いきなり改善策を出すな！ 進捗管理で見るべき5つの順番

本記事は、横山 信弘氏の著書『正しく立てて成果につなげる 目標達成の全スキル』（日本実業出版社）の中から一部を抜粋・編集しています。

(画像=yumeyume/stock.adobe.com)

進捗管理で迷わないための正しい5つのステップ

進捗管理で迷わないためには、正しい手順を踏むことが欠かせません。目標から改善策までを一貫して判断するための「5つの基本ステップ」を紹介します。

正しいステップを踏んでいこう

現状を測る「ものさし」を手に入れたら、正しい進捗管理のステップを押さえましょう。
会議やセルフチェックの際は、必ず次の5ステップで進めてください。1つでも飛ばすと、正しい判断ができなくなります。

1. 目標（中間目標）を確認する
2. 現状を確認する
3. ギャップを確認する
4. 進捗を確認する（予測する）
5. 改善策を考える（ギャップがあれば）

【1】 目標（中間目標）を確認する
いきなり現状確認からスタートせず、まずはゴール（基準点）の再確認をします。目標に焦点を合わせるためにもこのプロセスは不可欠です。
例：今期の売上目標は4,000万円です
ここがブレていると、現状との比較ができません。

【2】 現状を確認する
先ほどの「3つのものさし（量・プロセス・レベル）」を使って、事実を確認します。
例：現在の売上は2,200万円です
例：B社に対しては比較表を提出している段階です
例：講師のスキルは、まだ社内勉強会で通用するぐらいと評価されています
たったこれだけのことですが、この確認がなければ正しい比較はできません。

【3】 ギャップを確認する
現状を確認したら、次に「どれくらい目標と離れているか」をチェックします。目標と現状を照らし合わせることで、自然とギャップが見えてきます。
例：目標4,000万円に対し、現状は2,200万円。1,800万円のギャップがあります
例：目標は先月末までに内示をいただくことでしたから、現状がB社に比較表を提出している段階ですので、2フェーズほど遅れています
例：来月中に、社内勉強会で通用するぐらいの講師スキルを身につけることが目標でしたから、順調にスキルアップできています
このギャップ（差分）を直視することが、進捗管理の肝。

ここまで(1)目標、(2)現状、(3)ギャップを短いフレーズで、明快に言葉にしましょう。単なる事実（ファクト）を言うだけでいいのです。不要な意見や自分の考えなどを披露しないよう気をつけます。

【4】 進捗を確認する（予測する）
ここではじめて自分の意見や考え（未来の予測）を口にします。
例：あと5か月。今のペースだと着地見込みは3,800万円で、未達になりそうですあるいは、
例：大口の契約が来月に入る予定なので、このギャップは埋まる見込みです
現状とギャップを把握しているからこそ、精度の高い予測ができます。

【5】 改善策を考える
ギャップが埋まらないと判断した場合、具体的な対策を打ちます。
例：今月のイベント集客に力を入れ、商談を1.5倍にします
例：B社への提案プランを見直して、2か月前倒しで受注を目指します
ギャップを埋めるために、“何を・いつ・どれくらい”変えるかを決めます。

進捗管理の正しい5つのステップ

(画像=正しく立てて成果につなげる 目標達成の全スキル)

手順ごとに意識すべき表現とは？

5つのステップ、それぞれの表現をまとめます。会議で進捗管理するときも、表現さえ統一できたら比較的スムーズにできるはずです。

（1） 目標（中間目標）を確認する➡ 客観的な数字
（2） 現状を確認する➡ 客観的な数字
（3） ギャップを確認する➡ 客観的な数字
（4） 進捗を確認する（予測する）➡ 主観的な意見
（5） 改善策を考える（ギャップがあれば）➡ 論理的な打ち手

進捗管理の仕組みに応用する

また、進捗管理の仕組み（ツール）も、このような手順を意識して作ると、より効果的です。

ExcelやGoogleスプレッドシートで進捗管理表を作るときは、この5つのステップをそのまま列見出しにして設計すると便利です。

進捗管理をするのに、多機能な情報システムは必要ありません。「目標・現状・ギャップ」が一目で見えることが、優れた管理ツールの条件です。個人で進捗管理するのであれば、手帳やノートでも十分にできます。

ここで紹介した「5つのステップ」を順番通りに踏むだけで、進捗管理は「感覚の議論」から「行動を変える判断」へと確実に進化します。

Point
☒ 5ステップの順序を守る
☒ いきなり「改善策」や「言い訳」から始めない
☒ 「ギャップ（差分）」を明確にすることが、アクションの起点になる

横山 信弘（よこやま・のぶひろ）

株式会社アタックス・セールス・アソシエイツ代表取締役会長。企業の現場に入り、目標を「絶対達成」させるコンサルタント。最低でも目標を達成させる「予材管理」の理論を体系的に整理し、仕組みを構築した考案者として知られる。15年間で3,000回以上の関連セミナーや講演、書籍やコラム、昨今はYouTubeチャンネル『予材管理大学』を通じ「予材管理」の普及に力を注いできた。NTTドコモ、ソフトバンク、サントリーなどの大企業から中小企業にいたるまで、200社以上を支援した実績を持つ。『日経ビジネス』『東洋経済』『PRESIDENT』など、各種ビジネス誌への寄稿、多数のメディアでの取材経験がある。メルマガ「草創花伝」は3.8万人超の企業経営者、管理者が購読する。著書は『絶対達成マインドのつくり方』『絶対達成バイブル』など「絶対達成」シリーズを含む26冊。累計50万部超。多くは、中国、韓国、台湾で翻訳版が発売されている。

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