「決めて、略して、修正」のサイクルを回そう

「働き方を変えたい」と主体的に思えたら、次にやるべきことは「仕事を略す」です。「無駄な仕事を捨てる」と言い換えてもいいでしょう。

仕事が就業時間内に終わらない理由はただ一つ、何でもやろうとするからです。そして、何でもやってしまうのは、やるべき仕事とそうでない仕事の見極めがついていないのが原因です。

よって大事なのは、「何をやって、何を略すか」という基準を決めること。そして基準に従い、仕事を略してみる。ただし、その基準でやってみたらうまくいかなかったとか、状況の変化に伴って基準を変えたほうがいいことも当然出てきます。

その場合は、基準を修正すればいい。「決めて、略して、修正する」というサイクルを回していれば、実情に合った適切な取捨選択ができるようになります。

残業が多い人は、最初の「決める」という作業をしていません。だから優先順位が高い・低いにかかわらず、来た仕事を何でもやってしまうのです。

自分が管理職なら、チームの仕事を略すことも必要です。

私は課長になったとき、部下が過去1年にやった業務をすべて洗い出し、どれだけ無駄があるか分析しました。その結果、私の基準で判断すると、全体の4分の1がやらなくていい仕事だったのです。

そこで私は、「これらは重要ではない仕事なので、やらなくていい」と部下にはっきり伝え、仕事を捨てさせました。おかげで、私のチームはほとんど残業をしなくなりました。

このように、基準を決めれば無駄な仕事はいくらでも略せます。「皆がやっているから」「ずっとこのやり方だったから」と思考停止に陥って、来た仕事を何でもやっているうちは、定時には帰れません。

まずは「自分の基準を決めて、できるだけ略す」をモットーにしましょう。