スケジュールは3時間ごとに見直す

さて、「それぞれの作業を時間ボックスの中にはめ込み、バッファの時間も設けておけば、あとはその通りに実行していくだけ」かといえば、そんなことはありません。

仕事の状況は刻々と変わっていきます。クライアントから突然連絡があり、数日前に納品した制作物の修正を指示されたとしたら、予定を組み替えて対応しなくてはいけません。私は自分の事務所のスタッフには、「スケジュールは3時間ごとか、あるいは一つの作業が一段落したごとに見直すようにしたほうがいい」と話しています。

避けたいのは、突発的な作業が発生したときに、その作業をいつやるかを決めないまま、放って置いてしまうことです。他の作業のスケジュールにも影響を与えてしまいますし、その突発的な作業のことが頭にちらつき、今目の前にある作業に集中できなくなってしまいます。

一方で突発的な事態の発生を、できるだけ減らす工夫も大切。例えばスケジュールが狂う大きな要因の一つに、「上司から突然頼みごとをされる」というのがあります。でもこれはスケジューラーなどで、上司と部下がスケジュールを共有することで、回避することが十分に可能です。

部下のスケジュールを見て、「今日は忙しそうだな」と思ったら、さすがに上司は突然仕事を振ったりはしないでしょう。　

逆に部下も上司に相談したいことがあるときには、上司のスケジュールを見ることで、上司の余裕がありそうな時間を確認することができます。お互いのスケジュールを公開し合うことは、仕事を円滑に進めていくうえで、非常にお勧めです。

まとめ【仕事をルーティン化する】

調べる→②企画の方向性を決める→③企画書の流れを決める→④文字にする→⑤図を加える→⑥完成

各工程にかける時間はまちまちで良いが、飛ばすことなく必ずルーティンとして、すべての工程を経るようにする。時間がないからといって、いきなり、④文字にする、から始めたりすると、②での方向性の決定があいまいであったため、完成の精度が悪く、やり直しが発生する可能性がある。

『THE21』2019年12月号より

水野学（みずの・まなぶ）
good design company 代表取締役
11972年、東京生まれ。98年、多摩美術大学グラフィックデザイン科卒業後、98年にgood design company設立。ゼロからのブランド作りをはじめ、ロゴ制作、商品企画、パッケージデザイン、インテリアデザイン、コンサルティングまでをトータルに手がける。主な仕事に、NTTドコモ「iD｣、相鉄「ブランドアッププロジェクト｣、熊本県キャラクター「くまモン｣、｢中川政七商店｣がある。著書に『いちばん大切なのに誰も教えてくれない段取りの教科書』（ダイヤモンド社）など。(『THE21オンライン』2020年01月02日 公開)

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