「丸投げ相談」の罪、相談前に明らかにする3つのポイント

本記事は、小澤美佳氏の著書『テキストコミュニケーション力の基本』（日本実業出版社）の中から一部を抜粋・編集しています。

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【報告】いつ、誰が、何を、どうするのか

テキストで相手に報告する場合は、一度のメッセージで、相手が知りたいポイントが含まれているようにしましょう。

いつ、誰が、何を、どうするのか。この4つの要素は「報告」に欠かせません。状況によっては「なぜ（目的）」や、「どれくらい（工数や期限）」といった情報も盛り込みましょう。

報告で相手に伝えるべきポイント

▶いつ
▶誰が
▶何を
▶どうするのか（どうしたのか）

例 製品の検査結果を伝えるとき

(画像=テキストコミュニケーション力の基本)

報告だけなら、「返信不要です」というひと言があると、心づかいを感じさせます。相手によっては、とくに確認したい事柄がなくても、「報告のお礼をしなきゃ」と考える人もいるからです。

相手に余計な考える手間や時間を取らせないために、必要なことは1つのメッセージにすべてそろえましょう。

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【相談】なぜ悩むのか、どうしたいのか、どう行動したか

何で悩んだり困ったりしているかを、相手にもきちんと理解してもらえるよう、意識して伝えましょう。

自分で考えて行動する前に困りごとを丸投げしてきた相手には、「まず自分で考えて」「まずは思い当たる場所を探してからにして」という気持ちになるはずです。何か相談するときは、少なくとも次の3つは事前に明確にしておきましょう。

相談する前に明確にしておくべきこと

▶何で悩んでいるのか、困っているのか
▶どうしたいのか
▶自分で考え、行動した結果はどうだったのか

例 資料の格納場所について相手に質問するとき

(画像=テキストコミュニケーション力の基本)

一方で、相談を受けたときには、「自分で考えて」「自分で調べて」と頭ごなしに突き返すのは適切ではありません。相手が新人の場合は、そもそも調べ方がわからないケースもあるはずです。

(画像=テキストコミュニケーション力の基本)

小澤美佳

「HELP YOU」を運営する株式会社ニット広報。2008年に株式会社リクルート入社。中途採用領域の代理店営業、営業マネージャーを経て、リクナビ副編集長として数多くの大学で、キャリア・就職支援の講演を実施。採用、評価、育成、組織風土醸成など幅広くHR業務に従事。
2018年、中米ベリーズへ移住し、現地で観光業の会社を起業。2019年、ニットへ入社し、営業・人事を経験後、広報部署の立ち上げ。メディアアプローチ、SNS、各機関からの表彰などの成果を実現しながら、インナーコミュニケーションの設計・運営にも携わる。
メンバー500名がリモートワークで働くニットでは「働く」を通じて幸せになれる組織運営を目指しており、本書のテーマである「テキストでのコミュニケーション力」に定評がある。
現在、広報ノウハウを発信する傍ら、オンラインでのセミナー講師やイベントのファシリテーターなども務める。Twitter（@mica823）のフォロワー数は3.7万人（2022年12月7日 現在）。

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