ペーパーレス化を成功させる3つのポイント
ペーパーレス化のメリットと具体的な事例を知っても、それだけで社内でペーパーレス化が成功するわけではない。成功に向けたポイントを3つ紹介する。
1. 経営者が率先してペーパーレス化を推進する
まず、経営者自身の姿勢は非常に重要であることを指摘したい。特に50代以上の経営者は紙に慣れ親しんでいることもあり、「自分の場合だけは紙の書類で……」といった特別ルールのようなものをつくってしまうことがある。このような行為は、社内におけるペーパーレス化の阻害要因となるだけだ。
2. ペーパーレス化についての全体計画を策定する
ペーパーレス化は社内全体で計画的に取り組んでいくべきだ。「一部の部署でだけ」「一部の書類だけ」といった「点」での取り組みでは、ペーパーレス化の進展は期待できない。社内全体という「面」で取り組むためには、最初に適切な全体計画を策定することが必要不可欠だ。
3. 経営者自身がビジネス系のITツールに詳しくなる
ペーパーレス化を進めていく過程で、さまざまなITツールが社内で導入されるだろう。例を挙げると、オンライン会議ツールや電子契約サービスなどがあり、できればこれらのITツールについて経営者自らが詳しくなれれば非常にいい。
しっかりと使いこなせるようになれば、どのツールが自社に適しているか「比較」することができる。最もふさわしいツールを導入することで、よりペーパーレス化の効果が高まっていくはずだ。
進捗確認をして計画をしっかりと前進
ペーパーレス化が進み、社内でほとんど紙の資料や文書がなくなったら、生産性や業務効率は以前と比べてかなり高まっているはずだ。その効果を得るために、1ヵ月や3ヵ月ごとに取り組みの進捗の確認をし、しっかりと計画が滞らずに進んでいく体制で臨みたい。
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文・岡本一道
