙しい」と言い訳をする人は、他人からの評価を落としています。
「がんばっている」や「忙しい」は主観的に感じることです。これが、口癖になっているのであれば、今すぐにやめるべきです。
感情的に判断せずに、合理的に考え、実行するよう心がけることが大事です。
余裕があっても締め切りギリギリになるのが仕事
「本来ならば、20、30分で終わるような仕事が１時間もかかってしまった」
『「今日中にプレゼン資料を完成させればいい」と、午前中は余裕を持っていたのに、夕方になっても終わらず、結局残業することになった』
このような経験はありませんか？
実を言うと私たち人間は、「時間やお金をある分だけ使ってしまう」という習性があるのです。これを「パーキンソンの法則」と言います。
パーキンソンの法則は、イギリスの歴史学者・政治学者であるシリル・ノースコート・パーキンソンが提唱した法則で、英国の官僚制を観察した結果に基づいて生まれました。
「役人の数は仕事の量とは無関係に増え続ける」このことから、「仕事の量は、完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する」という法則ができたのです。
要するに、無意識に仕事をすると、ついつい期限までの時間をすべて使い切ってしまうのです。
つまり、締め切りまでに余裕がありすぎると、プレゼン資料を作成する場合なら、見た目にこだわりすぎたり、関係ない情報まで調べたりして、時間を浪費してしまうのです。
結果、気づいたら、締め切りギリギリになっているのです。
本当に必要なものだけに時間を使うよう、コントロールすることが重要です。
まずは必要な作業を特定し、作業時間を見積もり、少し厳しめの期限を設定することです。その際、各作業工程の節目であるマイルストーンを設定すると進捗も管理しやすくなります。また、万が一に備えて空き時間を別途設ける必要はありますが、不測の事態が起こったとき以外には使いません。
はじめから期限に余裕を持たせて、本質的でないことに時間をとられるのはもったいない。ムダなことをやるよりも、必要な作業をいかに早く終わらせるかを考えるほうが大事です。
時間とのつき合い方を疑うと仕事がラクになる
ギリギリになる仕事の習慣は、根性や気合、やる気では克服できません。
あなたは、すでに気づいているはずです。心の中で「アタフタしたくない」「バタバタしたくない」「ギリギリになりたくない」「時間をうまく管理して、早く仕事を終わらせたい」などと思っているのに、「面倒くさい」「なんとかなる」という弱い自分が出てきてしまうことを。
良くないと頭ではわかっているのに、なぜかわからないけれども、何度も何度も同じ過ちを繰り返してしまう。要するに、自分を変えることは、それほど簡単な話ではありません。
むしろ、自分の性格や癖をいきなり変えようとせず、時間管理の観点から、仕事の進め方や環境や仕組みに目を向けましょう。
何に時間を使っているのか、なぜ時間がかかるのか、まずは自分の時間の使い方を検証することが大事です。現状をしっかりと認識すれば、間違った努力を避けることができます。
今までの根性論とは違い、事実をもとに時間に対する考え方や環境を変えるのです。
時間とのつき合い方やスケジュールの組み方を改善し、行動も変えれば、期限よりも前に仕事が終わります。ギリギリにならずに早く終わらせる行動が成功体験となり、これを積み重ねていくことが嬉しくなります。
行動が習慣化すれば、頭で考えたり決めたりするような精神的な疲労や負荷が軽減されるので、行動をはじめること自体がラクになります。すると行動が早くなり、さらに成果を出していくという好循環が生まれるのです。
さらには、成果を出す行動をしている自分が好きになっていきます。
一般社団法人中小企業AI活用協会代表理事
一般社団法人ライフウィズスポーツ協会理事
愛知県生まれ。南オレゴン州立大学卒業後、インサイトテクノロジー入社。インド企業とのソフトウェア共同開発プロジェクトに従事。その傍ら、プロジェクトマネジメント協会（PMI）の標準本を出版翻訳。
マーケティング担当になってからは、データベース監査市場でシェア1位獲得に貢献(ミック経済研究所)。外資系企業のFAROでは、日本、韓国、東南アジア、オセアニアのマーケティング責任者を務める。ビジネスファイターズ合同会社を設立。
現在は、マーケティングやAI活用のコンサルティングやアドバイザー、講演研修を行いながら、公的機関や民間企業や団体で、プロジェクトマネジメントやスケジュール管理の研修など、人材教育にも力を入れている。また、中小企業AI活用協会の代表理事として、AIの普及にも尽力し、中小機構やあいち産業振興機構などの公的機関で経営相談も行う。
著書に『PMBOK対応童話でわかるプロジェクトマネジメント』（秀和システム）など7冊ある。
※画像をクリックするとAmazonに飛びます。
- 完璧主義より段取り力、「早く終わる人」の思考法
- 仕事の効率は「時間割」で決まる！ ムダをなくす「情報整理」の極意
- 段取り9割！ デジタルカレンダーで仕事の流れを完全攻略
- 評価が上がる人は、締め切りを“前倒し”で考える
- 無駄な時間に振り回されないために必要なこと
- 仕事効率爆上げ「タスク置き場」整理術とは
- 自分の遅さを認めた人がデキる人に変わるスピード感覚UP術
