仕事で外出や出張をすれば、タクシー、新幹線などの交通費や営業車の駐車場代、客先へのちょっとした手土産など、さまざまな費用が発生します。
特に営業部門の人は、このような費用を社内で経費として精算するために。領収書をもらうことを義務づけられているのではないでしょうか。その精算や領収書の管理が苦手だという人は、多くいるでしょう。
また経理部門の人にとっては、領収書保管は7年間（場合によっては9年間、10年間の保管）が義務であったことから、大量の紙資料を長年にわたって保管する必要がありました。しかし、ライン組織、スタッフ組織ともに煩雑で管理しにくかった領収書は、2017年1月の電子帳簿保存法の改正によって、電子データで保存したものが使用可能となり、スマホで撮影したもので経費精算を行えるようになったのです。
この改正は多くの人にとって画期的でしょうが、スマホで撮影すれば原本をすぐに捨てていいわけではありません。今回の「電子帳簿保存法」に関わる税制改正の内容や注意点をおさらいします。
今回の改定で電子帳簿保存法の何が変わったのか？
2016年度の税制改正によって、「電子帳簿保存法」のスキャナ保存の要件が一部改正されました。2015年度までと変わった点は次の通りです。
1. スマホやデジカメでの撮影データが利用可能に
今まで、国税関係の帳簿書類は電子化するにあたって、スキャナは「原稿台と一体化に限る」とされ、固定型のスキャナを使わなければなりませんでした。今回の改正で、スマホやデジカメでの電子化ができるようになりました。
2. 領収書を受け取った人は、いつでもどこでも電子化できる
改正前は、領収書を受け取った人は事務室へ領収書を持ち帰らなければならなりませんでした。これに対し、改正後は領収書を受け取った人がスマホの写真機能を使って撮影すれば、いつでもどこでも領収書を電子化できるようになりました。
3. 経理担当者は原本確認と電子化の作業が削減
領収書を電子化するには、経理担当者らが原本を確認したうえで領収書を電子化しなければならなかったのですが、今回の改正によって領収書は画像を確認すればよくなり、作業の手間が削減されました。
領収書の正しい撮影方法は「自筆の署名入り」「3日以内に電子化」
外出先でも帰宅後でも、いつでもどこでも領収書を電子化できるようになり、便利なだけでなく業務効率の向上にもつながる領収書の電子化ですが、いくつか注意点があるので押さえておきましょう。
今回の改正において「受領者等が読み取る場合は、受領等後、受領者等が署名の上、特に速やか（3日以内）にタイムスタンプを付すこと」とあります。
まずは、受け取った領収書には自筆で署名をする必要があります。その上で領収書の電子化は、受領日の翌日から3日以内に行わなければなりません。例えば、月曜日に領収書を受け取った場合は、火曜日から木曜日の間に電子化してタイムスタンプを押す必要があります。
「3日以内」という時間は、月末や年度末といった業務が集中する時期や、年末年始や長期休暇などの前日になると、あっという間に過ぎてしまうものです。
しかし期間が過ぎてしまうと、改正前と同じように「本人が電子化できない」「経理担当者は原本の領収書を確認して承認する必要がある」「領収書の紙の大きさ情報を保存しておく必要がある」となり、少し手間がかかる手続きを踏むことになります。
やむを得ない事情がある場合には、3日以内でなくても受領者本人が電子化してもいいという例外もあるようですが、基本的には領収書の電子化は「即日対応」するつもりで対応しましょう。
撮影後の領収書のポイ捨ては危険！でも、保管しすぎもNG
また、もう一つ注意したいのは「電子化した領収書の扱い」です。受け取った領収書に自筆で署名してからスマホで3日以内に撮影し、タイムスタンプも押したら電子化する必要があります。
しかし、領収書自体に問題があったり、経費精算システムの予期せぬトラブルが起きたりすると、再度、電子化する必要が出てくることもあります。その場合は、紙の領収書を使って経理担当者が電子化を行いますので、自分で電子化した領収書をすぐに処分しないようにしましょう。
スマホで領収書を電子化できるのは便利ですが、後で泣きをみないためにも、撮影するときは絶対に「自筆の署名をして」「3日以内に電子化」することが大切です。
ここがルーズになると、経理担当者は電子化された領収書と紙の領収書の両方で事務処理を行い、どちらの領収書も保管しなければならず、業務の効率化とは逆行することになりかねませんので注意しましょう。（提供： IFAオンライン ）
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【訂正】文中、撮影した領収書の位置づけや不正防止対策に関する項目で誤りがありましたので、訂正いたしました（2017/07/30)。
