即行動につながる会議のコツ(2)

●会議の議題を明確にし、事前に参加者と共有しておく

「この会議で何を決めるのか」というテーマを明確にし、出席者には事前に必ず伝えます。

また、会議の冒頭でも、改めて同じことを宣言してください。

日本人は「何となく集まって、何となく終わる」という会議に慣れているので、会議の主催者は「この会議ではこのテーマについて必ず結論を出します」という強い意思をはっきり伝えることが大事です。

即行動につながる会議のコツ(3)

●出てきた話について「報告」「決定」「未決」を分ける

会議では様々な話が飛び交うので、情報の混乱が起きやすくなります。同じ話を聞いても、それぞれが勝手に違う解釈をすることもあります。

ある部門が決定事項として進めていたのに、別の部門では「正式に決まったとは聞いていない」「部として正式なOKは出していない」などと言い出すのはよくある話です。

こうした見解のズレが発生すると、いったん進めた仕事がやり直しになり、手戻りが発生してしまいます。

このズレを防ぐためにやるべきことは、会議で出た話を「報告」「決定」「未決」の三つの事項に分けて整理することです。

議事録を作る際は、項目ごとにこの三つのいずれかを明記することを徹底してください。

「報告：期間限定キャンペーンによる新規顧客獲得数　1万8,000人」
「決定：キャンペーン期間の延長（今年6月30日まで）」
「未決：延長期間の予算の承認」

これで「期間延長が決定事項とは聞いていない」などと言うことはできなくなります。

もちろん「未決」については、できるだけ早く「決定」に変えるための会議をセッティングすることが必要です。