本記事は、越川慎司氏の著書『仕事ができる人のパワポはなぜ2色なのか?』(アスコム)の中から一部を抜粋・編集しています。

伝わりにくい資料が劇的に変わる、最初の3行と最後の1行の書き方

資料
(画像=sebra/stock.adobe.com)

細かい文字がびっしり、10秒で読む気をなくす「読みとば資料」

真面目な人ほど、懇切丁寧な資料を作ってしまいがちです。

「ちゃんと、細かいところまで説明しなければ」という思いがアダとなって、かえって、「わかりづらい資料」を作ってしまうのです。

そんな資料では、1ページ目を見た瞬間に、相手は先を読む気を失います

細かい文字がびっしりと詰まって「え、これ読まなきゃいけないの?」と、げんなりしますよね。単に読むだけではなく、大事なポイントを読み解き、自分の頭で整理するのはなかなかに疲れるものです。たとえるなら、どこに埋まっているかわからないお宝を探すようなものです。読むほうはイライラして、読もうとすることすらやめてしまう「読みとば資料」になってしまいます

パワーポイントの説明資料なら、先を聞く気がなくなって、まぶたがどんどん重くなる……。

資料の究極の目的は、「作ること」でも「提出すること」でもなく、「見た人を思いどおりに動かすこと」であると私は思っています。

見た人が、「これはわかりにくい」と思って、途中で興味をなくしたり、「最後まで我慢して読んだけど、結局、何をしたらいいの?」と思ったりするようでは、ただの紙くず資料になってしまいます。

そうならないためには、いったいどうしたらよいのでしょう。

解決策

ちなみに、パワーポイントの説明資料について調べた結果、78%の意思決定者は、解決策たったの10秒で「これはわかりやすいプレゼン資料かどうか」を判断するという結果が出ています。

勝負は最初の10秒! せいぜい、最初の3行です。

仕事ができる人のパワポはなぜ2色なのか?
(画像=仕事ができる人のパワポはなぜ2色なのか?)

持ってまわった説明を続けて、最後の最後に結論がくる……と、そんな資料にお付き合いしてくれる人はまれだということです。できるだけシンプルな資料が望ましいのです。もっとも、でぶどり君のように1行だけは少なすぎるかもしれませんが……。

仕事ができる人のパワポはなぜ2色なのか?
(画像=仕事ができる人のパワポはなぜ2色なのか?)

私も、とっとと結論を言いましょう。

「読んだ人に動いてもらえる、わかりやすい資料」にするためには、次の2点を意識してください。

  • 最初の3行で、要点や結論が書いてある。
  • 最後は、「相手に求める行動」が書かれている。

2つ目の「求める行動」については、さらに、「それをやることで得られるベネフィット(利益や恩恵)」があれば、動いてくれる確率はさらに高まります。

資料で、誰かを動かしたいというのであれば、ぜひ、この2つを心がけてみてください。

ポイントは「要点」「結論」「相手に求める行動」

仕事ができる人のパワポはなぜ2色なのか?
越川慎司
日本電信電話株式会社(現NTT)、ITベンチャーの起業などを経て、2005年にマイクロソフトに入社。業務執行役員としてPowerPointやExcelなどの事業責任者などを歴任。2017年に業務改善コンサルティング会社「株式会社クロスリバー」を起業。
のべ800社以上、17万人を超えるビジネスパーソンの効率アップを支援。日常業務にひそむ「名もなきムダ仕事」の撲滅に注力する。
「株式会社クロスリバー」では、メンバー全員が週休3日・週30時間労働を継続。
著書に『AI分析でわかった トップ5%社員の時間術』『AI分析でわかった トップ5%リーダーの習慣』(ディスカヴァー・トゥエンティワン)、『科学的に正しいずるい資料作成術』(かんき出版)、『29歳の教科書』(プレジデント)ほか多数。

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『仕事ができる人のパワポはなぜ2色なのか?』
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