案件管理は、営業活動で得られた情報を蓄積し、次のアクションをとるために必要です。この案件管理をExcelで行なっている企業も多いのではないでしょうか。
本記事では、Excelで案件管理を行うメリット・デメリットの他に、Excelでの案件管理に限界を感じた時におすすめなSalesforceというツールについて解説します。
Salesforceを利用することで、顧客や案件の「完全見える化」、案件のリアルタイム共有とパフォーマンス平準
化、営業効率の向上、属人性の排除と教育の効率化、他部署とのシームレスな連携などのメリットがあります。
目次
案件管理とは？
案件管理とは、取引先からの問い合わせや受注、商談結果などの各種進捗を見える化し、企業の営業活動を円滑にするための管理方法のことです。最新の情報を社内で管理することで、属人化しやすい営業活動を客観的に把握・分析することができます。
案件管理を行う3つの目的
案件管理を行う目的としては次の3つの理由が挙げられます。
・営業チームで案件に対応するため
・売り上げ予測を立てるため
・案件ごとの改善案を把握するため
一つずつ解説します。
営業チームで案件に対応するため
案件管理を行うことで、営業担当者一人だけでなく、上長やマネジメント層も案件の進捗を確認することができます。その結果、チームで案件に対応することが可能です。
売り上げ予測を立てるため
会社を経営する上で、経営層は受注や売上の予測をたてます。案件管理を行うことで、事業全体の売り上げ予測をたてやすくなります。また、案件管理表に毎月の実績を記載すれば、作成した事業計画表とのズレも早期に発見することができます。
毎月の流入リードはどれくらいか、毎月どれくらいの受注があるか、現在商談を行なっている案件は何があるのかなどの情報が蓄積されることで、より正確な売り上げ予測を立てることができます。
案件ごとの改善案を把握するため
案件は全て受注できるわけではありません。案件によっては、失注やクレームが入ることがあります。案件管理表を作成することで、営業活動における改善点をチーム全体で記録・共有することができます。
また、営業活動における改善点が商品やサービスに関わる可能性もあります。例えば、「競合他社の#### #### という機能が良かったので競合他社に決めた」というような場合です。このような場合、企画部門や開発部門がより良い商品やサービスにするための検討材料となるでしょう。
案件管理をしないことのデメリット
案件管理をしない場合、次のようなデメリットが発生します。
・発生しそうなトラブルを把握することができない
・案件の属人化
・組織目標や経営戦略の元となる情報が一元管理できない
売上を伸ばすためには、案件管理は必須であると言えるでしょう。
Excelで案件管理を行う3つのメリット
案件管理をExcelで行うメリットとして次のようなものが挙げられます。
・自由度が高い
・ランニングコストが安い
・無料でテンプレートを利用できる
自由度が高い
Excelは自由度が高いことが特徴です。自由にセルやタブを追加することができますし、抽出したい項目を利用して好きに表を作成することができます。また、表をもとにグラフを作成することもできるので、情報の視覚化も簡単に行えます。
また、学校で使い方を学んでいる人も多いので、多くの人が使い慣れているというのもメリットの一つでしょう。
ランニングコストが安い
Excelは、MicrosoftOfficeが導入されているPCなら無料で利用することができます。導入されていない場合でも、最初にライセンス費用を支払うか、毎年継続してライセンス費用を払えば利用可能です。
一般法人向けプランの場合では、毎月課金されるサブスクリプションのプランもありますが、650円〜2390円/月と非常に安価に利用することができます。
無料でテンプレートを利用できる
Excelには、案件管理用のテンプレートが無料で公開されています。検索画面で、「案件管理表」「営業管理表」などと検索すればすぐに見つけることができます。自社の規模や営業手法にあったテンプレートを見つけて利用しましょう。
Excelで案件管理を行う3つのデメリット
Excelで案件管理を行うとき、デメリットも存在します。
・リアルタイムでの共有が難しい
・メンテナンスや復旧が難しい
・管理するExcelが膨大な数になりがち
一つずつ解説します。
リアルタイムでの共有が難しい
Excelで案件管理をする場合は、入力した情報を他のメンバーがリアルタイムで確認することができません。そのため、更新した内容を確認するにはタイムラグが生じてしまいます。また、共有を行うためには会社のドライブなどに保存する必要があり、ストレージ料金などの管理コストも発生します。
メンテナンスや復旧が難しい
Excelで案件管理をする場合は、特定の人しかメンテナンスや復旧を行えないというデメリットがあります。これは、Excelで案件管理を行うときに、数式などの関数を利用するケースが多く、数式がどこのセルの情報を使っているのかなどの構造を理解している人しかメンテナンスを行えないことがあります。
数式の内容から、どの数字を使用しているのかを分析できる人がいれば問題はありませんが、数式が複雑になっているケースも多く、解析には時間がかかります。また、案件管理のシートを作成した人が退職してしまい、管理できなくなるケースもあります。
