（写真=PIXTA）
「経費精算が面倒」という方は多いのではないでしょうか。特に毎日、何社も取引先を訪問するような営業担当者は、取引先への交通費やお客さまとの会食・物品購入……こうした経費のレシートがどんどん増えていきます。精算しなければ戻ってこないとはいえ、やはり手間がかかるものです。それ以上に総務や経理担当者はこうした書類の確認、保存に頭を悩ませていることでしょう。
電子帳簿保存法なら、一部スキャナ保存もOK
会社は領収書などを含む、国税関係帳簿書類を保存する義務があります。これらの書類について、会社は帳簿を備え付けてその取引を記録するとともに、確定申告書の提出期限から原則7年間保存しなければなりません。
しかも帳簿書類の保存方法は、原則「紙」です。パソコンで作成した帳簿書類でもプリントアウトした紙で保存しなければなりません。紙で保存すると、枚数も多くなるため保管スペースを必要とします。大企業となれば保管コストも高くつくことになります。
しかし、一定の条件を満たすものであれば、電子データで保存することが認められています。これが国税関係帳簿書類の保存方法の特例に関する法律、いわゆる「電子帳簿保存法」における「スキャナ保存」です。領収書、請求書、見積書など、「真実性」「可視性」を確保する一定の要件を満たせば、電子保存ができます。
帳簿書類のうち手書きで作成する帳簿などはスキャナでの保存は不可ですが、最初の記録段階から一貫してコンピュータを使用して作成するものがスキャナで電磁的記録による保存等が認められます。
