生産年齢人口の減少や長時間労働などの社会問題を背景に、多くの企業が業務効率化を急いでいます。
一方で、業務効率化が念頭にあるものの「自動化のための設備・ツールの導入などの費用捻出が難しく、なかなか具体的な取り組みをスタートできない…」とお悩みの方も多いのではないでしょうか？そこで、コストをかけることなく業務効率化に向けた一歩を踏み出すためのアイデアが「5S」です。
5Sは、最新のテクノロジーを活用したDX（デジタル・トランスフォーメーションゲーム）のような大きなインパクトはありませんが、毎日コツコツと積み重ねることで効果が蓄積されます。また5S活動によって、従業員の意識・モチベーションにも変化を及ぼします。そのため、デジタルによる改革と基本の積み重ねは並行して実施すると効果的です。本コラムでは、5S活動の目的・意義から、具体的な進め方や手順、実践方法を紹介します。
5Sとは？ 職場環境の美化を目的とした行動指針
「5S」は、Sを頭文字とした5つの項目で構成されています。
整理（Seiri）
職場内に存在するすべての物品をリストアップし、使用頻度や必要性を踏まえて「必要品」「不急品」「不用品」に分類します。そのうえで、「必要品」については最低限必要な数量を決定します。一方で、「不急品」と「不用品」は社内で一定期間展示したうえで、個人や部門からの引き取り要請がなかったものは処分します。
整頓（Seiton）
整理の結果「必要品」に分類された物品は、使用頻度の高いものは取り出しやすい場所に配置する、重いものは移動しやすい形で配置するといったように、安全性や作業性を考慮して置き場を決めていきます。また、どこに何が配置されているのか一目でわかるように、物品を保管するキャビネットには物品名を記載したラベルを貼るといった工夫も必要です。
清掃（Seisou）
整理・整頓の完了後は、その状態を維持する必要があります。具体的には、物品の正しい保管方法・場所などをまとめたマニュアルを作成して各人が正しく物品を使用・返却できるようにする、当番制で清掃を行うといった取り組みが求められます。
清潔（Seiketsu）
整理・整頓・清掃を徹底することで、清潔な職場環境を維持します。そのためには、清掃の具体的内容を記載した点検表を作成する、担当部門の管理者による定期的な点検を実施する、といった方法が考えられます。
しつけ（Shitsuke）
各人が整理・整頓・清掃・清潔を常に意識し、主体的に取り組むための仕組みが必要になります。たとえば、部門ごとに5Sに則った活動を報告する、顕著な成果を挙げた部門・個人を表彰するといった試みが考えられます。
このように5Sは、一般的には職場環境の美化を目的とした行動指針ですが、実は業務効率化に向けた一歩を踏み出すためのアイデアとしても活用できます。
※1：本項目は経済産業省が公開している「改善マニュアルNo.1 5Sによる作業のムダ・ミスの削減」を参考に作成
5S活動の目的と意義
「５S」は、主に製造業・サービス業における職場環境の美化を目的とした行動指針です。5S活動の目的は、QCD（Quality：品質、Cost：コスト、Delivery：納期）の向上です。その中でも特に「業務効率の向上」と「安全性の確保」において、効果を発揮します。
業務効率向上
5Sの徹底によって、欲しい工具が見つからない、機器汚れによる手際の悪さ、製品寿命の短縮など、小さなストレスが解消されます。例えば、どこに・何があるかわからない状況では道具を探すための時間がかかります。
一回一回は大した時間はかかりませんが、それが何度も続くと、塵も積もれば山となるでしょう。従業員ひとりが1時間でどれだけの利益を生みだしているかを表す「人時生産性」という指標があるように、無駄な時間は可能な限り排除すべきです。5Sの徹底によって、無駄な作業の発生を防ぎます。また、清潔な職場環境は従業員のモチベーション向上にもつながります。
安全性の確保
不測の事故を未然に防ぐためには、安全な職場環境構築が必須です。劣悪な職場環境では、床が汚れていて転倒したり、物が多く通路が狭くなりぶつかったりするなど、ヒヤリハットで重大な事故につながるリスクがあります。
アメリカの犯罪学者ジョージ・ケリングが提唱した「軽微な犯罪の取り締まりによって、大きな犯罪を抑止できる」という「割れ窓理論」という理論があります。実際にウォルト・ディズニー・カンパニーはこの理論をビジネスに採用し、ディズニーパーク内は徹底的に清潔を維持しています。
製造業や建築業など、他の業種でも同様に、劣悪な職場環境は放置しておくと、ますます劣悪になり、事故が起こる可能性が高くなります。安全な職場環境を維持するためにも、5S活動が重要です。
5S活動の進め方と手順
5S活動は見切り発車で開始すると、失敗する可能性が高くなります。例えば、「整理しましょう」「整頓しましょう」とただ伝達したところでただのスローガンでしかありません。従業員にとっては計画的な実施が必要です。3つの進め方を紹介します。