管理するExcelが膨大な数になりがち
Excelで見積や請求書作成、発注や仕入、与実管理などを行なっている場合は、二重入力や転記が必要となる他、管理するExcelが膨大な数になる傾向があります。管理しなければいけないExcelが増えれば、入力にかかる時間もそれだけ増えてしまうので、本質的な仕事に割ける時間が減ってしまうことになるでしょう。
Excelに限界を感じたらクラウド型顧客管理システム（Salesforce）の導入を
Excelでの案件管理は無料テンプレートを利用して簡単に作成できるというメリットもありますが、「メンテナンスや復旧が難しい」「管理するExcelが膨大な数になりがち」などのデメリットもあります。
顧客（案件）管理をSalesforceで行うことで、Excelで管理するときに発生するデメリットを解消することができます。
Salesforce（セールスフォース）は米国のセールスフォース・ドットコム社が提供する世界No.1の顧客管理（CRM）ツールです。また、Salesforceでは個々の顧客のこれまでの取引やポテンシャルといった顧客情報や、案件に関する担当者や金額などの情報、進捗フェーズやToDo管理のできる進捗状況、商談内容やメール内容といった活動履歴を一元管理することができます。
Salesforceで顧客（案件）管理を行うメリット
Salesforceで案件管理を行うメリットについて解説します。
・案件の「完全見える化」
・案件のリアルタイム共有とパフォーマンス平準化
・営業効率の向上
・属人性の排除と教育の効率化
・他部署とのシームレスな連携
一つずつ解説します。
案件の「完全見える化」
Salesforceで顧客（案件）管理を行うことで、今まで個別の担当者しか把握することができなかった案件を見える化することができます。いつ、誰が、何を、という細かな情報を把握できるようになります。
また、営業の現場では顧客1社に対して複数の案件が走ることもあります。そのような場合でも、顧客ごとに情報を集計することができるので、顧客のニーズや注意点を共有することもできます。
案件のリアルタイム共有とパフォーマンス平準化
Salesforceを利用することで、情報をリアルタイムで共有し、すぐに客観的で的確なアドバイスを受けることができます。その結果、迅速なフィードバックが可能となり、営業の成果を出しやすい環境を作ることができます。
また、営業成績の良い社員のノウハウもデータに蓄積されることになるので、営業チーム全体の成績向上の効果も見込めます。うまくいかない原因や解決策、成功させるためのポイントを可視化できるのもSalesforceを導入するメリットのひとつです。
営業効率の向上
Salesforceを活用することで営業効率の向上も見込めます。具体的には、初回訪問、プレゼンテーション、クロージングなどの営業フェーズ移行率を出すことができます。
その結果、活動の可視化が行われ、「この部分の営業活動が十分でなかったから受注率が低かった」などの分析が可能となり、営業効率を上げるような行動を指示する事ができるようになります。
属人性の排除と教育の効率化
Salesforceを導入することによって、属人性の排除と教育コストの削減をする事ができます。Salesforceではさまざまな情報が一元管理されていることから、ノウハウやナレッジの共有が容易になります。
また、新人教育もゼロから先輩や上司が口頭で指導するよりも抜け漏れなく行う事ができます。ノウハウやナレッジを配属された部署や上司に左右されずに共有できることは大きなメリットと言えるでしょう。
他部署とのシームレスな連携
Salesforceを導入すると、他部署との連携がスムーズになるというメリットがあります。よくある課題点として、マーケティング部門と営業部門の足並みが揃っていないという事が挙げられます。
マーケティング部門が見込み顧客を営業部門に送客しているのに、なかなか売り上げに繋がらないということは珍しくありません。
Salesforceを導入して営業活動を見える化することで、見込み顧客の確度を引き上げてから営業部門に渡す、マーケティング部門が入力した見込み客の情報を確認してフォローアップ営業をするなど、チームで成約を目指す行動が増えます。
結果的に効率的に営業活動ができ、また部署間のコミュニケーションも活発化するでしょう。
SalesforceでもExcelライクに情報管理ができる
Salesforceには、AppExchangeと呼ばれる拡張機能があります。AppExchangeで提供されているアプリをSalesforceにインストールすることにより、業務に応じた必要な機能を追加することができます。
このAppExchangeの中には、データ入力をExcelライクに行うことができるアプリもあります。代表的なアプリは次の通りです。
・Mashmatrix Sheet
・VyNDEX
まとめ：顧客（案件）管理はSalesforceを利用することがおすすめ
本記事では、Excelで案件管理をするメリット・デメリットを解説しました。Excelでの案件管理に課題を感じているなら、Salesforceなどの顧客管理ツールを利用することをおすすめします。
営業活動のDXを推進し、効率的な顧客管理を実現しましょう。
（提供：Koto Online）
