本記事は、清水申彦の著書『なぜ、一流の人のデスクはキレイなのか? 片づけが9割』（総合法令出版）の中から一部を抜粋・編集しています
ペーパーレス化で物理的な書類を削減
最近はペーパーレス化を推奨して、実践している会社が多いようです。
保存スペースを取りませんし、経費削減、資源節約にもつながることが、普及している要因でしょう。
昔は絶対に原本が必要とされていた見積書や請求書なども、PDFファイルのやり取りで済ませる会社が多くなっています。
外出の多い人には特にペーパーレス化の恩恵は大きいでしょう。データであれば持ち歩かなくても済みますし、オンラインストレージなどで社内と簡単に共有できます。
ペーパーレス化のコツは、紙の書類はすべて捨てるというくらいに徹底することです。
まず、資料はできるだけデータでもらうようにしましょう。どうしても紙で配布されるものは、すぐにスキャンしてPDF化します。
あとで閲覧が必要な場合でも、ファイリングしたところから書類を取り出すより、パソコンの中のファイルを開くほうが早く確認できる場合もあります。
外出先では、スマートフォンのカメラやデジタルカメラで書類をどんどん撮影して、データ化しましょう。
なお、データ化の際にはフォルダやファイルに適当な名前を付けないように気を付けましょう。
忙しいとついつい簡易な名前を付けてしまいがちですが、あとから何の資料かわからず、一つ一つファイルを開いて探すといったことになりかねません。
日付の数字を必ず入れて、内容や担当者などを簡潔にファイル名にすることをおすすめします。
＜POINT＞
紙である必要があるかどうかを考えましょう
ファイリングはダイエット化するとかさばらない
書類の数が多くなると、しっかりとファイリングしていてもかさばってきます。
これまで紹介したファイリングや整理法をしても保管スペースが足りないという場合もあると思います。狭いスペースに無理やり詰め込んで、結局取り出すのに時間がかかるのでは、整理した意味がありません。
書類のファイリングに慣れてきたら、書類のダイエット化を考えましょう。ここでは単純に紙の大きさや量を減らすことを考えます。方法は大きく分けて次の3つです。
①不要な書類はファイリングせず、すぐ捨てる
②書類を印刷するときは縮小や両面を活用する
③ステープラーの針やクリップ、ダブルクリップは重ならないように留める
①はそもそもファイリングすべきかどうかの選別です。すべての書類をファイリングしてしまうと、ファイルがいくつあっても足りません。必要な書類だけをファイリングしましょう。
②はB4やA3の書類は縮小しても問題がなければ、A4にします。これでファイリングもしやすくなります。両面印刷すれば大幅に書類の枚数を減らすことができます。
③は、例えばどの書類も左上で留めた場合、重ねると左上の部分が厚くなってかさばり、収納もしづらくなります。留める位置を統一しなくてもよい書類の場合は、意識的に留める位置をずらしてみましょう。小さなことですが、想像以上に効果的です。
＜POINT＞
針のいらないステープラーなども有効です
デキる人は紙の廃棄方法もスマート
職場で書類を捨てる際、いきなりゴミ箱に捨てるのはNGです。
まず、各職場や自治体での紙ゴミの捨て方を確認しておきましょう。コピー用紙などを大量に捨てる場合、職場によっては廃棄場所が設置されている場合があります。
オフィスビルの場合など、そのビルでの廃棄場所、廃棄日時が決まっていることもあります。また、束になった書類はゴミ袋に入れてはいけないというルールがある会社もあるそうです。
紙の種類によっては分別が必要な場合もあります。特にポスターやパンフレットなど、加工された紙を捨てる場合には、注意が必要です。
より取扱いに気を付けなければいけないのが、社外秘などの機密情報、あるいは個人情報が記載された書類です。それらは必ずシュレッダーにかけるようにしましょう。
何が記載されていたのかわからないようにするのです。
シュレッダーにかけるとき、注意すべきはステープラーの針やクリップなどの金属類を外すことです。
ただし、最近のシュレッダーはステープラーの針対応のものもあるので、その場合は針は付いたままでも問題ありません。機械を確認しておきましょう。
ちなみに、シュレッダーのない職場や家庭で右のような書類を廃棄する場合は、できるだけ細かく紙を切り、記載内容がわからないような状態にして捨てるようにします。
また、住所や名前の部分に黒インクで見えないようにするスタンプが文具店で売られているので、それを使用してもよいでしょう。
＜POINT＞
紙は限りある資源。大切にしましょう
某部材メーカー（従業員数約500人）に入社後、営業部、広告部、資材部などに配属される。入社から15年を経て社内コンサルタントとして全社（事務所・現場）の5S活動を推進。社内、各事務所の業務改善を行い、大幅な生産性向上を成し遂げる。独立後は、オフィスマネジメント、ワークライフバランス、業務効率化の専門家として活動している。
※画像をクリックするとAmazonに飛びます