①5S活動の目的と意義の共有
5Sは漫然と取り組むのではなく、目的・意識を共有して組織に取り組むことで課題を改善できます。目的意識がなければ、職場環境の清掃や、整理・整頓自体が目的化してしまいます。目的が明確になることで、計画がより具体的になります。5S活動によって、どういった職場環境を実現するのか明確にすることが非常に重要です。その目的は職場環境によって異なるため、自社で検討しましょう。
②担当者の任命と現状把握
続いての手順が担当者の任命と現状の把握です。5Sは、組織全体で取り組む活動です。経営層によるトップダウンの指導も有効ですが、当事者意識を持つためにも、現場の担当者を決めるとより良いでしょう。現場の声を吸い上げることで、5S活動の解像度が上がります。また、上から指示されたという消極的な理由ではなく、各担当者からの自発的な取り組みが期待できます。また、現状の職場環境の課題や改善点について意見交換を行い、重点的な課題を把握することも重要です。
③目的とルールに則した実践と繰り返し
担当者を決め、現状を把握した後は5Sを実践しながらPDCAを回しましょう。継続的な振り返りと改善が、5S活動の重要なポイントです。「整理、整頓、清掃、清潔、しつけ」は、整理ができて整頓ができ、整頓された状態を維持するために清掃や清潔があります。この活動を習慣化することで、5Sが成り立ちます。それぞれの活動によって改善された点、従来のままだった点などを振り返り、新たな課題が生まれる場合もあります。その際は①に立ち返って新たな目的とルールを追加し、再びPDCAを回しましょう。継続的に課題を解消することで、5Sは組織カルチャーとして根付いていきます。
5Sの効果的な実践方法
5Sに則って次のように業務内容を見直すことで、業務効率化を図っていくことができます。
整理（Seiri）～不要なタスクの排除～
業務効率化に向けて、まずは業務に含まれている無駄を発見しましょう。
効率化を目指す業務をタスク単位に細分化し、それぞれを「必要なタスク」と「不必要なタスク」に分類します。この時、そのタスクがなければ業務が成立しないというもののみ、「必要なタスク」に分類しましょう。そして、「不必要なタスク」は業務フローから排除します。
整頓（Seiton）～業務フローの再構築～
整理を踏まえて、「必要なタスク」のみで新たな業務フローを構築しましょう。その際、新たな業務フローで最も効率的に業務を遂行できるように担当者の変更やフローの入れ替えなども検討する必要があります。
また、「必要なタスク」についても現状維持を前提とすることなく、さらなる効率化を模索することが重要です。ITシステムの活用やアウトソーシングといった手段で効率化できる余地がないかを考えましょう。
清掃（Seisou）～業務フローの習熟～
新たな業務フローを決定したら、実際に運用を開始します。とはいえ、すぐに運用を開始できるわけではありません。まずは、該当業務の担当者が新たな業務フローに習熟する必要があります。そのため、運用開始にあたっては次のような取り組みが必要になります。
- 新たな業務フローとその効果の説明を目的とした社内セミナー
- 新たな業務フローに則って各タスクの内容をまとめたマニュアルの配布
- 新たに導入したITシステムの操作習熟を目的としたハンズオン
清潔（Seiketsu）～業務フローの定着～
新たな業務フローの運用開始後には、その定着を目指した取り組みが必要になります。
該当業務の担当者のなかには、慣れ親しんだ旧来の業務フローに則って業務を遂行しようとする人が出てくる可能性もあります。当然、そのような人が存在する状況では業務効率化を徹底することが難しくなってしまいます。
そのため、決められた業務フローに則って業務が行われているかどうかをチェックする必要があります。具体策としては、ワークフローシステムを導入して業務フローから外れたやり取りを排除するといった方法が考えられます。
しつけ（Shitsuke）～インセンティブ・仕組み～
さらなる業務効率化を実現するには、職場環境の美化と同様に、各人の主体的な取り組みが欠かせません。そのため、業務効率化につながるアイデアを創出した従業員や残業時間削減を実現した部門を表彰するといった制度を設けると良いでしょう。
ITシステムを活用した業務効率化を目指す方は
今回ご紹介したように、5Sは職場環境の美化のみならず、新たな設備の増設や、サービスの利用などコストをかけることなく業務効率化に向けた一歩を踏み出すためのアイデアとしても活用できます。
昨今では、業務効率のための「自動化」がトレンドとなっていますが、それ以前に、目を向けるべき点は数多くあります。まずは現状の作業環境を見直して課題を発見し、それは5S活動で改善できないか検討してみましょう。
