ペーパーレス化の具体的事例

ペーパーレス化のメリットが整理できたのであれば、合わせてペーパーレス化の具体的事例も知っておきたい。メリットの説明で触れた内容と一部重なる事例もあるが、実際に企業で導入されているケースが多い事例として、改めて着目してほしい。

会議室での「全員集合」をやめて業務効率化

これまで社内会議といえば会議室に参加者が全員集合し、印刷した資料を全員に配り、パワーポイントなどの資料をプロジェクターで映しながら説明するスタイルなどが一般的だった。

しかし、資料をデジタル化すればその場に参加者が集合しなくてもメールなどでデータを送信し、共有できるようになる。そしてオンライン会議ツールを使えば、パワーポイントの資料を各参加者のパソコン上に表示させながら会議を進めることが可能だ。

デジタル化によって印刷コストの圧縮に成功

資料や文書を紙のまま扱う状況が続けば、これまでにかかっていた印刷コストは当然これからも発生し続ける。一方、デジタル化してしまえば印刷コストを圧縮でき、社内に高性能な高速印刷機をリースするといった費用がかからなくなる。

同時にFAX（ファックス）もやめる方向で検討するべきだ。FAXを使って社内で書類を送る場合、送る側と受け取る側の両方でFAX機能付きの電話機を設置しなければならない。当然、FAX用紙も常備することが必要だ。FAXをやめてデジタルで文書をやりとりし、FAX関連のコストも削減したい。

書類のデジタル化でオフィス賃料や書類棚のコストを節約

企業によっては、書類を保存したり格納したりすることを目的とした「書庫室」を用意しているケースもあるが、書類をデジタル化すれば徐々に書庫室の必要性も低くなる。書類そのものが増えていかないからだ。

書庫室が必要なくなり、書類を保管するスペースが狭くても問題なくなれば、オフィスを移転する際に今より狭いオフィスを選び、賃料コストを節約することができる。

また、保管すべき書類が増えなければ、書類棚（オフィスキャビネット）を新たに購入する必要もない。オフィス用の書類棚はある程度値が張るため、このコストを削減できることもかなりのメリットだ。

ハンコをやめると若者世代の士気が高まる

ペーパーレス化と同時に進めやすいのが「脱ハンコ」だ。ハンコは若者世代にとっては、旧態依然の体質を象徴するものとして映っており、脱ハンコを一気に進めれば自社で働く若者世代の士気は高まるだろう。

脱ハンコを進める際に重要なのが、社内でだけではなく、社外とのやりとりでも脱ハンコも視野に入れる点だ。最近では、契約書を交わす際には「電子署名」や「タイムスタンプ」などの仕組みを導入することで、ハンコを押印した場合と同等の効力が担保できるようになっている。