コツ7 「電話で確認」を躊躇しない
生産性を上げるためには、上司や取引先からの手戻りを減らすことも重要です。
いくら他の部分で効率化を図っても、提出した成果物にあれこれと修正が入り、何度もやり直しをしていれば、生産性が大幅に低下してしまいます。微調整ではなく、方向性そのものが間違っていて丸ごとやり直しになったら、膨大な時間のロスです。
それを防ぐため、作業の途中で上司や取引先とこまめにコミュニケーションを取り、方向性が間違っていないかを確認しましょう。
そのときは、メールではなく、対面、もしくは電話をお勧めします。そのほうが待たずに済むからです。
「相手の時間を奪うことになるかもしれない」などと言って電話をかけない人がいますが、取引先でも、名刺に電話番号が書いてあるなら、電話をかけていいということ。遠慮することはありません。
「電話をかけるのが怖い」という人もいますが、頑張って慣れましょう。電話は仕事の効率をグンと上げます。
もし、あなたが上司や発注元なら、部下や発注先に仕事を投げっぱなしにするのではなく、こまめに確認を取りましょう。確認をするだけでなく、その都度、一緒に考えるようにすれば、大きな修正は発生しにくくなります。
自分の仕事が手一杯で、つい確認が疎かになりがちですが、むしろ確認を優先したほうが、トータルの生産性が上がるはずです。
コツ8 資料はイチから作らない
仕事の時間を減らすためには、周囲の人の力を有効活用することも大切です。
資料を作成するにしても、似たような資料を周囲の人が作っていることはよくあります。そこで、「こんな資料を作ったことはありませんか？」とひと声かければ、自分でイチから作らずに済んで、大幅に時間を節約できます。
たとえ忙しそうな人だとしても、遠慮しないで声をかけるべきです。時間が節約できたぶん、その人の仕事を手伝えば、お互いにメリットがあるはずですから。
河野英太郎（こうの・えいたろう）
日本アイ・ビー・エム部長／Eight Arrows代表取締役／グロービス経営大学院客員准教授
1973年、岐阜県生まれ。東京大学文学部卒業。同大学水泳部主将。グロービス経営大学院修了（MBA）。〔株〕電通、アンダーセンコンサルティング〔株〕（現・アクセンチュア〔株〕）などを経て、日本アイ・ビー・エム〔株〕にて、コンサルティングサービス、人事部門、専務補佐、若手育成部門リーダー、サービス営業などを歴任。2017年に〔株〕Eight Arrowsを起業し、代表取締役に就任。著書に、ベストセラーとなった『99%の人がしていない たった1%の仕事のコツ』『99%の人がしていない たった1%のリーダーのコツ』(ともにディスカヴァー・トゥエンティワン)などがある。《取材・構成：杉山直隆 写真撮影：永井 浩》(『THE21オンライン』2019年1月号より)
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