収益力を改善するためには、コスト削減が欠かせない。そのことは理解していても、何をどうすればいいのかわからない経営者もいるだろう。そこで、単に無駄なコストを削減できるだけでなく、業務効率や生産性のアップにもつながる方法を紹介しよう。
目次
コスト削減は利益改善の近道
まず、どの企業であってもコスト削減に取り組むべき理由を整理しておきたい。企業の営業利益は次のように算出される。
営業利益 ＝ 売上高 − 売上原価 − 販売費 − 一般管理費
この式からわかるように、営業利益を増やすには1.売上高を増やす、2.コスト（売上原価、販売費、一般管理費）を減らす、のどちらかしかない。売上を伸ばすのは簡単ではないが、コスト削減はアイデアや取り組み方しだいで実現可能だ。
働き方改革の一層の推進が求められる令和の新時代にふさわしいコスト削減術には、どのようなものがあるだろうか。
「脱ハンコ」「脱FAX」は基本のキ
新型コロナウイルスの感染が広まった2020年以降、各企業でペーパーレス化の動きが加速している。さまざまな面でコスト削減に直結するペーパーレス化のカギを握るのが、「脱ハンコ」「脱FAX」だ。政府も、脱ハンコ、脱FAXを推し進めている。ハンコ、FAXは今や時代にそぐわないレガシー（遺産）と見なされるようになっている。
ハンコ、FAXにかかるコストは？
ハンコ文化を残していれば、少なくとも印刷用紙代、プリンターの費用と維持費、トナー代は必要だ。外部との契約書であれば、ホチキス、製本用テープ、封筒、収入印紙などの費用もかかってくるだろう。FAXを活用する場合もおおむね同じようなコストが発生するが、通信費が加わってくる。
それぞれは少額かもしれないが、積み重なれば意外と大きな金額になる。三井住友フィナンシャルグループは2020年11月、「脱ハンコ」に取り組んだ結果、グループ15社で年間1億7,000万円のコスト削減を見込んでいると発表した。電子契約サービスを活用することでハンコを廃止したという。
もちろん、巨大企業グループでの金額なので単純には比較はできないが、脱ハンコの効果もバカにはできないことを示す好例だ。
無駄な業務も大きく削減
ハンコやFAXをめぐっては、無駄に思える作業が多くある。ハンコを押すためだけに出社したり、ファクスを受け取るためだけに出社したりするのは、その代表例だ。また、契約書への押印なら、契約書を印刷、発送して返送を依頼するか、相手先に出向いて押印してもらわなければならない。
FAXを送るにも、送り状を作成する手間もかかる。さらに、紙書類をファイリングして管理、保管する作業も必要だ。
これらの業務がなくなれば、その時間を注力すべき業務に充てることができ、全社的に生産性が向上するだろう。
取引先との合意が必要なものも
社内の稟議書や申請書への押印を廃止するのであれば、オンラインで完結させるワークフローシステムを構築することも必要だ。ただ、これは社内の意思決定だけで移行できる。受け取る文書をデータ化し、紙出力が不要なデジタルFAXの導入も自社の判断次第だ。
一方、社外の関係先と結ぶ契約書に電子契約システムを導入するには、相手方の意向を確認しなければならないことには注意が必要である。
