本記事は、桐生稔氏の著書『説明の一流、二流、三流』(明日香出版社)の中から一部を抜粋・編集しています。

資料
(画像=smolaw11/stock.adobe.com)

手順を説明するとき
三流は、口頭で説明し、二流は、分厚い資料で説明し、一流は、 どうやって説明する?

よく家電製品を買うと、分厚い手順書がついてきますよね。あれ、読みます? 私は読みません。手に取った瞬間、読む気が失せてしまいます。

そんなことを言っている私ですが、20代の頃、会社のオペレーションをまとめるために手順書を作成したことがあります。

3カ月かけて作成した超力作。きっと喜ばれるだろうと思いきや、誰にも読まれませんでした。それもそのはず。文字だらけの文章が延々と500ページ。誰も読まなくて当然です。

普段、自分ではマニュアルや手順書は一切読まないくせに、いざ自分が作るとなると、読んでもらえると勘違いする。これは痛い経験でした。

手順書とは、作業の工程をまとめた文書のこと。会社でもよく登場します。

例えばシステムの仕様書、プロジェクトの進め方、〇〇マニュアル、そういった類の書面です。

一流はどうやって手順書を作成し、説明するか?

答えは「図解」です。文字だらけのものはまず読まれません。図解で示すほうが圧倒的に受け手に読まれます。

試しに、下の図を見て、誰のストーリーかを当ててみてください。

説明の一流、二流、三流
(画像=説明の一流、二流、三流)

いかがでしょう。簡単でしたね(笑)。ご存じ桃太郎です。桃太郎の本はだいたい50ページくらいで作られていますが、流れを図解にするとこんな感じになります。知らない人にもストーリーが伝わると思います。

細かい文字より、図でパッと説明されるほうがわかりやすいですね。

「まるで1枚の絵を見せるかの如く、図解で示す」

一流は視覚にアプローチする天才です。文章を読み込むより、視覚で認識するほうが情報処理が圧倒的に早いからです。

例えば、笑っている状態を文字で説明しようとしたら、かなりの文字数が必要です。

「いま、私の口角は上がっており、歯が見えており、目尻は下に下がっており……」。そんな長文がLINEで送られてきたら嫌ですよね(笑)。だから絵文字を使うのです。

最後に、図解で説明するポイントを伝えます。

ひと言で言えば、図から書くこと。逆に言えば文字から書かないこと。

まず手順、流れ、ステップといった大枠から書く。それから文字を埋める。枠を書いて埋めるのは、画家が人物像を描くときと一緒です。画家は、鼻から描きはじめたりしません。まずは輪郭を描いて、各パーツの位置を決め、そして細かいところを描きだします。

ぜひこの機会に、一度社内を見渡してみてください。驚くほど文字だらけの資料が多いことに気づくはずです。

Road to Executive

一流は、図解で説明する

  • 視覚を使って情報を伝達する
説明の一流、二流、三流
桐生稔
株式会社モチベーション&コミュニケーション代表取締役・メンタル心理カウンセラー 人材派遣会社の営業をボイストレーニングスクールの職員を経験後、コミュニケーションスクールを立ち上げる。現在は全国20ヶ所で、伝わる話し方、好かれる話し方、あがり症改善、人前でのスピーチトレーニングなどを実施。年間1,500回のセミナーを開催し、受講者数は20,000人を越える。

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