コミュニケーションコストとは、意思疎通をするときに要する時間や労力のこと。コミュニケーションコストが低いほど生産性が高いといわれている。「生産性の向上」や「無駄の削減」といったキーワードが注目を集めている中、コミュニケーションコストを重視する企業が増加していることをご存じだろうか。
コミュニケーションコストが高いとどのような弊害があるか、下げることの重要性や具体的な削減方法について解説する。
目次
コミュニケーションコストとは？
コミュニケーションコストとは、意思疎通をするまでにかかる時間や労力のことだ。具体的には、上司から部下に情報伝達や指示をして理解してもらうまでの時間、商談で相手に必要事項を伝える際にかかる手間や時間などを指す。コミュニケーションコストが高いと情報を確実に伝えるまでに時間がかかり結果生産性も落ちることが懸念される。
生産性の向上のためにもコミュニケーションコストを下げていくことが求められているのだ。
コミュニケーションコストが高いことで起きる4つの弊害
職場においてコミュニケーションコストが高いことで起きる弊害を見ていこう。
1. 重要なことが伝わらない
コミュニケーションコストが高い職場では「情報伝達に時間がかかる」「伝達はできても正確に伝わらない」といった弊害がある。そのため重要なことが伝わっておらず業務でミスが発生したり取引先に迷惑をかけてしまったりする恐れがある。
2. 業務の効率が下がる
コミュニケーションコストが高い職場では、指示の受け渡しなどにも時間や手間がかかる。そのため本来行わないといけない業務に手をつける時間がなくなり効率が下がる恐れもある。また情報が正しく伝わらないことでミスが生じる可能性もあるだろう。ミスの修正にも時間や手間がかかってしまうため、さらに無駄が生じ生産性も低下する。
3. 意思決定が遅くなる
コミュニケーションコストが高い職場では、上司と部下、部署間の意思疎通もうまくいっていないことが多く、意思決定のスピードが遅くなりがちだ。結果的に「進めるはずだったプロジェクトが進まない」「複数の人に何度も同じ説明をする必要が出てくる」といった弊害も生まれる。意思決定が遅くなることで取引先との信用問題や業績への悪影響が生じることもあるだろう。
これを防ぐには、社内で情報伝達が遅くなっている理由を分析したうえで改善していくことが急務だ。
4. 従業員のモチベーションが下がる
「伝えたはずのことが伝わっていない」「部下に指示が伝わっておらず取引先にまで迷惑をかけた」などが続くと従業員のモチベーションも下がってくることが懸念される。モチベーションが下がると業務に力が入らなくなり生産性の低下や業績悪化につながりかねない。またモチベーション低下は、従業員の定着率の悪化を引き起こす可能性もある。
