従業員が解雇理由証明書を求める理由2つ

従業員が解雇理由証明書を求めるのには、どのような理由があるのだろうか。

1.解雇理由が知りたい

従業員が解雇理由証明書を求める時点で、解雇に対して一定の不満を持っていることが想定される。解雇の理由が納得できないものであれば、裁判に持ち込まれてしまう可能性もあるだろう。解雇した従業員に不当解雇であると主張されないように、しっかりと解雇理由証明書を作成し、速やかに交付しよう。

2.不当解雇として訴える予定である

不当解雇を理由として会社を訴える予定の者も、解雇理由証明書の発行を求めてくる。裁判所に提出する証拠として、解雇理由証明書を求めてくるパターンだ。従業員の解雇理由が会社都合や事業縮小などの場合は、特に問題になりやすい。この場合も「会社がこれだけの努力をしたにもかかわらず、従業員の解雇が必要になる」といった客観的合理性が求められる。

例えば「新規採用の募集の停止」「希望退職者の募集」といった解雇以外の経費削減手段だ。あらかじめ就業規則のなかで「事業活動の縮小などで人員整理を行うことがやむを得ないときに余剰人員を整理する」という内容を明記しておくことが望ましい。解雇理由に該当すると判断している事象を正確に記載し、それらと解雇の根拠になる就業規則の条文と関連付けるように記載すると良いだろう。

解雇理由証明書を求めてくるだけでは、その従業員がどのような狙いを持っているかは計り知ることはできない。会社としては、従業員が請求していない事項について記入を避けた上で、できるだけ具体的事実を正確に記載して速やかに交付するようにしたい。

解雇理由証明書を作成するときの注意点2つ

解雇理由証明書を作成する際は、どのようなことに注意すれば良いのだろうか。ここでは、解雇理由証明書の作成時のポイントを2つ解説していく。

1.第三者から見られる前提で作成する

従業員が解雇理由証明書を求めてくる時点で、解雇に対して一定の不満を持っていることが想定され、交付した解雇理由証明書を裁判所や調停機関が見る可能性は高い。したがって、「会社の内情や文化を理解していない第三者も見る」という前提で、解雇理由証明書を作成することが重要だ。

解雇理由証明書は会社側が作成するため、どうしても自分たちの主観で作成してしまいがちだ。「客観的に見たらこの内容は第三者にどう映るだろうか」と自問自答することが重要だ。場合によっては、外部の専門家に確認してもらうと良いだろう。

2.根拠になる就業規則の条文を明示する

労働基準法では、根拠なき解雇を行うことは禁止されている。解雇の根拠が適切であるか否かは別途議論が必要だが、少なくとも解雇理由証明書には、解雇の根拠になる就業規則の条文を明示しよう。

ただし、中小企業のなかには、しっかりと就業規則が整っていない、存在していても従業員に周知できていないケースもあるかもしれない。そのような時は、就業規則の中に解雇の理由となるケースを記載しておき、該当する理由を示すと良いだろう。

3．不当解雇とみなされた場合のリスクをイメージしておく

不当解雇は、労働契約法第16条で明文化されており、従業員から訴えられたり団体交渉権を行使されたりするリスクを伴う。

第十六条　解雇は、客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められない場合は、その権利を濫用したものとして、無効とする。

訴訟となると訴訟費用がかかるだけでなく、不当解雇とみなされると賃金支払いや損害賠償などの金銭的負担も大きい。また取引先や一般消費者へのイメージダウンにもつながるだろう。このような解雇後のリスクもイメージしながら慎重に作成することが大切だ。