(本記事は、関根 俊輔氏の著書『経費で落ちる領収書・レシートがぜんぶわかる本』新星出版社の中から一部を抜粋・編集しています)
- 【 出金伝票などでの記録】Q.自販機で買ったものはどうすればいい？
- A.自販機は現金の支払いを証明する受取書を出してくれませんから、自分で記録を残します。出金伝票などを使う方法があります。
出金伝票などで記録を残す
そもそも、領収書をもらいたくても、もらえない場合があります。
その代表格が、自動販売機です。
例えば、Eさんの事務所に、取引先の人が打ち合わせに来ることになりました。事務所はふだん、来客との打ち合わせに使わないので、急な来客に出す飲み物の用意がありません。
そこでEさんは、近くの自販機まで走って、1本150円のお茶のペットボトルを2人分買いました。
取引先の人に出すお茶代は、明らかに事業に必要なものです。打ち合わせ──会議の際に出すお茶は（お菓子や食事などの飲食代も）「会議費」という経費になります。
ところがこの場合、自販機なので領収書が出ません。どうなるでしょうか。
領収書がもらえないなら、自分で記録を残しましょう。ただし、メモ用紙に金額だけメモする、というのはダメです。
こうした場合、例えば出金伝票や振替伝票を使う方法があります。
これらの伝票を使うと、金額、日付、内容などをもれなく記録できます。
取引などの事実を証明する証拠を「証憑(しょうひょう)」といいますが、この場合は出金伝票などが証憑になります。
証明できる資料があればベスト
上図が、出金伝票にお茶代を記入した例です。
このようにして記録をきちんと残しておかないと、実際の現金と、帳簿上の現金残高が合わないことにもなります。
面倒でも、ちゃんと書き残しておきましょう。
通常、税務署の調査で300円程度のお茶代が追及されることはありませんが、自分個人で飲んだお茶代ではないこと、架空計上ではないことを証明できるようにしておくとベストです。
そのためには、取引先の人が来て打ち合わせをしたことを記録したスケジュール帳などが使えます。
打ち合わせの内容を記録したノートなども使えますが、その場合は、日時と場所、相手の所属と氏名などもきちんと記録しておくと確実です。
- 【冠婚葬祭の出費】Q.結婚式のご祝儀、告別式の香典は経費になる？
- A.仕事上の相手に渡すならご祝儀や香典も経費になります。証明のために招待状や礼状をとっておきましょう。
支出した証拠を残すことが大事
領収書がもらえないケースには、結婚式で包むお祝いや、お通夜・告別式で供えるご霊前などもあります。
このようなご祝儀や香典も、仕事上の付き合いの人に渡すもので、常識的な金額であれば、経費で落とせます。
ただ問題は、冠婚葬祭では当たり前の話ですが、領収書がもらえないことです。
記録自体は、前項の自販機の場合と同様、出金伝票やスケジュール帳などで残せますが、金額が5000円から数万円と、お茶代よりもケタが大きくなります。
確かに支出した事実を補強する証拠が、自分の記録した伝票やメモ以外にも欲しいところです。要するに、何か客観的な証拠を残したいのです。
結婚式は招待状、お通夜は礼状が適当
結婚式に参列した証明としては、式の招待状が適当です。
相手の名前が入っているので、反面調査をされても個人的な知り合いでも、そうでなくても、主として仕事上の付き合いの人であることが証明できます。
日時と場所も記載されているはずですから、それらの証明として使うことができるのです。
招待状でお祝いの金額までは証明できませんが、常識的に妥当な金額なら、税務署に疑われることはないはずです。
一方、お通夜や告別式は招待状などありません。
訃報があれば、お通夜や告別式があったことや、その日時と場所を明らかにできますが、訃報だけでは参列したかどうかは証明できません。
そこで、お通夜や告別式の場合は、返礼品に付いてくる礼状を保管しておくとよいでしょう。
礼状には、相手の名前や日付が入っています。参列した証明としても確実です。何より礼状は、香典を出した人しかもらえません。
金額は結婚式と同様、常識的な範囲内なら問題はありません。
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