｢何を、誰が、いつまでに」を明確にせよ
(画像=THE21オンライン)
「長時間話し合ったが、何も結論が出ないまま時間切れになってしまった……」
日本の企業や組織でよくある「不毛な会議」はどうすれば避けられるのか。
『孫社長の締め切りをすべて守った 最速！「プロマネ」仕事術』などの著作がある元ソフトバンク社長室長・現トライオン代表取締役の三木雄信氏に、その防止策をうかがった。
会議を開く以上は必ずその場で結論を出し、終了したらすぐ行動に移れるようにしたいものです。そこで本稿では、〝即行動〝につながる会議のコツを五つ紹介しましょう。
即行動につながる会議のコツ(1)
●物事を決めるのに必要な「権限」と「情報」を持った参加者を揃える
物事を意思決定するには「権限」が必要です。また、判断を下すための材料となる「情報」も不可欠です。
よって、一度の会議で結論を出すには、必要な権限と情報を持った出席者を揃えなくてはいけません。
つまり、会議に誰を呼ぶかがカギだということです。
「この件は、情報システム部門と営業部門とコンプライアンス部門の部門長が揃わないと判断できない」 「この件は、外注先のシステム会社から情報をもらわないと判断できない」
このように、「結論を出すにはどんな権限と情報が必要か」を考え、そこから逆算して出席者を決めてください。
必要な人物が一人でも欠ければ、その会議の時間はムダになる上、意思決定のために再度会議を開かなくてはいけなくなります。そんな二度手間を発生させないためにも、会議の手配は慎重に行なってください。
