(本記事は、中島 豊氏の監修・編書「社会人の常識: 仕事のハンドブック」経団連出版の中から一部を抜粋・編集しています)
クリーンデスク・ポリシー
うちの会社はときどき抜き打ちのクリーンデスク遵守のチェックがあります。机の上の整理・整頓を徹底するって、なんだか小学校のときみたいでしょう？ちょっと前に情報漏洩とかニュースでも話題になってたけど、そういう事件にならないための大事なチェックです。つい1ヵ月前、隣の営業二課で情報紛失未遂があったから、最近特に厳しくチェックしてるみたい。きのうの夜そのチェックがあったみたいで、今朝、那須山くんが関野課長に注意されてた！ お客さんの名簿を机の上に出しっぱなしにして帰っちゃったらしい。那須山くん落ち込んでたなあ。。。私も、きのうは大丈夫だったけど、たまにやっちゃうんだよなー。気をつけなきゃ。
離席時は机の上に何もない状態にするのが原則です
退社時だけでなく、食事や外出などで長時間席をはずすときも、机の上に何もない状態にすることが原則です。戻ってきてから同じ仕事を続ける場合でも、いったん机の上を整理しましょう。特に重要書類などは引き出しにしまい、共有書類は、自分が不在の間にほかの人がその書類を探すことがないよう一度、元の場所に戻します。また、パソコンはロックします。
そうはいっても、ついうっかり、しまい忘れることもありますので、普段から下記の点を心がけましょう。
- パソコンなどのパスワードを書いたメモを机の上に置かない
- 顧客情報など内部情報が記載された書類は鍵がかかる場所へ保管する
- 退社時にはキャビネットや机の引き出しに鍵をかける
- オフィスの座席表や電話番号表は引き出しにしまう
- 機密事項の入った書類は、不要になったら必ずシュレッダーにかける
- プリンター、コピー機、ファクス機を使用した際は、書類などを置きっぱなしにしない
なお自分の机であっても仕事場であるということを常に意識し、仕事に不必要な私物は置かないようにしましょう。好きなアイドルの写真をピンナップしたり、お気に入りのぬいぐるみを置いたりするのもやめましょう。
「うっかり」で会社に損失を与えないように
自分の「うっかり」が会社に大きな損失をもたらす可能性があります。この損失とは賠償金などの目に見えるものだけでなく、信用失墜やイメージ悪化などの目に見えないものも含みます。会社のルールを熟知してそれに従いましょう。
なお会社の情報管理のルールに従わずに顧客情報を漏洩させてしまった場合は、たとえそれが故意ではなくても、当人とともに会社も処罰の対象となることがありますので、情報管理には特に注意が求められます。
直帰・早退の連絡
今日は夕方に、新商品提案の顧客訪問に同行させてもらった！初めは緊張したけど、取引先の部長さんはとてもやさしくて、がんばってって声をかけてもらってうれしかった。営業ってノルマとかもあって大変そうだけど、お客さんといい関係になるとやりがいがありそう。いつか営業もやってみたいな！訪問が終わってから関野課長に電話で報告したら、そのまま直帰していいって。ラッキー！いつもよりちょっと早かったから、渋谷でお買い物しちゃった。でも渋谷でリクルートスーツの私…完全に浮いてた。
早退するときは業務が滞らないよう配慮しましょう
早退をする場合、あらかじめわかっているときは前もって届け出て業務の調整をします。体調不良や急を要する理由で早退する必要がある場合は、すぐに上司に報告し、自分が退社したあとの業務について相談します。できるだけきりがいいところまで仕事をすませ、必要な場合はやり残した仕事を引き継いでから退社しましょう。
早退した翌日は、出社後すぐに、上司や仕事を引き継いでくれた同僚に「ご迷惑をおかけしました」「お休みの間、ありがとうございました」など、お詫びと感謝の気持ちを伝えることを忘れないようにしましょう。
直帰するときは必ず確認の連絡を入れましょう
外出先から職場に戻らずに直接、帰宅する場合は、上司の許可が必要です。外出先での用件が終わった時点で上司に電話をし、業務の報告をしたうえで、「このまま帰宅しても構いませんか」「社に戻ったほうがよろしいでしょうか」などと必ず確認します。外出前に上司の許可があった場合も、業務が終了した時点で必ず連絡を入れます。
なお外出前に直帰の許可をもらった場合は、周りの同僚にも「○○社訪問後、直帰予定です」などと伝えましょう。これは、早退の場合も同様です。また各自の予定を書き込むホワイトボードなどが設置されている場合は、外出先と合わせて直帰する旨まで書き込みます。
上司・同僚とのつきあい
きのうは新人歓迎会でした。配属されてから1ヵ月以上経つからちょっと遅めな感じもするけど、部の雰囲気がわかってからのほがいいだろうからって関野課長が設定してくれたの。まだ話したことのなかった人とも話せてよかった。二次会でカラオケ行ったんだけど、島田先輩が「天城越え」を熱唱してた!!島田先輩…なんかキャラじゃないんですけど…。
社内行事に参加して円滑な人間関係を築きましょう
会社の人たちと節度をもってつきあうことで、会社生活はより充実し楽しいものになります。歓送迎会や新年会、年末のパーティなど社員同士で懇親を深める機会のほか、近年では会社参加のボランティア活動などを取り入れている会社も多いようです。普段の職場から離れて会社の上司、先輩、同僚と過ごすことで、職場では気がつかない一面を見ることができたり、新たな親しみを感じたりすることがあります。このように人間関係を深めることで、より自分の成長にプラスとなるような情報やアドバイスが得やすくなったり、仕事を進めやすくなったりするものです。機会があれば積極的に参加しましょう。
一方で、お酒が入るとついつい気が緩んで羽目をはずしてしまったり、大胆な気持ちになり節度を失い失言などをしてしまう可能性もあります。たとえ本意ではなかったとしても、酔った席での話という言い訳はききません。どのような席でも自分を見失わず、節度をもって周囲の人たちとつきあえてこそ一人前の社会人です。
また上司とは年齢が離れているためについつい遠慮してしまいがちですが、こちらから積極的に働きかけ、よい人間関係を構築しましょう。上司とうまがあわないと感じているのであれば、なおさら自分から働きかけてみることです。上司も人間です。間違ったことを言ったり、クセがあったりするでしょう。それと同時にいいところもたくさんあるはずです。その人のいいところを探して敬意をもってつきあえば、必ず人間関係は構築できるものです。
悪口はどんなに気を許す仲間でも厳禁です
行事以外の普段の人づきあいでも留意するべき点はいくつかあります。第一に相手によって態度を変えるべきではありません。気の合う人と、気の合わない人とで接し方を変えていると、結果的にだれからも信用されなくなり、敬遠されてしまいます。第二に悪口や噂話も禁物です。噂話などを聞いた場合も、あまり気にかけないようにしましょう。悪口や噂話は、回りまわっていずれ自分の立場を悪くします。第三に金銭の貸し借りも人間関係を悪化させることがあるので気をつけます。
