本記事は、清水申彦の著書『なぜ、一流の人のデスクはキレイなのか? 片づけが9割』（総合法令出版）の中から一部を抜粋・編集しています
ノート活用の原則は完璧を求めないこと
ノートは継続して書くことが大事です。そうすることで徐々に知識や情報を身に付けることができるからです。何も考えずにただ書き続ければいいというわけでもありません。
ここでは、効率的にノートを活用できるよう、いくつかの原則を紹介しましょう。原則に基づいてノートを書くことで、仕事の要点を漏らさないようになり、ミスを減らすことを目指します。
まずは基本的なことですが、書く順番は時系列で統一しましょう。見やすいようにと頑張ってカテゴリー分けをする人がいますが、実際に記入する際にどのカテゴリーに入れるか悩んでしまい、余計な時間を取られてしまうことが多いようです。読み返す際にも、時系列で書けば欲しい情報に直ちにアクセスできるメリットがあります。
次のポイントは、ノートに内容を書く前に、基本情報として日付／カテゴリー／タイトルを書き入れることです。項目が変わるときは、区切り線を書いて、新しい項目はその下から書き始めます。そうすることで見た目にもメリハリが生まれ、検索性が高まります。
一冊ノートを書き終えたら、表紙に使用期間を書き入れましょう。こうしておくことで、あとでノートを探す時間を短縮できます。
ノートを書き続けるコツは完璧を求めないことです。早く効果を求めすぎるのも挫折するきっかけになります。まずは肩の力を抜いて、書き続けることを意識しましょう。「継続は力なり」とはまさにノートについて言えることなのです。
＜POINT＞
きれいに書くより継続性を
日付/カテゴリー/タイトルで簡単検索
ノートには検索性を持たせる必要があります。せっかく書き続けても、どこに何が書いてあるのかわからなくなってしまってはもったいないです。必要な情報を探しやすい体裁こそが、ノートの価値を最大限に高めます。
検索しやすくするコツは索引を活用することです。基本的な考え方としては 前項でも触れましたが内容を書く前に、日付/カテゴリー/タイトルを書き入れます。索引はこの3項目を元に作成すればOKです。
具体的に項目ごとにポイントを見ていきましょう。まず日付は表記を8桁に統一しましょう。西暦の4桁＋月2桁＋日2桁になります。例えば、2020年10月12日の場合は「20201012」となります。なお、元号は途中で変わる可能性もあるので、西暦を用いることをおすすめします。
カテゴリーは10～20個に分類します。例えば、「企画」「資料」「会議」「打ち合わせ」といった種類で分けていくとわかりやすいかと思います。ただ、過度にカテゴリー分けをしてしまっては逆に検索しにくくなるので、注意が必要です。
最後にタイトルは書いた内容を一行で簡潔にまとめることが大切です。具体的なキーワードを入れると、あとで探したり見返したりしやすくなります。
最終的にパソコンでノートの索引を記録、管理するようにできれば理想的です。そこまでを念頭においたノート作りを心がけましょう。
＜POINT＞
表記に統一性をもたせることで検索性が高まります
改行や余白を入れて見やすいノートに
文字を詰め込みすぎたノートは読みづらいものです。とくに男性にこの傾向があるのですが、見映えが悪くなってしまい、あとで見返す気も失せてしまいます。
これを改善するには改行や空白行をこまめに入れることです。これだけで劇的に読みやすくなるので、ぜひ実践してみてください。
ノートは手帳と違い広いスペースがあります。あとから付け加えたい内容がある場合も、あらかじめゆとりをもって書いてあれば追加することも可能です。
では、具体的にあとから書き足しやすいノートを作るための工夫を紹介していきましょう。
まずは、ノートの右端から6センチくらいのところに縦線を引き、あらかじめ余白を作ります。この部分はいわば「ノートのメモ」です。
書き留めていることについて疑問点や注意点があれば、ここに記入しておきます。そうすることで、後から調べることができ、ノート自体にもメリハリができます。
また、1ページに1つの案件というルールを設定しておくと便利です。こうしておけば、あとで書き加える必要が明白なときでも、ページ下部に書き加える際に十分なスペースを確保できます。
ノートに書いた内容に追加や修正が生じたら、書き足す必要があります。そのときは、もともとの文章がシンプルなほうが見やすく書き足しやすいので、長くても40字程度を目安に要点をまとめた書き方を心がけましょう。仕事をスムーズに進めている人ほど簡素な文章を用いているという傾向もあります。
＜POINT＞
慣れないうちは大胆に余白を取りましょう
某部材メーカー（従業員数約500人）に入社後、営業部、広告部、資材部などに配属される。入社から15年を経て社内コンサルタントとして全社（事務所・現場）の5S活動を推進。社内、各事務所の業務改善を行い、大幅な生産性向上を成し遂げる。独立後は、オフィスマネジメント、ワークライフバランス、業務効率化の専門家として活動している。
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