手帳には、使う人それぞれの趣味趣向があります。あなたも、これまで使っていた手帳のタイプにこだわりがあるかもしれません。しかし、ビジネスにおける手帳の選び方・使い方には法則があります。効率ときめ細やかなスケジューリングを目標にすると、どんな手帳が最適なのかということを学んでいきましょう。
(本記事は、伊庭 正康氏の著書『
会社では教えてもらえない 仕事が速い人の手帳・メモのキホン
』すばる舎(2016年11月22日)の中から一部を抜粋・編集しています)
大きな手帳で「記録」できる面積を増やそう
こんな質問を受けることがあります。
「手帳は大きいほうがいいのか? それとも小さいほうがいいのか?」
答えはシンプルです。何事も大は小を兼ねると言われるように、時間の達人を目指すのなら、大きな手帳が正解です。もちろん、多少ではありますが、カバンは重くなりますし、スペースもとることでしょう。でも、「ワンストップ」で管理できることは何よりのメリットです。
「あの件、どこに書いたっけ?」と探すことがなくなるのは、捨てがたい大きなメリットです。たとえば、会議の予定を書き込むとしましょう。会議室の場所、参加人数、会議の際に確認をしておきたいことがあるなら、忘れないよう「**の質問」と、手帳に記した予定の箇所にコメントを添えておきます。
手帳のサイズはA5(14・8センチ×21センチ)程度の大きさがベスト。ストレスなくコメントを書き加えることができます。これより小さいサイズの手帳だと、コメントを書くスペースが狭く、ストレスになります。
また、こんな質問も受けます。
「ビジネス手帳を1年ごとに買い替えたとき、電話帳はどうするの?」と。この質問の背景には、せっかく書いた電話帳のデータを新しい手帳に移せない、といったことがあります。これも答えはシンプル。「脱着できる」ものを選べばいいのです。そうすれば、新しい手帳に移管できます。
でも、さらにアドバイスをするなら、電話番号はセキュリティの観点からもスマホに登録しておいた方が安全です。もし、手帳を落としたら個人情報の流出になってしまいます。記憶ではなく記録に頼るためには、どんなささいなことでもメモするスペースのある、大きな手帳を選ぶのが絶対に正解です。
全体を俯瞰できる「一週間型バーチカル」のススメ
手帳を選ぶ際には、基本的には、使いやすいものを選ぶわけですが、時間の達人を目指すなら、曜日ごとの予定を時間ごとに記入できる「1週間タイプのバーチカル型」がオススメです。
「バーチカル」とは「垂直」という意味です。縦方向に1日の時間、横に曜日が並んでいます。
これをオススメする理由は次のふたつ。
① 俯瞰できるので、どこが埋まっていて、どこに余裕があるのかが、一瞬で地図のように分かる
② 余白や、予定の箇所にメモを自由に書ける
実は、今週、来週、再来週の「余裕」を一瞬で把握することができるメリットは、極めて大きいのです。たとえば「来週の水曜と木曜に合計5時間の余裕がある。この間に企画書を5本作成してしまおう」といったように、時間単位で先の見通しを立てられるようになるわけです。
もちろん、マンスリータイプや1日タイプといった手帳もあり、そちらのほうが使いやすいと言うこともあるでしょう。でも、俯瞰できないので「余裕」を一瞬で把握できません。社会人として時間の達人を目指すなら、現在と未来を時間単位で俯瞰できる1週間バーチカル型に軍配が上がります。
まず最初は、「1週間タイプのバーチカル型」からスタートするのが間違いのない選択です。
先読みスキルで「3週間先」を見通すワザ
「先を見据えて仕事をせよ」と言われますが、なかなか難しいものです。今が忙しいのに、先を考える余裕なんてないのが現状ではないでしょうか?
これも手帳を使って「3週間単位」で予定を立てることで、自然と先読み力が鍛えられます。予定を書き込むときに、3週間先の予定が空白にならないよう、次の展開を予想して強制的に予定を入れるようにするのです。
たとえば、お客様に商品を納入するとしましょう。本来は、予定に「納入」のことだけを記せばいいのですが、3週間単位でムリヤリにでも埋めていくとなると、こうなります。
・お客様に新商品を納入《今週の水曜》
・お客様の職場での評判を確認《来週の水曜~金曜》
・確認したお客様の声を上司に報告《再来週の水曜》
このように、次の展開を想像し、予定に記していかねばならなくなります。そうすることで先読み力が自然と高まります。さらにつけ加えると、3週間先までをあらかじめムリヤリにでも考えると、とてもきめ細やかな人になれる効果があります。「その先」のことを常に考える習慣が身につくのです。
たとえば、お客様に提案書を渡したとしましょう。すると、ここから先の3週間の出来事をイメージすることになります。「誰が決裁するのか」「どこでどのように決めるのか」と、今までは考えていなかったことをイメージする習慣が身につき、「提案書を渡して終わり」ということがなくなるわけです。
ぜひ、「3週間単位」で予定を組む方法にトライしてみてください。こうすることで、次々と入る業務に翻弄されることはなくなりますし、とても気配りのできる人になれること間違いなしです。
伊庭 正康
1991年リクルートグループ入社。営業としては致命的となる人見知りを4万件を超える訪問活動を通じ克服。リクルート社においても珍しいとされるプレイヤー部門とマネージャー部門の両部門で年間全国トップ表彰4回を受賞、累計表彰回数は40回以上。その後、営業部長、(株)フロムエーキャリアの代表取締役を歴任。2011年、(株)らしさラボを設立。営業リーダー、営業マンのパフォーマンスを飛躍的に向上させるオリジナルの手法(研修+コーチング)がリーディングカンパニーの目に留まり、年間260回の営業研修、営業リーダー研修、コーチング、講演を行っている。リピート率は91%。また、ストレスコーピングコーチとして、ビジネスパーソンのメンタルタフネス強化の支援も行っている。近著には、『苦手な人がいなくなる(中経出版)』『強いチームをつくる!リーダーの心得(明日香出版社)』など多数。その活動は、日本経済新聞、日経ビジネス、など多数のメディアでも紹介される。
