本記事は、越川慎司郎氏の著書『最強の時短仕事術46』（ぱる出版）の中から一部を抜粋・編集しています。
オープンなコミュニケーションで会議と資料が減る
周囲の目を気にしすぎたり、同僚の顔色を気にしすぎると、必要以上に準備に時間をかけてしまいます。こうした過剰な気遣いをなくすことで、会議や資料作成にかかる時間を大幅に削減することが218社の行動実験で明らかになりました。まず、チームメンバー間で過剰な気遣いを排除するために、オープンなコミュニケーションを促す環境を整えます。会話や対話の機会を増やし、腹を割って話せる関係性を作りましょう。これにより、メンバーは互いの意見や提案を率直に交換できるようになり、問題解決や意思決定がスムーズに進みます。
また、オープンなコミュニケーションを心がけることで、会議の効率が向上します。議題に対して意見を述べやすい雰囲気が生まれるため、無駄な時間を省き、目的に沿った議論が進みます。会議の進行役は、適切なタイミングで意見を求め、議論をまとめることに注力します。また、会議前に議題と目的を明確に共有することで、メンバーが事前に意見を整理しておくことができ、会議の効率化につながります。
資料作成においても、過度な気遣いを排除することが重要です。資料作成にかかる時間を削減するために、明確なガイドラインを設け、必要な情報のみを簡潔にまとめるようにします。たとえば、チーム内でテンプレートを共有し、効率的に資料作成ができるようにすることも効果的です。
さらに、フィードバックのプロセスも大切です。率直な意見交換ができる環境を整えることで、資料の改善点や改訂が効率的に行われます。フィードバックの際も、具体的かつ建設的な意見を求め、資料のクオリティを向上させることができます。
気軽にコミュニケーションを取ることで、チーム内のストレスも軽減されます。メンバー同士の信頼関係が築かれ、より円滑な意思疎通が実現します。また、チームメンバーが互いに協力し合い、共同で問題解決に取り組むことができる環境が整い、新たなアイデアや斬新な解決策が生まれやすくなります。
オープンで率直なコミュニケーションが取れるチームを作るためには、リーダーシップが重要な役割を果たします。リーダーは、チームメンバーに対して、過剰な気遣いをせずに意見を自由に言い合える環境を作ることを意識しましょう。また、リーダー自身が率直な意見を述べることで、チームメンバーにもその姿勢が伝わり、過剰な気遣いのないコミュニケーションが浸透していきます。そのようなチームではメンバーのモチベーションが上がります。自分の意見が尊重され、受け入れられる環境で働くことで、自信を持って取り組めるようになり、結果的に個々のパフォーマンスも向上していきます。
気遣いをなくそうとすることは、一見難しそうに感じるかもしれませんが意外とシンプルです。まず、メンバー全員が自分の意見を自由に表現できる安全な環境を作ることから始まります。それにより、メンバーは意見を自由に述べ、他のメンバーの意見に対してもオープンになることができます。次に、リーダーはメンバーの意見を尊重し、それを認めます。これにより、メンバーは自分の意見が尊重されていると感じ、自信を持つことができます。
過剰な気遣いを取り払うことは、チームの健全な成長を促進します。メンバーが自分の意見を自由に述べ、それが尊重される環境では、メンバーは自信を持ち、自己成長を遂げることができます。チーム内でオープンで率直なコミュニケーションが実現できれば、それがチームの成長や発展の原動力となるのです。
- ココがポイント
- オープンなコミュニケーションで円滑な業務処理を
- 個々の意見を尊重することで問題解決がスムーズに
最強チームが朝に行う3つのこと
成果を出し続けているチームが過剰な気遣いをなくすためにやっていたのが、朝の3アクション＝「挨拶」「笑顔」「感謝」でした。これらの行動は一見すると些細なことに思えますが、実はこれらの習慣がチームのパフォーマンスを大きく左右し、時短仕事術を可能にする重要なアクションなのです。
まず「挨拶」は、コミュニケーションの第一歩であり、人間関係の基盤となります。挨拶はお互いの存在を認識し、互いに尊重し合う行為であり、個々の存在承認欲求を刺激します。チームメンバーが互いに挨拶を交わすことで、一体感や連携が生まれ、チーム全体が一つにまとまります。また、挨拶を通じて相手の様子や表情を確認できるため、メンバーの気分や状況を把握しやすくなり、必要に応じてサポートを行いやすくなります。
次に「笑顔」は、相手に対する安心感を提供し、信頼関係の構築に寄与します。また、笑顔がチーム内で広がると、ポジティブな雰囲気が醸成され、ストレスが軽減される効果があります。これにより、チームメンバーはリラックスして仕事に取り組むことができ、結果として生産性が向上します。
最後に「感謝」は、チーム内の連帯感や協力関係を強化します。感謝の気持ちを伝えることで、チームメンバー同士の絆が深まり、サポートが自然と行われるようになります。感謝の言葉は、メンバーのモチベーションを高めるだけでなく、良い行動や成果を認め、行動承認欲求を刺激して働きがいが上がります。
これらの3つのアクションを朝に実践することで、チーム全体のエネルギーを1日の始まりに高めることができます。朝は1日の中で最も重要な時間帯であり、この時間に「挨拶」「笑顔」「感謝」を意識することで、チーム全体のパフォーマンスが向上します。これらを継続的に実践することで、チームの風土が良好なものに変わり、時短仕事術を実践しやすい環境が整います。挨拶や笑顔、感謝を日常的に行うことで、チームメンバー同士の信頼関係が強化され、メンバー間のコミュニケーションが円滑になります。
これらのアクションによって、チームは問題や課題に対しても素早く対応できるようになります。また、メンバー間の相互理解が深まることで、より能動的な協力が可能となり、チーム全体の効率と生産性が向上します。また、これら3つのアクションを実践しているチームは、より柔軟で創造的な発想が生まれやすくなります。
心地よい雰囲気で働ける環境が整えば、新しいアイデアや提案が生まれやすく、チーム全体とメンバー個人の成長が促されます。また、このようなチームが組織全体に広がることで、成果を出しやすくなります。
挨拶、笑顔、感謝の3つの行動は、一見すると些細なことに思えますが、これらがチームのコミュニケーションや効率を大きく改善し、チーム全体のパフォーマンスを向上させます。最強のチームは、これらの行動を繰り返し実践することで、高い生産性と効率を達成し、最強の時短仕事術を実現します。
- ココがポイント
- ポジティブな朝の行動で円滑なコミュニケーションを実現
- チームの一体感と信頼関係がチーム力アップのカギ
国内外通信会社に勤務し、2005年にマイクロソフト米国本社に入社。のちに業務執行役員としてPowerPointやExcel、Microsoft Teamsなどの事業責任者。2017年に株式会社クロスリバーを設立。世界各地に分散したメンバーが週休３日・リモートワーク・複業（専業禁止）をしながら800社以上の働き方改革を支援。
著書25冊。フジテレビ「ホンマでっか⁉TV」の準レギュラーなどメディア出演多数。「タイムマネジメント」や「資料作成術」などのオンライン講座を年間400件以上提供、受講者満足度の平均は96%以上。※画像をクリックするとAmazonに飛びます。
