タイムマネジメントを成功させるポイント

ここからはタイムマネジメントを成功させるポイントや、必要な準備について解説する。

10分以上かかるタスクを見える化する

全従業員のタスクをすべて洗いだすと、それだけで膨大な手間がかかってしまう。一方で、重要なタスクの見落としも避ける必要があるので、目安としては「10分以上かかるタスク」に絞って見える化を進めたい。

タスクの見える化とは、ひとり一人が任されている業務を文字などで可視化することだ。第三者が見てもわかるようにしておくと、急なスケジュール変更にも対応しやすくなる。見える化したタスクはカレンダーなどに書き込み、チーム全体で共有しておこう。

休憩でタスクを区切る

タスクとタスクの間に休憩を入れると、脳を休ませたりアイデアを考えたりする時間が生まれる。また、業務と向き合う時間を作ることで、内発的動機づけ（※）によるモチベーションアップも期待できる。

（※）「キャリアアップをしたい」など、内面から自発的に業務への意欲をだすこと。外発的動機づけ（報酬や罰則など）に比べると、モチベーションが維持しやすいとされている。

タスクの業務量が多い場合は、30分刻みのように時間で区切る方法も有効だ。また、短い休憩だけでは脳が休まらないこともあるため、業務量に応じて休憩時間も調整したい。

整理整頓する

自分のデスクやオフィスを整理整頓することも重要なポイントだ。デスクやオフィスが散らかっていると書類などを探す時間が増え時間の浪費につながる。デスク以外にもパソコンのデスクトップなども整理整頓しファイルなどがすぐに見つかるようにしておくといいだろう。

タイムマネジメントに便利なツール3選

最後にタイムマネジメントツールを3つ紹介する。

Backlog

https://backlog.com/ja/
契約者数が1万を超える国産のタイムマネジメントツール。「誰が」「何を」「いつまでに」するのか設定でき、タスク管理が非常に簡単にできる。カンバンやガントチャートなどでプロジェクト管理も可能だ。Windows、MaCOSに加え各種のスマートフォンにも対応している。

Clock it!

https://clock-it.com/
タスク管理とタイムマネジメントを同時に行えるタイムマネジメントツール。リストアップしたタスクに関して「作業にかかった時間」と「実際にかかった工数」をストップウォッチで計測できる。またタスクに見積時間を登録でき、タスクの進捗状況から推定残り作業時間を割り出す機能も付いている点は魅力だ。

Trello

https://trello.com/
コラボレーション、プロジェクト管理に強いタイムマネジメントツール。チームメンバーのタイムマネジメントをする際に効果を発揮する。非常に分かりやすいユーザーインターフェースで初めての人でもすぐに利用できる点はメリットだ。