近年、働き方改革の一環として推奨されてきたテレワークだが、今回のコロナ禍にともない、これまでテレワークなど考えたこともなかった企業においても急速にその必要性に迫られている状況だ。
しかしながら、テレワーク導入にかかる「費用」が不透明なため、特にこの窮地においては踏み切れない中小企業も多い。ここでは、そんなテレワーク導入費用を補填できる、中小企業・小規模事業者向けに創設されたIT導入補助金「特別枠」 について紹介したい。
中小企業のテレワーク導入の現状
働く場所や時間を自由に選べるテレワークは、昨今の感染症対策のみならず、社員のワークライフバランスを向上できることで大きな注目が集まっている。テレワークの導入は、企業側にとっても、事業所の維持コスト軽減や離職率の減少、遠隔地の優秀な人材を雇用できるなどの利点があり、昨今の感染症対策に関わらず積極的に導入すべきともいわれている。
しかし、中小企業においてはこれまで、必要にせまられないケースが多く、既存システムのデジタル化に手間やコストがかかることから後回しにされがちであった。しかし今回のコロナ禍でその重要性は急速に高まり、対応に四苦八苦している中小企業も多い。
テレワーク導入にかかる費用
テレワーク導入にあたって課題視されることのひとつに導入費用が挙げられるが、そもそも中小企業や小規模事業者では、高額なシステムが必要な大企業に比べると、懸念しているほどテレワーク導入のコストがかからないというケースも少なくない。
具体的な内訳としては、まず従業員が自宅で仕事ができるように、PCなどのハード環境を整えることが必要だ。私用PCの利用を許可する場合は、それなりのセキュリティ対策が必要となる。
そして、次に配慮すべきは「ペーパーレス」だ。紙ベースでの情報共有はテレワークの支障となるため、グループウェアなどを導入し、できる限りクラウド管理に移行したい。
さらにチャットや通話で遠隔コミュニケーションが取れるよう、ビジネスチャットツールもあわせて利用するほか、労務・会計などは専用のクラウドソフトを用意して、個人情報の観点から要所でセキュリティにも配慮しておきたい。
それぞれ使用するツールのセキュリティ・機能レベルによりコストはさまざまだが、テレワーク導入には、基本的にこれら一連のソフトウェア導入費用とハードウェアの用意にコストが発生すると踏んでおこう。
ちなみにテレワークマネジメント社では、Web上でテレワーク導入に必要なコストや費用対効果を無料で算出できるサイトを公開している。まずは自社基準での“何にいくらかかるのか”を把握してみるところから始めたい。
IT導入補助金の「特別枠」を利用しよう
必要なコストが明確になればなるほど、予算組が現実的ではないという企業も少なくない。そんなときに活用したいのが、今回新設されたIT導入補助金「特別枠」だ。
コロナ禍で創設された「特別枠」とは
「IT導入補助金」とは、中小企業や自営業者がITツールを導入する際に活用できる補助金だ。中小企業や小規模事業者の業務効率化・売上アップをサポートすることを目的としている。
今回、同補助金では、新型コロナウイルス感染症の拡大防止に向けて、具体的な対策に取り組む事業者におけるITツールの導入を優先的に支援するために「特別枠（C類型）」を用意した。具体的には、「サプライチェーンの毀損への対応」や、「非対面型ビジネスモデルへの転換」、「テレワーク環境の整備などにかかった費用」を補助する内容だ。
補助率が拡充！PCレンタル費用も補助対象に
今回の「特別枠」では、通常枠では補助対象外であったPCやタブレットなどのハードウェアにかかるレンタル費用も補助対象に含まれる点が注目されている。将来的にはテレワークを継続できるかわからないが、コロナ禍でやむを得ず一時的な措置を講じているという企業にも利用しやすい。
また、補助率が通常の1/2から2/3(最大450万円は変わらず)に拡充されていることも大きい。
公募前に購入したものも対象になる
さらに、通常枠では申請前に購入したものは補助対象として認められなかったが、「特別枠」では公募前に購入したITツールについても条件をクリアすれば補助の対象となる。なお、「特別枠」は4月7日の補正予算案で閣議決定したので、同日以降の事業が対象となる。
審査など一定の条件があるとはいえ、「すでにITツールを導入してしまった」という企業も積極的に補助金を活用できそうだ。
第1次締め切りは5月29日まで
同「特別枠」の交付期間は2020年5月11日（月）受付開始～2020年12月下旬とされており、期間中は4回に分けて公募される。現在第1次公募が始まっており、締め切りは2020年5月29日（金）17：00 、交付決定日は2020年6月末の予定。
IT導入補助金「特別枠」の活用例
同「特別枠」の補助対象となるITツールには、顧客対応や販売支援、物流、会計、経営、総務人事・労務・給与・教育訓練・テレワークに関わるソフトウェアのほか、分析ツールや機能拡張、セキュリティ強化などのオプション的ソフトウェアも含まれる。
このほか、導入コンサル・研修費用や、ハードウェアのレンタルにかかった費用も補助対象となる。
ハードウェアにはPCやスマートフォン、タブレットのほか、これらに接続するWEBカメラやマイク・スピーカー、ルーター、プリンターなども対象に。いずれも当該の目的に沿うものであれば、申請が可能だ。
なお、ハードウェアの購入・リースや、広告宣伝に類するものやホームページ・コンテンツ制作費などは補助の対象外となる。あくまで本補助金はITツール導入による業務の効率化を支援するものであるため、自社商品などに付加価値を加えることが目的のITツールなどは除外される。
今がテレワーク導入の絶好のチャンス
1人が多くの仕事を兼務することも多い中小企業では、なんとなく「どこから手をつけていいかわからない」と感じる経営者も多いだろう。また、「お金がかかりそうだから」とテレワーク導入を先延ばしにしているかもしれない。
しかし、先述のようにテレワークの導入は企業にとってもメリットがあるため、これだけテレワーク導入に助成があるタイミングで「手が回らないから」と導入を先送りするのはもったいない。また、今後は少しずつでもIT化に舵を切れる中小企業が生き残っていくとも考えられる。まずは変革の第一歩となる「テレワーク」を導入してみてはどうだろうか。（提供：THE OWNER）
文・木村茉衣
