「Zoom」やGoogleの「Meet」など、Web会議ツールの普及でオンラインによる会議・打ち合わせが一気に浸透しました。ただ新しいコミュニケーションツールだけに、リアルな会議とは違うビジネスマナーが求められます。
無意識にしている行動でも相手にとっては不快となってしまう可能性もあるため、再確認してみてはいかがでしょうか。本記事では、これだけは避けたい「7つの失礼集」を紹介します。
あなたは大丈夫？ 無意識にやりがちな7つの失礼
新型コロナウイルスの感染が拡大する以前からオンライン会議は可能だったため、利用したことのある人もいたかもしれません。しかし、2020年4月7日の緊急事態宣言で外出自粛を余儀なくされたことから、より一層注目を浴びることになりました。
“Withコロナ”という目線で考えると、今後もオンライン会議は主流になる可能性があります。
ただ、オンライン会議に慣れない人にとっては、何が失礼なのか分かりにくいかもしれません。失礼と感じるかどうかは人それぞれですが、ここでは一般的にやってしまいがちな7つの失礼な行動について、具体的に解説します。
失礼1：リアクションが薄い
オンライン会議もリアルな会議も本質は変わらないため、話し手に対してあいづちを打ったりリアクションをとったりするのが礼儀です。特に少人数や目上の人との会議では、リアクションは必須でしょう。
パソコンやスマホ画面を通したオンライン会議は、対面よりも情報量が少なくなるため、リアルな会議よりも個々のリアクションが注目されます。
そのため、普段よりも笑顔を増やしたり深くうなずいたりするなど、リアルの会議以上に工夫が必要といえるでしょう。ただし、声を出してうなずくとマイクが反応してしまうため、無言でうなずくほうがスムーズかもしれません。
失礼2：周囲の雑音が入る
相手が重要な発言をしているときに、発言者以外の人の周囲の雑音が入ってしまうと場の雰囲気が台なしです。これを防ぐためには、イヤホンとマイクが一体になった「ヘッドセット」や、複数の人でも使える「スピーカーフォン」を取り入れるのも効果的でしょう。
周囲の雑音が抑えやすくなると、同時に自分が話すときの音質向上も期待できます。
失礼3：相手の発言とかぶってしまう
「Zoom」などを使ったオンライン会議はその特性上、参加者の発言がかぶりやすい傾向にあります。発言がかぶると、お互いに発言した内容を把握しにくくなります。
発言のかぶりが少なくなるよう、リアル会議よりも話と話の間を長めにとるよう心がけることも対策の一つとなるでしょう。
失礼4：ミュート機能を使わない
オンライン会議には、パソコンでタイピングをしながら参加しているという人も多いのではないでしょうか。このときに気をつけたいのが、「マイクがキーボードを叩く音を拾ってしまい、周囲に不快な思いをさせることもある」ということです。
自分がしばらく発言しないときは、「ミュート機能」を選択するのがよいでしょう。これにより相手の音声は聞こえても、こちらの音声は相手に聞こえなくなります。
失礼5：背景画像がうるさい
「Zoom」では、自分らしさを表現しようと背景画像にこだわる人もいますが、ビジネスシーンでは控えめにしたほうが賢明です。背景画像が個性的すぎると余計な情報が入ってくるため、相手が「話に集中できない」と感じる可能性があります。
無難なのはシンプルな白などの背景画像や壁、カーテンなどです。表情を明るく見せる効果も期待できます。
失礼6：いつまでも退出しない
ネット上では「Zoom会議で上司やクライアントよりも先に退出するのは失礼」といった意見もあるようです。しかし逆に、お互い気を使って退出できず“変な間”になることも少なくありません。
これはメンバーや状況によっても異なりますが、あいさつをしっかりしてサッと退出したほうが好印象となることもあるでしょう。
失礼7：ネット環境が悪い
直接、自分の行為ではないものの、マナー違反のなかでも一番失礼にあたるかもしれないのが「ネット環境の不調」です。ネット環境が悪くて接続が頻繁に途切れると「よく聞こえない」「聞き返しが多くなる」など意思の疎通が困難になるため、相手にストレスを与えてしまいかねません。
ルーターやパソコンが古いなどの理由で接続状況が悪い場合は、これを機に買い換えを検討してみましょう。
一方で、比較的新しいアイテムをそろえているのに接続状況が悪い場合もあるかもしれません。その場合は、「電波に干渉している家電がある」「環境に合っていない周波数のものを選んでいる」などの可能性もあるため、専門店や専門業者に相談してみましょう。
自分でテストできる環境であれば、事前に音声チェックなどを行っておくと安心です。
オンライン会議のビジネスマナーは今後、変化する可能性も
今回取り上げたのは、あくまでも「2020年6月時点のオンライン会議のビジネスマナー」です。オンライン会議で使われるコミュニケーションツールが進化していくと、さらに新しいマナーが暗黙の了解となってくる可能性があります。
今後もコミュニケーションツールは進化していくことを意識しながら、仕事の効率化に活用していきましょう。（提供：Incomepress ）
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